Gastos de representación y su tratamiento laboral

Los gastos de representación que reciba el trabajador no constituyen salario en razón de que no tienen como finalidad retribuirlo, sino desempeñar cabalmente una actividad que le ha sido encargada por su empleador.

Gastos de representación no constituyen salario

Los gastos de representación no constituyen salario por expresa disposición del numeral 1 del artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo, en razón de que es un pago que no retribuye al trabajador, que no beneficia al trabajador, sino que reconoce, compensa o reembolsa lo que este ha debido gastar o invertir para poder desarrollar la actividad que le ha sido encargada por el empleador.

Aunque por su naturaleza se entiende que los gastos de representación no constituyen salario, lo ideal es acordar expresamente en el contrato de trabajo que dichos pagos no constituyen salario.

No debe quedar duda sobre la destinación de los gastos de representación que recibe el trabajador y que deben estar acordes con sus funciones.

Qué es un gasto de representación.

Un gasto de representación es aquel en que incurre un trabajador que representa a la empresa o a su empleador ante clientes y proveedores a fin de concretar negocios propios en beneficio de su representada.

La Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia, en sentencia 5771 del 1 de febrero de 2011, con ponencia del magistrado Gustavo José Gnecco, define los gastos de representación en los siguientes términos:

«Sin duda, los gastos de representación están destinados a permitir que se represente a la empresa ante clientes, proveedores o ante el público. Atañen, por lo general, a las relaciones públicas y persiguen un beneficio comercial, empresarial, o de imagen del empleador, hacia el futuro.

De tal suerte que su propósito no es el de enriquecer el patrimonio del trabajador, pues éste no puede disponer de ellos a su libre talante, como que debe utilizarlos exclusivamente en labores relacionadas con el protocolo comercial o en actividades relacionadas con promociones u operaciones de venta, cuáles serían, por ejemplo, las invitaciones que haga a un posible cliente a una cena, y con ello afianzar un negocio, cerrar una venta o concertar un servicio.

A no dudarlo, los gastos de representación se entregan a trabajadores que actúan en nombre del empleador ante sus clientes o usuarios y, en general, ante las personas e instituciones de toda índole que tienen vínculos con aquél, trabajadores que, en consecuencia, son su imagen ante el público, por lo que resulta obvio que requieren de cierta disponibilidad económica que les permita sufragar algunos gastos que se generan con ocasión de las tareas laborales que ejecutan,  y que, en apariencia y sólo en apariencia, tienen tinte personal.»

Son pagos que el trabajador debe hacer, no para su beneficio, sino para el beneficio del empleador y en su representación, y que el empleador le reconoce bajo el nombre de gastos de representación.

Son recursos que se pagan a terceros y, por lo general, en beneficio de terceros, como la cena o refrigerios que consume un cliente o proveedor, que son pagados por el trabajador que representa la empresa, pero que luego la empresa reembolsa, o que previamente ha puesto a disposición del trabajador, como cuando se le asignan tarjetas de crédito corporativas.

Pagos laborales que no constituyen salario.Pagos que recibe el trabajador que no constituyen salario, ya sea por disposición legal o por acuerdo entre las partes.

Trabajadores que pueden recibir gastos de representación.

Sólo los trabajadores que representan al empleador pueden recibir pagos bajo el concepto de gastos de representación, lo que deja claro la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia en sentencia 35771 del 1 de febrero de 2011, con ponencia del magistrado Gustavo José Gnecco:

«De tal suerte que los gastos de representación no se pueden utilizar para remunerar a todos los trabajadores, puesto que sólo aplican respecto de los que actúan, no a título personal, sino en nombre del empleador, en su representación, y, que, en tal condición, lo comprometen y lo obligan.

En ese sentido, un trabajador cuyas labores son netamente operativas o administrativas en el interior de la empresa no puede ser considerado como que actúa a nombre de ella en su representación ante terceros, y, en consecuencia, no es dable asignarle una remuneración bajo el concepto de gastos de representación. Hacerlo, indudablemente, supone la intención del empleador de evitarse ciertas cargas laborales, de forma fraudulenta o torticera.»

Si el empleador utiliza esta figura para remunerar a trabajadores que no realizan ninguna actividad de representación, está desnaturalizado el carácter salarial de dicho pago, por lo que, sin duda alguna, el juez podrá calificar dichos pagos como lo que son, constitutivos de salario, con las consecuencias que ello supone.

En el contrato de trabajo o en un documento separado, se deben especificar las funciones que desarrolla el trabajador y por las cuales se le reconocen los gastos de representación para sintonizar con el criterio de la Corte expresado en la sentencia previamente citada:

«Sobre el particular, debe decirse que los gastos de representación han de estar necesariamente vinculados a la actividad laboral que desarrolla el trabajador, pues si por ellos se entiende aquellos que le permiten cumplir de mejor manera sus funciones, no cabe duda de que deben guardar relación con el ejercicio de sus faenas laborales, de modo que le posibiliten que éstas sean atendidas cabalmente.»

Cuando se trata de una función puntual y aislada que se asigna a un trabajador que no tiene como funciones representar al empleador, se sugiere elaborar un documento sobre la misión que se le encarga para que quede evidencia sobre la destinación del pago que se realiza y evitar futuros cuestionamientos por parte de la UGPP.

Porcentaje de gastos de representación.

La ley laboral señala cuál es el porcentaje que se puede o debe pagar por concepto de gastos de representación, pero considerando que los pagos no constitutivos de salario están limitados al 40% del total de la remuneración, para efectos de los aportes a seguridad social según la ley 1393 de 2010, es razonable considerar que no se debe superar ese monto.

No sobra señalar que esta figura es utilizada indebidamente para disminuir de forma indebida la carga prestacional y de seguridad social, pues se paga a trabajadores que no la requieren o se paga un valor superior al que realmente gasta el trabajador.

Prestaciones sociales y aportes a seguridad social sobre gastos de representación.

En razón de que los gastos de representación no constituyen salario, sobre ellos no se liquidan prestaciones sociales como la prima de servicios o el auxilio de cesantías, ni se hacen aportes a seguridad social sobre ellos.

Estos conceptos se liquidan exclusivamente sobre pagos remunerativos, es decir, que se hacen como contraprestación al servicio prestado por el trabajador.

Gastos de representación en el PUC.

Cuando se liquida la nómina, debe ser contabilizada, y los gastos de representación se registran en la cuenta 519520 o 529520, según si son gastos operacionales de administración o de venta.

Gastos de representación en empleados públicos y trabajadores oficiales.

En el caso de los empleados públicos y los trabajadores oficiales, los gastos de representación hacen parte de la base para liquidar las prestaciones sociales y las vacaciones.

Así lo señala expresamente el Decreto Ley 1045 de 1978, respecto a los siguientes conceptos:

• Liquidación de vacaciones y prima de vacaciones (artículo 17).
• Liquidación de la prima de navidad (artículo 33).
• Liquidación de cesantías (artículo 45).

Los gastos de representación también se incluyen para la liquidación de pensiones, licencia de maternidad, auxilio por enfermedad, indemnizaciones por accidentes de trabajo y por enfermedad profesional.