Los pagos que el contribuyente realice a contratistas personas naturales son deducibles del impuesto a la renta siempre que se acredite o se verifique que han pagado la seguridad social respectiva, pero no a todas las personas naturales se les debe exigir tal acreditación.
- ¿Se debe exigir el pago de seguridad social a los trabajadores independientes?
- Exigencia de seguridad social en la contratación por servicios.
- Contratistas a los que no se les debe exigir el pago de seguridad social.
- Comerciantes no deben acreditar pagos a seguridad social.
- Aportes que se deben exigir.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Qué pasa si un contratista no paga seguridad social?
- ¿Cuándo se debe exigir el pago de seguridad social?
- ¿El representante legal de una empresa debe pagar seguridad social?
- ¿Los contratos de suministro pagan seguridad social?
- ¿Quién debe pagar la seguridad social en un contrato de prestación de servicios?
El contribuyente del impuesto a la renta, sea persona natural o jurídica, que contrate con trabajadores independientes, podrá deducir de la renta los pagos que le realice, pero debe verificar que esa persona esté afiliada a seguridad social como independiente y que haya pagado los aportes a seguridad social correspondientes.
Es una exigencia del parágrafo segundo del artículo 108 del estatuto tributario, que fija los requisitos para la deducción de los salarios, y de paso incluye a los pagos realizados a trabajadores independientes, es decir, a quienes no están vinculados como trabajadores asalariados.
El monto de los pagos a seguridad social debe corresponder con el ingreso obtenido por el trabajador independiente, como más adelante se detalla.
Si bien la norma habla de la necesidad de exigir o verificar el pago de seguridad social a los trabajadores independientes, el reglamento ha limitado dicha obligación a trabajadores o personas que han sido vinculadas con un contrato de prestación de servicios, ya sea verbal o por escrito.
Así se desprende del inciso segundo del artículo 1.2.4.1.7 del decreto 1625 de 2016:
«Para la procedencia de la deducción en el impuesto sobre la renta y complementario de los pagos realizados a las personas mencionadas en el inciso anterior por concepto de contratos de prestación de servicios, el contratante deberá verificar que los aportes al Sistema General de Seguridad Social estén realizados de acuerdo con los ingresos obtenidos en el contrato respectivo, en los términos de Decreto número 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social y 1833 de 2016, por medio del cual se compilan las normas del Sistema General de Pensiones y las demás normas vigentes sobre la materia, así como aquellas disposiciones que las adicionen, modifiquen o sustituyan.»
Sólo a quienes sean vinculados con un contrato de prestación de servicios personales se les debe exigir que acrediten el pago de seguridad social como trabajadores independientes.
Es indiferente si la contratación se hizo por escrito o verbalmente, pues lo relevante es que se haya realizado un pago por un servicio prestado, como bien puede ser un asesor tributario o un técnico en computación que hizo mantenimiento a los equipos del contribuyente.
La regla general es que a todo contratista se le debe exigir el pago de seguridad social para poder deducir los pagos del impuesto a la renta, pero el parágrafo único de la norma ya citada contempla la siguiente excepción:
«Para efectos fiscales esta obligación no será aplicable cuando la totalidad de los pagos mensuales sea inferior a un salario mínimo legal mensual vigente (1 smlmv).»
Si el pago mensual que se hace a un contratista es inferior a 1 salario mínimo mensual, el contratista no está obligado a acreditar pagos a seguridad social.
Este tipo de contratistas, por lo general, son temporales, que no trabajan el mes completo, sino cuando se presentan necesidades específicas del contribuyente.
La verificación de aportes aplica única y exclusivamente para los contratistas, más no para los comerciantes a quienes los contribuyentes les compran materiales y mercancías.
No se debe exigir pago de aportes por los pagos realizados al dueño de la ferretería que surte de materiales a la empresa.
El comerciante, individualmente, debe cotizar a seguridad social como trabajador independiente, pero la norma tributaria no exige al contribuyente que contrata con él que le exija el pago de seguridad social por los pagos que le haya realizado.
Aportes que se deben exigir.
Los aportes a seguridad social están constituidos por salud, pensión y riesgos laborales, y la norma se refiere a ellos de forma general, así que podría suponerse que el contratista debe acreditar que cotizó por todos ellos.
En la práctica, la mayoría de los contratistas solo aportan a salud y pensión; sin embargo, debe tenerse presente que toda persona que trabaje en las instalaciones de una empresa debe estar cubierta por riesgos laborales, y de hecho, en muchas empresas es así, y en todas debería serlo.
No obstante, de momento la Dian no suele cuestionar la ausencia de los pagos a riesgos laborales, y se acepta el pago de las cotizaciones a salud y pensión solamente, pero ello no significa que sea correcto.
Por último, se debe verificar que los pagos a seguridad social se correspondan con el monto del pago recibido por el trabajador independiente, es decir, que el aporte se haya realizado sobre el ingreso base de cotización que la ley exige; esto es, el 40% del pago mensualizado, considerando las posibles depuraciones que se puedan hacer para determinar el IBC, que son extrañas en el contrato de prestación de servicios, pero que en todo caso pueden existir.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
Si el contratista no paga seguridad social, estando obligado conforme se ha explicado, el contratante retiene el pago hasta tanto se acredite el pago de la seguridad social.
Se debe exigir el pago de seguridad social cuando la totalidad del pago mensual sea igual o superior a un salario mínimo.
Sí. Cuando el representante legal ha sido vinculado con un contrato de prestación de servicios, sí debe pagar la seguridad social.
No. La seguridad social se debe pagar, o mejor, el contratante solo debe exigir el pago cuando se trata de un contrato de prestación de servicios.
Si el contratista es persona natural, deberá cotizar como independiente sobre los ingresos que obtenga del contrato de suministros, pero el contratante no deberá exigirle que acredite el pago de la seguridad social para poderle hacer el pago.
La seguridad social debe pagarla el contratista, quien debe afiliarse como trabajador independiente, y luego entregar al pagador copia de la planilla de pago.
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Buena tarde, soy persona jurídica y tengo un independiente que me presta el servicio de forma mensual fija (asesoría de implementación en el sistema de gestión de calidad) por la suma de $600.000 mensuales, sosteniendo un contrato de prestación de servicios verbal. Según lo que explican, no debería exigirle el pago de seguridad social, ya que el monto que me cobra NO supera el SMMLV. Sin embargo, mi contadora dice que sí debo hacerlo porque es un servicio que presta de forma mensual, siendo este repetitivo. Pero pagar $415.000 en seguridad social, que es el valor promedio mensual para un independiente sobre el SMMLV, para cobrar $600.000 mensuales no es negocio para él.
¿Debo o no exigirle el pago de seguridad social? Y, en caso de que sí, ¿sobre qué base debe pagar?
Gracias. Saludos.
Fiscalmente, no se deben exigir los aportes a la seguridad social cuando los pagos mensuales son inferiores a 1 salario mínimo mensual, y el hecho de que sean pagos regulares mensualmente no cambia la situación, porque la ley sólo condiciona esa obligación a que el pago sea igual o superior al salario mínimo mensual.
Hola. De antemano, gracias por la respuesta.
Tengo a un “independiente” al que le pagamos honorarios por servicios que son esporádicos, es decir, no se dan todos los meses, pero que generalmente superan el SMLV. Sin embargo, parece ser un trabajador dependiente y me pasa esa planilla con su salud, pensión, caja y ARL, pero planilla (E) de empleado a nombre de la empresa con la que labora. ¿Es aceptada esa seguridad social o deberá pagar nuevamente solo como independiente?
Lo correcto es que cotice a seguridad social sobre los ingresos que le paga el contratista y no pase la planilla de otra empresa. En caso de un proceso de fiscalización de la Dian, esos pagos podrían ser rechazados si no se pueden verificar esos aportes.
¿Los pagos que se hacen por honorarios a personas naturales pertenecientes a la junta directiva deben tener el pago de seguridad social?
Sí, son honorarios que son rentas de trabajo, por lo que debe pagarse seguridad social sobre ellas.
Los honorarios que se pagan a las juntas directivas no causan el IVA por expresa exclusión legal (artículo 1.3.1.13.4 del decreto 1625 de 2016), lo que no sucede con la seguridad social.
Hola,
soy contratista. Siempre paso la factura de cobro en los primeros 5 días del mes siguiente al laborado. ¿Los pagos a seguridad social deben hacerse para el mes en el que se pasó la factura o se pueden pagar al mes que se laboró?
Si está facturando, la seguridad social se debería pagar según el mes facturado para que la base de cotización coincida con el ingreso facturado.
En el párrafo “Los comerciantes no deben acreditar pagos a la seguridad social”, ¿podrían, por favor, citar la norma en la cual se basan para redactar el texto? Gracias.
La sustentación normativa es el artículo 1.2.4.1.7 del decreto 1625 de 2016, puesto que allí claramente que esa exigencia aplica a quienes tienen contrato de prestación de servicios, de modo que por lógica deductiva no aplica para comerciantes donde no hay un contrato de prestación de servicios personales sino uno de compraventa comercial celebrado entre el cliente y el dueño de la ferretería, por ejemplo.
Saludos
Buen día. Se aclara que no se deben acreditar para efectos fiscales los aportes a la seguridad social de quien le suministra los bienes; sin embargo, es obligación del comerciante estar afiliado a la seguridad social y realizar los pagos correspondientes. Esto ya es un tema con la UGPP.
Sí. El comerciante deberá acreditar el pago de su seguridad social como trabajador independiente en caso que la UGPP lo requiera. Par esos efectos se apoya en la información en medios magnéticos que se reporta a la Dian lo que les permite conocer los ingresos que cualquier persona ha obtenido.
Soy colombiano residente en el exterior y presté un servicio para una empresa en Colombia. Me piden una cuenta de cobro mostrando que pagué pensión y seguridad social, pero al no ser residente fiscal, no tengo afiliación a una EPS.
¿Estoy obligado a afiliarme a una EPS?
Si no reside en el país no es obligatorio afiliarse a seguridad social, y es algo que deberá explicar a la empresa a quien le prestó el servicio, y esta deberá a explicar a la Dian el por qué no puede aportar la prueba de los aportes a seguridad socia. Lamentablemente es una situación que la ley no reglamentó.
Buen día, quiero aclarar unas dudas. Si tengo varios contratos, pero son inferiores al SMLV y la suma de todos ellos lo supera, ¿debo pagar mi planilla? Porque, según la ley, cuando el contrato con un cliente supere el SMLV, ahí sí me debe exigir mi planilla. Espero que me puedan ayudar. Gracias.
Manuel, la persona o empresa que te contrata no te va a pedir el seguro social (SS) por el tema de que no supera el SMMLV, pero debes tener en cuenta que te van a reportar en la exógena y demás. En este caso, también se aborda el tema de la UGPP, que te va a solicitar los aportes por los ingresos obtenidos.
Es correcta su respuesta. Gracias.
Debido a que, al sumar los diferentes contratos, se supera el salario mínimo, deberá pagar los aportes a seguridad social que correspondan, independientemente de si la empresa le solicita o no la planilla de pago.
Para una persona natural que me alquila unos equipos, por ejemplo, computadores portátiles, con un valor mensual de 1.800.000,00, debo exigirle parafiscales a la persona que me los alquila por este valor.
Debe exigir el pago de la seguridad social (salud, pensión y ARL si estuviera obligado a pagarla), no de los parafiscales, porque la persona natural, como trabajador independiente, no debe aportar parafiscales.
El contratante de un contratista de persona jurídica, ¿cómo debe solicitar la constancia de pago a la seguridad social de los empleados del contratista? Ya que la ley establece que, para los contratistas que contraten con entidades del Estado, deben hacerlo mediante una certificación del revisor fiscal. ¿Aplica también para empresas contratantes particulares?
No conocemos una norma que exija el aporte de seguridad social a los empleados de la persona jurídica que actúa como contratante, al menos desde el punto de vista fiscal.
La obligación surge cuando se contratan personas naturales por medio de un contrato de prestación de servicios personales.
Si yo no trabajé el mes anterior, quisiera saber si una empresa me puede exigir la planilla de pago de ese mes, aun cuando no lo haya trabajado, para pagarme la primera cuenta.
Las cotizaciones deben corresponderse con los meses laborados o ejecutados, por lo que, en principio, no se debe exigir el pago de seguridad social para pagar una cuenta que no corresponde a un mes laborado, sino a otro.
Sin embargo, habría que determinar el tipo de contrato, porque si el pago no es mensual, sino por proyecto, por ejemplo, que será ejecutado por un determinado tiempo, al mensualizar el pago sí podría haber obligación de pagar la seguridad social de cada mes.
Tengo una duda con respecto a la compra de estanterías, muebles y otros elementos, donde no se paga por el servicio, sino por la compra de dichos activos. La persona natural, algunas veces, manda a sus colaboradores a realizar la instalación, es decir, personas contratadas por el proveedor de la estantería. Otras veces, solo envían los artículos sin el servicio de instalación. En este caso, ¿cómo se procede? ¿Se debe solicitar planilla de seguridad social?
El pago de la seguridad social se exige cuando hay un contrato de prestación de servicios. En el caso planteado por usted, hay un contrato de compraventa comercial que incluye la instalación de la cosa comprada, por lo que no hay lugar a solicitar el pago de seguridad social.
Soy representante legal de una ESAL. Ganamos una licitación para eventos culturales y la alcaldía me está exigiendo que yo pague la seguridad social por el valor total del contrato, como si fuera una persona natural y no solo como representante de una persona jurídica.
Para efectos tributarios, no es un requisito debido a que el contratista es una persona jurídica. Sin embargo, por políticas internas, el contratante sí podría exigir que los trabajadores que serán enviados a sus instalaciones estén afiliados a seguridad social para evitar posibles reclamaciones en caso de un accidente.
Si yo presto servicios por días (uno o dos días a la semana), es decir, cada vez que el cliente lo necesita, y en 10 días, por ejemplo, supero el salario mínimo, ¿debido a eso debo pagar la seguridad social por 30 días o solo por los diez días que presté el servicio?
Deberá pagar seguridad social por el mes completo sobre el ingreso obtenido en el mes respectivo.
Como la ley establece que para los independientes la base para la cotización es el 40% del total de los ingresos, si el ingreso (de todos los contratos en el mes) de ese transportador es, por ejemplo, $1.200.000, el 40% sería $480.000. En ese caso, si el transportador no tiene la capacidad de pago, entonces no estaría obligado a cotizar, aunque sus ingresos brutos superen 1 SMMLV. Es lo que he entendido de la ley.
La obligación de pagar surge cuando los ingresos netos, esto es, aquellos menos rebajas, descuentos y devoluciones, son iguales o superiores al salario mínimo. Aunque al aplicar el 40% el resultado quede por debajo del mínimo, que en todo caso deberá cotizar sobre el mínimo.
Si el transporte solo es por días, ¿el transportador aporta 30 días o solo los días que laboro?
Se debe cotizar por el mes completo, siempre que en el respectivo mes sus ingresos sean de por lo menos un salario mínimo mensual.
Tengo un caso en el que una persona me presenta dos cuentas de cobro que no son superiores a 1 SMLV. Las cuentas de cobro son diferentes, pero tienen la misma fecha dentro del mes. En ese caso, ¿qué puedo hacer? ¿Sumo las dos y le pido certificación del pago de la seguridad social, o puedo gestionar cada una por separado?
Juan, como las dos cuentas son del mismo mes, se suman. Es decir, que tendría que pagar seguro social. Recuerda que es el 40%. Si es menos del mínimo, la cotización se realiza por el mínimo.
Buenas tardes:
Si una persona factura electrónicamente por concepto de servicio de transporte, ¿la empresa a la que se le facturó puede exigir el pago de la seguridad social?
En nuestro criterio, no, porque no está ante un contrato de prestación de servicios personales, sino ante un contrato de servicio de transporte, que es diferente.
En el caso de las personas que trabajan por corretaje, como freelance o corredores, cuando presentan una cuenta de cobro por un valor inferior a un salario mínimo, la empresa les exige que paguen aportes a la seguridad social. Por ejemplo, si presentan una cuenta de cobro por $200,000.
Para efectos fiscales, no es obligatorio exigir el pago de la seguridad social, debido a que el pago mensual es inferior al salario mínimo.
Buenas noches. Tengo registro en la DIAN como persona natural en régimen común. Yo vendí unos equipos electrónicos a una empresa y esta me exige el pago de la seguridad social como independiente. ¿Es normal? Es la única empresa que lo hace. Si debo pagar la seguridad social, ¿se liquida por las facturas presentadas de los equipos vendidos? Yo pago la seguridad social como independiente. ¿Debo pagar más seguridad social por cada factura de venta que genere?
La verificación de los aportes a seguridad social no procede cuando lo que hay es un contrato de compraventa. Procede únicamente cuando hay un contrato de servicios personales.
Contratamos recurrentemente un servicio de guías y operadores turísticos a unos señores pertenecientes a una comunidad indígena. Ellos, por su condición de indígenas, no están obligados a pagar seguridad social porque pertenecen al Sisbén. La duda que tenemos es: ¿qué les debemos exigir al presentar su cuenta de cobro?
Si los pagos mensuales son iguales o superiores a un salario mínimo, tanto desde el punto de vista laboral como fiscal, se debe pagar seguridad social; por lo que la empresa deberá solicitar el soporte del pago, y si no lo hace, la Dian con seguridad rechazará ese pago.
El hecho de que el guía pertenezca a una comunidad indígena o tenga Sisben no está contemplado por el reglamento como causa de exoneración del cumplimiento de la verificación de aportes.
Soy un contratista independiente y genero una cuenta de cobro cada 2 meses por un valor que no supera el mínimo legal vigente. La empresa a la que le presto este servicio me exige que pague salud, pensión y ARL, porque según ellos son retenedores del IVA.
Pregunta: ¿Debo pagar estos aportes obligatoriamente? ¿Y dónde encuentro esta norma o decreto? Gracias.
Si el valor que la empresa le paga mensualmente es inferior al salario mínimo, no debe solicitarle prueba del pago de aportes a seguridad social. El reglamento es claro en eso, y eso nada tiene que ver con su calidad de retenedor de IVA; son asuntos diferentes.
Otra cosa es que, contractualmente, la empresa le exija estar afiliado a seguridad social porque no quiere correr el riesgo de tener en sus instalaciones a una persona sin cobertura del sistema de seguridad social integral.
Buenas tardes. Soy pensionado y, a la vez, comerciante perteneciente al Régimen Simple de Tributación. ¿Qué base debo tomar para el pago de aportes a salud (EPS)?
Atentamente,
Hoover Avendaño
Los contribuyentes que pertenecen al régimen simple no deben pagar aportes a la EPS, según el parágrafo 3 del artículo 903 del Estatuto Tributario.
Me está sucediendo este mismo caso y me dicen que no se puede utilizar el de la empresa en la cual laboro, pues es un aporte aparte, que debe ser el independiente. Hasta donde tengo entendido, si tu servicio no supera 1 SMMLV, no está en la norma que deban exigirte ese aporte como independiente. Si supera 1 SMMLV, sí debes pagar el aporte.
Es correcto. Si el pago mensual es inferior al mínimo, la empresa no debe solicitar aportes a seguridad social como independientes, al menos para efectos fiscales.
La regla general es que a todo contratista se le debe exigir el pago de seguridad social para poder deducir los pagos del impuesto a la renta. Sin embargo, el parágrafo único de la norma ya citada contempla la siguiente excepción: «Para efectos fiscales, esta obligación no será aplicable cuando la totalidad de los pagos mensuales sea inferior a un salario mínimo legal mensual vigente (1 SMLMV)». Si el pago mensual que se hace a un contratista es inferior a 1 salario mínimo mensual, el contratista no está obligado a acreditar pagos a seguridad social.
Este tipo de contratistas, por lo general, son temporales y no trabajan el mes completo, sino cuando se presentan necesidades específicas del contribuyente.
PD: Lo saqué del mismo texto.
Es correcto. La empresa o contratante no debe solicitar el pago de aportes a seguridad social como trabajador independiente si los pagos mensuales realizados al contratista son inferiores a un salario mínimo, con independencia de los ingresos adicionales que pueda tener el contratista con otros clientes.