Adendas sin modificar de cronogramas en contratación pública

Las adendas pueden ser expedidas en fases específicas dentro del desarrollo del proceso de selección. Sin embargo, nos presentan la siguiente inquietud: una entidad estatal expidió una adenda en un proceso de contratación pública, pero no modificó el cronograma ¿es permitida esta situación?

Función de la adendas y cronogramas.

Es importante recordar que las adendas deben ser entendidas como el único mecanismo permitido para modificar el pliego de condiciones o su equivalente en mínima cuantía. (Ver artículo: Las adendas son el único mecanismo válido para modificar el pliego de condiciones o su equivalente en mínima cuantía.

Efectuada la anterior precisión, es necesario destacar que este documento debe ser expedido por el representante legal de la entidad estatal o su delegado, el cual puede efectuarse en dos situaciones o fases dentro del proceso de selección, así:

Fase I: Previa recepción de propuestas.

La expedición de adendas para modificar requisitos de participación, sólo son permitidas antes de la recepción de propuestas, es decir del cierre del proceso, tiene como propósito suprimir, adicionar o aclarar las condiciones del pliego o la invitación pública.

También se pueden expedir adendas que modifiquen el cronograma, antes de la recepción de propuestas, ampliando o trasladando las fechas de las audiencias tales como: de sorteo, de aclaración de pliegos, de asignación de riesgos y de cierre del proceso.

Fase II: Evaluación de propuestas.

Luego de recibidas las propuestas y antes de efectuar la adjudicación del proceso, se pueden expedir adendas para modificar únicamente el cronograma ampliando o trasladando las fechas de evaluación de propuestas, publicación del informe de evaluación, lapso de presentación de observaciones, respuesta a las observaciones, audiencia de subasta, de adjudicación y celebración del contrato.

En esta fase se encuentra prohibida la expedición de adendas para modificar requisitos de participación, solicitar aspectos, documentos u otros que no se encuentren dentro de las condiciones establecidas en el pliego o en la invitación pública.

La expedición de adendas cuenta con una condición específica, referida ésta al horario y término mínimo en el cual puede publicarse, diferenciando la licitación pública de las demás modalidades.

Dicha situación se encuentra contenida en el Decreto 1082 de 2015, en su artículo 2.2.1.1.2.2.1, así:

“…(FASE I: PREVIA RECEPCIÓN DE PROPUESTAS) La Entidad Estatal puede modificar los pliegos de condiciones a través de Adendas expedidas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.

(FASE II: EVALUACIÓN DE PROPUESTAS) La Entidad Estatal puede expedir Adendas para modificar el Cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato.

(CONDICIÓN) La Entidad Estatal debe publicar las Adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación, salvo en la licitación pública pues de conformidad con la ley la publicación debe hacerse con tres (3) días de anticipación…” (Subrayado y resaltado fuera de texto).

Ante lo expuesto, se debe mencionar que no es obligatorio que la entidad estatal al expedir una adenda modifique el cronograma del proceso de selección.

Sin embargo, las entidades estatales vienen efectuando una muy buena práctica que aumenta y materializa los principios de transparencia y publicidad, al momento de expedir adendas.

Esta buena práctica consiste en expedir la adenda modificando tanto requisitos de participación como el cronograma del proceso, es decir, ampliando el plazo de entrega de propuestas, en especial en la modalidad de mínima cuantía.

Para las demás modalidades, en especial para procesos de menor cuantía y subastas inversas, están siguiendo el modelo de la licitación pública, es decir, la fecha de expedición y publicación de adendas se realiza con tres (3) días de anticipación al cierre del proceso.

Las actividades antes mencionadas aumentan la transparencia del proceso, puesto que anteriormente las adendas eran publicadas a última hora (07:00 pm), para efectuar la recepción de propuestas al día siguiente.

Ante esta situación, la participación de proponentes y la transparencia del proceso se pondrían en riesgo, quienes por desconocer la publicación de la adenda podrían presentar una propuesta sin el lleno de todos los requisitos, generando un rechazo de la misma en el peor de los casos.

Como una actividad mínima garantista, se debe recordar que la expedición de la adenda debe ser publicada con un tiempo anterior a la recepción de propuesta de un día hábil. De lo contrario, esta adenda no tendría fuerza vinculante.

En conclusión, las adendas que modifican los requisitos de participación deben contar con un tiempo de “asimilación”, análisis y preparación por parte de los proponentes, por lo que es importante, que la entidad estatal contemple esta posibilidad al momento de expedirlas y publicarlas.

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