Tratamiento tributario de los viáticos

Tratamiento tributario que se debe dar a los viáticos que la empresa o contribuyente paga a sus trabajadores, tanto si están vinculados con un contrato laboral como si lo están como independientes.

Tratamiento que debe dar el contribuyente que paga los viáticos.

El contribuyente que contrata al empleado o contratista es quien paga los viáticos y debe tener en cuenta algunas consideraciones sobre lo que se debe hacer frente a los impuestos.

Para comprender el manejo que se le debe dar a los viáticos, hay que diferenciar el tipo de viáticos que se pagan al trabajador.

Los viáticos, por lo general, corresponden a los gastos en que incurre el trabajador para desempeñar su labor, y por lo tanto no constituyen un ingreso para el trabajador al no incrementar su patrimonio en tanto se tratan de un reembolso, pero sí son un gasto para el empleador o contribuyente que los paga.

Retención en la fuente en el pago de viáticos.

Dependiendo del tipo de viáticos que se paguen al trabajador, puede o no existir la obligación de efectuar retención en la fuente por esos conceptos.

Si se trata de viáticos ocasionales, no se debe efectuar retención en la fuente en los términos del artículo 1.2.4.7 del decreto 1625 de 2016:

«No está sometida a la retención en la fuente sobre pagos o abonos en cuenta originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, el reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para el desempeño de sus funciones fuera de la sede habitual de su trabajo, siempre y cuando el trabajador entregue al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso, las cuales deberán ser conservadas por el pagador y contabilizadas como un gasto propio de la empresa.

Lo dispuesto en este artículo no se aplicará cuando los gastos de manutención o alojamiento correspondan a retribución ordinaria del servicio.»

Los pagos que no están sometidos a retención en la fuente son:

1. Manutención (alimentación).
2. Alojamiento.
3. Transporte.

Además, se requiere que esos pagos correspondan a gastos en que el trabajador incurra fuera de su sede habitual de trabajo, y el trabajador debe soportar esos pagos, y el contribuyente debe conservar esos soportes.

Cuando se trate de viáticos permanentes, se debe efectuar retención en la fuente independientemente de si esos viáticos constituyen salario o no desde el punto de vista laboral, pues la norma solo excluyó expresamente los viáticos ocasionales.

Cuando se deba practicar retención en la fuente, se hará por el concepto de ingresos laborales.

Retención en la fuente por ingresos laborales.Retención en la fuente por salarios o ingresos laborales para asalariados y trabajadores independientes.

Si los pagos sujetos a retención (salario + viáticos, etc.) no alcanzan la base mínima, no se practica retención.

Retención en la fuente en viáticos pagados a trabajadores independientes.

Cuando los viáticos se pagan a un trabajador independiente vinculado con un contrato de prestación de servicios, se debe efectuar la retención en la fuente sobre cualquier tipo de viático que se pague.

La norma reglamentaria es clara en que no se efectúa retención en la fuente sobre viáticos ocasionales únicamente en pagos originados en una relación laboral, y al no considerar ese tratamiento en el contrato de servicios, se debe efectuar la retención que corresponda.

La Dian, en varias oportunidades, se ha pronunciado al respecto, como en el oficio 094075 de septiembre de 2008:

«Si para efectos de la prestación del servicio contratado el contratista requiere, entre otras actividades, desplazarse a diversos lugares, estos gastos de transporte no pueden ni catalogarse como viáticos -por que como se vio estos aluden a relación laboral- ni desligarse de la retribución del servicio mismo. No debe olvidarse que se está en presencia de una retribución, o lo que es lo mismo, lo que el contratante paga como contraprestación del servicio.

Pretender desagregar cada uno de estas actividades requeridas para la efectiva prestación del servicio y sobre ellas determinar el tratamiento tributario que se trate, equivaldría a netear el ingreso para efectos de la aplicación de la retención en la fuente, práctica que no es reconocida por nuestra legislación fiscal.»

Se aplicará retención en la fuente sobre la totalidad de lo que se pague al contratista, ya sea por servicios o por honorarios.

Los viáticos son deducibles del impuesto a la renta.

Los viáticos que pague el contribuyente a sus trabajadores vinculados mediante una relación laboral serán deducibles en su impuesto a la renta en la medida en que conserve las facturas o soportes de dichos viáticos.

Si se trata de viáticos ocasionales, el artículo 1.2.4.7 del decreto 1625 de 2016 expresa que constituyen gasto para la empresa.

Respecto a los viáticos permanentes, hacen parte de los pagos laborales y no se requieren facturas o soportes distintos al desprendible de nómina en que se pagan esos viáticos.

Deducción de viáticos pagados a trabajadores independientes.

Los viáticos que se paguen a trabajadores independientes o a personas vinculadas mediante un contrato distinto al laboral no se pueden deducir del impuesto a la renta.

Esa ha sido la opinión de la Dian, secundada por el Consejo de Estado, que en sentencia 18172 del 12 de marzo de 2009 de la sección cuarta afirmó:

«Cuando se trata de la prestación de servicios independientes en los que no existe relación laboral, el contratista recibe como contraprestación una remuneración que bien puede corresponder al concepto de honorarios, comisiones o servicios, dependiendo de la naturaleza y calificación del servicio prestado y si requiere desplazarse a diversos lugares, estos gastos de transporte corren por su cuenta y no pueden calificarse como viáticos, los que, como se vio, aluden a una relación laboral.

En ese contexto, el pago no cumple con los requisitos establecidos en el artículo 107 del Estatuto Tributario, causalidad, necesidad y proporcionalidad, por cuanto, no beneficia la actividad productora de renta.»

Lo anterior obliga a que el contribuyente incluya los viáticos del trabajador independiente dentro de sus honorarios, debiendo efectuar la retención en la fuente sobre el valor total, como ya se expuso, y debiéndose cobrar IVA sobre ellos en caso de que el contratista sea responsable del IVA.

Tratamiento tributario que debe dar el trabajador.

El trabajador es quien recibe los pagos por viáticos, y estos pueden constituir un ingreso gravado con el impuesto a la renta o no, dependiendo del tipo de viáticos.

En el caso de los viáticos ocasionales por manutención, alojamiento y transporte, estos no constituyen ingreso para el trabajador, pues no corresponden a una contraprestación del servicio, sino a un reembolso de gastos.

Al ser un reembolso de gastos, no se cumple el principal requisito para que un pago se clasifique como ingreso tributario: ser susceptible de incrementar el patrimonio.

Señala el artículo 26 del estatuto tributario que para determinar la renta líquida se toman «todos los ingresos ordinarios y extraordinarios realizados en el año o período gravable, que sean susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio en el momento de su percepción», lo que no sucede con los pagos por reembolso de gastos, donde el patrimonio del trabajador no se incrementa.

Es por ello que estos ingresos no están sujetos a retención en la fuente, pues no constituyen ingreso para el trabajador.

En el caso de los viáticos permanentes, sí se consideran ingresos gravados con el impuesto a la renta y se deben declarar como tal, junto con los salarios que reciba.

En el impuesto a la renta, es irrelevante si un pago ha sido considerado como no constitutivo de salario o no, de manera que es probable que un pago, desde el punto de vista laboral, no constituya salario, pero sí ingreso gravado.

Lo anterior respecto a los trabajadores asalariados. En cuanto a los trabajadores independientes, la totalidad de los pagos por viáticos constituyen ingreso gravado con el impuesto a la renta.

Eventualmente, el trabajador independiente puede declarar como deducción los pagos en que haya incurrido para generar sus ingresos (viáticos), y dependerá de cada caso en particular si procede o no la deducción de esos viáticos, y en tal caso debe tener los soportes correspondientes.