Sobre la cuenta contable

La cuenta contable es el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho económico realizado por una empresa.

Qué es una cuenta en contabilidad

En contabilidad, la cuenta es una herramienta o instrumento que se identifica con un código y un nombre, mediante el cual se registran los débitos y créditos que afectan dicha cuenta.

La cuenta permite llevar un registro de todos los movimientos contables que la empresa realice, lo que al final permite determinar el saldo de dicha cuenta.

La cuenta permite hacer el registro gráfico y cronológico de los flujos de recursos de la empresa, base de la información financiera que genera la contabilidad.

Partes de la cuenta contable.

La cuenta está compuesta de los siguientes elementos o partes:

• Código de la cuenta
• Nombre de la cuenta
• Débito
• Crédito

Es la dinámica que permite registrar los distintos valores o conceptos al realizar una transacción y operación en la empresa.

Cada cuenta del asiento contable tiene un débito o un crédito, ya que la misma cuenta, en un asiento contable, no puede tener tanto débito como crédito, en razón a que no se cumpliría la partida doble, donde una cuenta da y la otra cuenta recibe.

Código de la cuenta.

El código de la cuenta es el conjunto de números que identifica un elemento de la ecuación patrimonial o un hecho económico.

En nuestro plan de cuentas, el primer dígito representa la clase de la cuenta (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos de venta, costos de producción o cuentas de orden).

El segundo dígito representa el grupo de la respectiva clase. Cada clase, para mayor claridad y puntualidad, se divide en varios grupos. En la clase 1 (activo), se tiene el grupo 1 que hace referencia al disponible, el grupo 2 que hace referencia a las inversiones, etc.

Los dígitos 3 y 4 identifican la cuenta como tal y son el nombre general de un concepto o hecho económico.

Los dígitos 5 y 6 son la subcuenta y especifican más la cuenta; por ejemplo, la cuenta "flota y equipo de transporte" es muy general, por lo que se requiere de la subcuenta autos, camionetas y camperos, para identificar uno de los muchos tipos posibles de flota y equipo de transporte.

Los dígitos 7 y 8 son los auxiliares y permiten especificar aún más en un determinado concepto.

Ejemplo de cuenta contable.

Supongamos una cuenta con 8 dígitos, como la 15400501.

El primer dígito nos dice que se trata de un activo; el segundo que se trata de una propiedad, planta y equipo; los dos siguientes dígitos nos dicen que se trata de flota y equipo de transporte, y los dos últimos dígitos indican que se refiere específicamente a autos, camionetas y camperos. Si aún queremos ser más específicos, le agregamos dos dígitos más a 15400501, ya que es posible que existan diferentes tipos de autos, como por ejemplo un auto de una u otra marca.

Esta sería más o menos la estructura de la cuenta, y a partir de allí se pueden crear terceros.

Nombre de la cuenta.

Es el nombre que identifica el hecho económico codificado, por ejemplo, caja general, bancos, proveedores, clientes, arrendamiento, etc.

Débito.

Es el lado izquierdo de la cuenta si lo representamos gráficamente.

Crédito.

Es el lado derecho de la cuenta.

Otra forma de explicar el tema sería:

La cuenta contable es una representación numérica (código) que identifica y representa un concepto o hecho económico de la empresa, como por ejemplo la compra de una mercancía, la venta de la mercancía, un pago a un tercero, la consignación de un dinero en el banco, etc.

Estructura de la cuenta.

La estructura de una cuenta contable es la siguiente:

Las clases que identifica el primer dígito son:

Cada clase, a su vez, se divide en grupos, y cada grupo se divide en cuentas, y estas en subcuentas, que están en auxiliares cuando son necesarios:

• Clase 1, grupo 1 genera el código 11
• Clase 1, grupo 1, cuenta 05 genera el código 1105
• Clase 1, grupo 1, cuenta 05 y subcuenta 05 genera el código 110505

La cuenta se compone de los siguientes elementos:

Código, concepto, débito, crédito

• Código es el número de dígitos que contiene cada cuenta, ejemplo 110505
• Concepto es el nombre de la cuenta, que en este caso sería “Caja General” para el código 110505
• Débito es el lado débito o lado izquierdo de la cuenta, conocido también como el debe
• Crédito es el lado derecho de la cuenta, que se conoce también como el haber

Gráficamente, una cuenta se puede representar de la siguiente forma:

Lo anterior es lo que se conoce como cuenta T, la cual representa los dos lados que tiene toda cuenta, puesto que una cuenta tiene tanto un débito como un crédito; esto se debe a que toda cuenta puede dar (débito) y recibir (crédito).

Es el pilar del método de la partida doble, donde una cuenta da y la otra recibe, y cada cuenta puede dar y recibir.

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