¿Se debe contabilizar una factura rechazada?

Cuando un adquiriente rechaza una factura electrónica, en principio no debe ser causada o contabilizada en razón de que la operación no se materializó, así que no hay un hecho económico que deba ser reconocido en la contabilidad.

Sin embargo, si el rechazo de la factura se da luego de haberse registrado, como cuando se recibe la factura, se registra en la contabilidad y a los 2 o 3 días se rechaza, sí se debe reconocer el rechazo de la factura, realizando el ajuste contable como una devolución en ventas (4175).

Contabilización por parte de vendedor o emisor.

En cuanto al vendedor o emisor de la factura rechazada por el cliente, el rechazo supone la necesidad de emitir la respectiva nota de crédito, por lo que se debe hacer el registro contable pertinente.

Cuando el vendedor emite la factura de venta, debe reconocer el ingreso en la contabilidad, de modo que cuando sea rechazada por el cliente, el registro contable de la venta se ha realizado.

Seguidamente, se debe emitir la nota de crédito que afecta la factura, que debe ser contabilizada para hacer el ajuste correspondiente en el ingreso como una devolución, y en las demás cuentas afectadas inicialmente, como el IVA, el inventario, el costo de venta, las retenciones en la fuente, etc.

Contabilización de las facturas rechazadas por la DIAN.

Cuando el rechazo de la factura lo hace la DIAN en el proceso de validación previa, no se debe contabilizar la factura porque esta aún no se ha emitido.

La factura de venta se entiende emitida cuando ha superado el proceso de validación previa de la DIAN, de modo que hasta que ese evento no ocurra, no se debe hacer ninguna contabilización.

Por ello, cuando hay un rechazo de la factura por parte de la DIAN, el número de la factura no se consume y debe ser enviada nuevamente para su validación.

Ahora, si la factura es emitida luego de haber entregado el producto o prestado el servicio, lo que suele suceder, cuando ocurra el rechazo, ya la venta se ha registrado, por lo que se debe hacer el ajuste respectivo.

Cuando esa circunstancia se da, como cuando hay problemas con el sistema de facturación que impide emitir la factura al momento de entregar el producto o prestar el servicio, se puede optar por no reconocer el ingreso como tal, sino como un pasivo, y causar el ingreso cuando la factura pueda ser emitida, según las políticas contables de la empresa.