Rut – Registro único tributario

El registro único tributario conocido como RUT, es un mecanismo de identificación de los contribuyentes, y aquí le explicamos cómo inscribirse en el Rut, y cómo actualizarlo.

Qué es el RUT.

El artículo 1.6.1.2.2 del decreto 1625 de 2016 define el registro único tributario de la siguiente forma:

«El Registro Único Tributario (RUT) constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), así como aquellos que por disposición legal deban hacerlo o por decisión de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) conforme con las normas legales y reglamentarias vigentes.»

Es el documento que nos identifica ante el estado como contribuyentes que somos, incluso sino de declaramos ni pagamos impuestos como declarantes.

Obligados a inscribirse en el Rut.

El artículo 11.6.1.2.1 del decreto 1625 de 2016  señala que los siguientes contribuyentes están obligados a inscribirse en el Rut, que popularmente se conoce como sacarlo o crearlo.

1. Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras por cada establecimiento permanente o sucursal que tengan en el territorio nacional.
2. Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras están obligadas a inscribirse en el Registro Único Tributario -RUT para el cumplimento de sus obligaciones fiscales, incluida la de declarar por las rentas y ganancias ocasionales de fuente nacional percibidas directamente y no atribuibles a algún establecimiento permanente o sucursal en el país, cuando ello proceda de conformidad con lo previsto en los artículos 591 y 592 del Estatuto Tributario.
3. Los sujetos sin residencia o sin domicilio en Colombia que presten servicios des­de el exterior, gravados con el impuesto sobre las ventas -IVA en Colombia, a su­jetos que no estén en la obligación de practicarles la retención en la fuente a título del impuesto sobre las ventas-IVA, prevista en el numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, deberán inscribirse para el cumplimento de sus obligaciones fiscales, incluidas las de recaudar, declarar y pagar el impuesto sobre las ventas -IVA, de conformidad con lo previsto en el parágrafo 3° del artículo 420 y pará­grafo 2° del artículo 437 del Estatuto Tributario.
4. Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementario de ganancias ocasionales, y demás impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN.
5. Los patrimonios autónomos constituidos para desarrollar operaciones de comercio exterior, en desarrollo y cumplimiento de la regulación aduanera y aquellos casos que por disposiciones especiales deban contar con un Número de Identifi­cación Tributaria - NIT individual.
6. Los inversionistas extranjeros obligados a cumplir deberes formales.
7. Los inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio, independientemente de la modalidad o vehículo utilizado para efectuar la inversión.
8. Las sucursales en el país de personas jurídicas o entidades extranjeras.
9. Las personas naturales que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que deban suscribir declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes a nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, informante o inversionista extranjero, en materia tributaria, aduanera o cambiaria. Así mismo, deben cum­plir con esta inscripción los revisores fiscales y contadores, que deban suscribir declaraciones por disposición legal.
10. Las personas y entidades no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio y las personas naturales no responsables del impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares.
11. Los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA y no responsables del impuesto sobre las ventas – IVA.
12. Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas - IVA, que requieran la expedición de NIT cuando por disposiciones especiales están obligadas a expedir factura, o como consecuencia del desarrollo de una actividad económica no gravada.
13. Los responsables y no responsables del impuesto nacional al consumo.
14. Los responsables del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM.
15. Los agentes retenedores.
16. Los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros.
17. Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros.
18. Los obligados a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal colombiana en efectivo.
19. Los sujetos sobre los cuales la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN requiera la inscripción para efectos del control del cumplimiento de las obligaciones sustanciales y formales que admi­nistra.
20. Las personas que decidan acogerse voluntariamente al Impuesto Unificado SIMPLE o
21. Quienes estén obligados al cumplimiento con las obligaciones sustanciales y formales de las estructuras sin personería jurídica o similares.

Además, cualquier persona natural que quiera contratar con empresa o personas naturales que como requisito exijan copia del Rut.

Esto se debe a que el contribuyente que realice pagos a cualquier persona, podrá deducir del impuesto de renta esos pagos siempre que tenga la identificación del beneficiario del pago, y por ello la necesidad de exigir copia del Rut a toda persona que se contrate, excepto si se trata de un asalariado.

Plazo para inscribirse en el Rut.

El parágrafo 2 del artículo 555-2 del estatuto tributario modificado por la ley 2155 de 2021, señala que los contribuyentes deben inscribirse en el Rut previamente al inicio de cualquier actividad económica.

Por su parte, el artículo 1.6.1.2.8. del decreto 1625 de 2016 modificado por el decreto 678 de 2021 señala:

«Oportunidad de la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT. La inscripción en el Registro Único Tributario -RUT, deberá cumplirse en forma previa al inicio de la actividad económica o al cumplimiento de obligaciones administradas por la Unidad Administrativa Especial Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, a través de los canales autorizados para tal fin.

Las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementario, acorde con lo establecido en los artículos 592 y 593 del Estatuto Tributario y demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan, tendrán plazo para inscribirse en el Registro Único Tributario -RUT, hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de registrarse con una calidad diferente a la de declarante del impuesto sobre la renta y complementarios.»

En el caso de las personas naturales que no estaban obligadas a declarar en el año anterior, o que nunca habían sido declarantes, pero que deben declarar renta en el periodo gravable presente, deben inscribirse en el Rut antes del vencimiento del plazo para declarar.

Por ejemplo, si deben declarar por primera vez en el 2024, año en que deben presentar la declaración del 2023, tiene plazo para inscribirse o registrarse en el Rut hasta le fecha en que se vence la declaración del 2023, que ocurre en el segundo semestre del 2024.

El último inciso de la norma referida contempla la inscripción de oficio por parte de la Dian:

«La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN podrá inscribir de oficio en el Registro Único Tributario -RUT a cualquier persona natural, que de acuerdo con la información que disponga, sea sujeto de obligaciones administradas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. Para lo anterior, el Departamento Nacional de Planeación, la Registraduría Nacional del Estado Civil y la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, compartirán de forma estándar la información básica necesaria para la inscripción. El Gobierno nacional reglamentará los parámetros de la entrega de esta información, así como los términos de la inscripción de oficio de la que trata el presente artículo.»

La información exógena y los cruces de información con distintas entidades del estado permitirán a la Dian identificar a las personas naturales que a pesar de tener obligaciones formales no están inscritos en el Rut.

Documentos y requisitos para inscribirse en el Rut.

Los documentos que se requieren para inscribirse en el Rut dependen del tipo de contribuyente, y están señalados en el artículo 1.6.1.2.11 del decreto 1625 de 2016 modificado por el decreto 678 de 2022.

• Personas jurídicas y asimiladas:
  • Copia física o digital del documento vigente mediante el cual se acredite la existencia y representación legal. Para quienes no se encuentran obligados a registrarse ante la Cámara de Comercio, el documento deberá ser expedido por la autoridad competente, la que otorga la personería jurídica o donde se registró su constitución, y su fecha de expedición no podrá ser mayor a un (1) mes. Cuando el documento contenga expresamente una vigencia superior a la aquí indicada esta será válida, sin perjuicio de la presentación de un nuevo certificado en el caso que durante este periodo se presenten modificaciones. Las entidades de derecho público del orden nacional, departamental, municipal y descentralizados y demás que no se encuentren obligadas a registrarse en la Cámara de Comercio ni en el Ministerio del Interior, aportarán los siguientes documentos:
    • Fuente de creación: Constitución Política, ley, decreto, ordenanza, acuerdo u otra.
    • Acto administrativo de nombramiento del representante legal.
    • Acta de posesión del representante legal. Cuando el certificado de existencia y/o representación legal pueda ser consultado a través de . la página web de las entidades encargadas de expedirlo, los funcionarios de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, deberán dejar una anotación de lo anterior, sin que sea necesario la impresión para que haga parte de los trámites relacionados con el Registro Único Tributario -RUT. Esto, según lo establecido en el artículo 15 del Decreto Ley 019 de 2012.
  • Copia física o digital del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
  • En el caso de las personas jurídicas originadas en la constitución de propiedad horizontal para uso comercial, industrial o mixto adjuntarán certificación suscrita por el Representante Legal en donde se indique si se destina algún o algunos de sus bienes o áreas comunes para la explotación comercial o industrial.
  • En el caso de las personas jurídicas originadas en la constitución de propiedad horizontal para uso residencial, adjuntarán certificación suscrita por el representante legal en donde se indique que la destinación es de uso residencial según la última escritura que contiene el reglamento de propiedad horizontal.
  • Cuando el solicitante de la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT se encuentre inmerso en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública definido en aplicación de la Ley 298 de 1996 y de acuerdo con el artículo 5° de la Resolución N° 354 de 2007, modificado por el artículo 2° de la Resolución N° 156 de 2018, expedidas por la Contaduría General de la Nación -CGN, éste deberá presentar la certificación de la asignación del Código Institucional expedida por la Contaduría General de la Nación -CGN. Este certificado deberá indicar como mínimo los datos de identificación de la entidad, del representante legal, ubicación de la entidad, clasificación y código institucional asignado. Para el caso de las entidades públicas que reportan su información contable a través de una entidad agregadora (Ministerios, departamentos, distritos, municipios, etc.), estas deberán solicitar la certificación a la entidad que las agrega, teniendo en cuenta que, para efectos del reporte, el código institucional de la entidad agregada es el mismo de la entidad agregadora.
  • En el caso de las personas jurídicas o asimiladas no obligadas a registrarse en Cámara de Comercio que no registren el domicilio principal en el documento de existencia, deberán aportar certificación suscrita por el representante legal principal o suplente donde informe el domicilio principal de la organización con los datos de dirección, ciudad, departamento, país, correo electrónico, teléfonos, para incorporar la información de ubicación en el Registro Único Tributario -RUT.

• Personas naturales: Copia física o digital del documento de identidad del solicitante, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

• Sucesiones ilíquidas:
  • Copia física o digital del documento de identificación del causante o en su defecto certificación expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil donde conste el tipo de documento, número de identificación, lugar y fecha de expedición.
  • Copia física o digital del registro de defunción del causante, donde figure SU número de identificación. Si el causante en vida no obtuvo documento de identificación, se debe presentar constancia expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
  • Documento que acredite representación legal.
    • Documento expedido por autoridad competente, indicando el nombre completo, documento de identificación y calidad con la que se actúa en la sucesión, ya sea como albacea, heredero con administración de bienes, o curador de la herencia yacente.
    • Cuando no se haya iniciado el proceso de sucesión ante notaría o juzgado, los herederos de común acuerdo podrán designar entre ellos mismos a un heredero como representante de la sucesión, el cual se entiende presentado bajo la gravedad del juramento. En el mencionado documento se deberá manifestar que el nombramiento es autorizado por los herederos conocidos. De existir un único heredero, este deberá suscribir un documento a través del cual manifieste que ostenta esta condición, el cual se entiende presentado bajo la gravedad del juramento. Tratándose de menores o incapaces, el documento mencionado se suscribirá por sus representantes o apoderados debidamente acreditados. En estos casos se deberá aportar copia física o digital del documento que acredita la representación o del poder.
  • Copia física o digital del documento de identidad del representante legal de la sucesión, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o . digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

• Consorcios y uniones temporales.
  • Copia física o digital del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
  • Copia física o digital del documento de constitución del consorcio o unión temporal, que debe contener por lo menos: nombre del consorcio o de la unión temporal, nombres, apellidos o razón social e identificación de los miembros que lo conforman, domicilio principal, participación, correos electrónicos, representante legal, objeto del consorcio o de la unión temporal y vigencia del mismo.
  • Copia física o digital del acta de adjudicación de la licitación o del contrato o carta de aceptación de la oferta o del documento que haga sus veces.

• Inversionistas extranjeros sin domicilio en Colombia, obligados a cumplir deberes formales.
  • Personas Naturales:
    • Copia física o digital del documento de identidad del inversionista extranjero.
    • Copia física o digital del poder otorgado por la persona natural en el exterior, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
    • Copia física o digital del documento de identidad del apoderado del inversionista en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado diferente al relacionado anteriormente, el poderdante debe tener facultades para sustituir su poder y el sustituto debe presentar además del poder que lo faculta, copia física o digital del documento de identidad del apoderado y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. En caso de presentarse un poder general se debe presentar la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor a seis (6) meses.
  • Personas jurídicas:
    • Copia física o digital del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, con exhibición del original, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente. Cuando el documento de que trata el presente numeral no contenga la información del país de residencia fiscal de la sociedad o entidad extranjera, el número de identificación tributaria otorgado en esa jurisdicción o el que haga sus veces, el domicilio principal, actividad económica, código postal, números telefónicos y correo electrónico, así deberá. informarlo el representante legal para efectos del Registro Único Tributario -RUT, mediante certificación en idioma españolo documento traducido por traductor oficial certificado en Colombia.
    • Copia física o digital del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior, en idioma español debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
    • Copia física o digital del documento de identidad del apoderado del inversionista en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado diferente al relacionado anteriormente, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

• Inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio.
  • Copia física o digital del documento de identidad del representante legal del administrador de la inversión en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
  • Certificación expedida por el representante legal del administrador de la inversión en Colombia donde informe el número de identificación en el exterior, país de origen y nombres y apellidos o razón social del inversionista de portafolio, según sea el caso.

• Inversionistas de capital del exterior de portafolio que inviertan a través de los sistemas de cotización de valores del extranjero mediante acuerdos o convenios de integración de bolsas de valores de que trata el Título 6 del Libro 15 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, así como aquellos acuerdos o convenios que se suscriban cuyo objeto sea lograr la interconexión de los depósitos centralizados de valores del extranjero o entidades homólogas bajo la calidad de depositantes directos en los depósitos centralizados de valores locales de conformidad con el parágrafo del artículo 12 de la Ley 964 de 2005.
  • Copia física o digital del documento de identidad del representante legal del depósito centralizado de valores local; con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
  • Certificado de existencia y representación legal del depósito centralizado de valores local expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, el cual podrá ser consultado virtualmente por los funcionarios de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Adunas Nacionales - DIAN, tal y como lo indica el artículo 15 del Decreto Ley 019 de 2012. En caso que no sea posible el acceso virtual a dicho certificado, deberá presentarse en copia física o digital.
  • Certificación expedida por el representante legal del depósito centralizado de valores local en el que conste la razón social del depósito centralizado de valores del extranjero, su identificación para efectos tributarios en el exterior, la fecha de celebración del acuerdo de interconexión entre depósitos centralizados, el objeto del acuerdo y el certificado de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente del país de origen de la entidad. Los depósitos centralizados de valores, en virtud de los acuerdos de interconexión están en la obligación de suministrar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de . Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN la información que esta requiera sobre los inversionistas de capital del exterior de portafolio para efectuar cruces de información. En caso de que en la operación de inversión de capital del exterior de portafolio intervenga un custodio en los términos del Decreto 2555 de 2010, modificado por el Decreto 1243 de 2013, este estará obligado a efectuar la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT de los . inversionistas de capital del exterior de portafolio en los términos del numeral 6 del presente artículo.

• Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras que realicen operaciones a través de establecimientos permanentes diferentes a sucursales.
  • Personas naturales sin residencia en Colombia.
    • Copia física o digital del documento de identidad del solicitante, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
    • Declaración, que se entiende presentada bajo la gravedad del juramento, en donde consten las circunstancias que dan lugar a la existencia de un establecimiento permanente en Colombia, y copia física o digital de los documentos o actos que soporten la declaración, cuando a ello haya lugar.
  • Sociedades y entidades extranjeras.
    • Copia física o digital del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, con exhibición del original, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente. Cuando el documento de que trata el presente numeral no contenga la información del país de residencia fiscal de la sociedad o entidad extranjera, el número de identificación tributaria otorgado en esa jurisdicción o el que haga sus veces, el domicilio principal, actividad económica, código postal, números telefónicos y correo electrónico, así deberá informarlo el representante legal para efectos del Registro Único Tributario -RUT, mediante certificación en idioma españolo documento traducido por traductor oficial certificado en Colombia.
    • Copia física o digital del documento o acto mediante el cual se acordó que la sociedad o entidad llevaría a cabo actividades constitutivas del establecimiento permanente en Colombia o declaración, que se entiende prestada bajo la gravedad del juramento, donde consten las circunstancias que dan lugar a la existencia de un establecimiento permanente en Colombia.
    • Copia física o digital del documento de identidad del representante legal o apoderado de la sociedad en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
    • En caso de actuar a través de apoderado de la sociedad en Colombia, se requiere presentar copia física o digital del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.

• Sociedades o entidades consideradas nacionales por tener su sede efectiva de administración en el territorio colombiano.
  • Copia física o digital del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, con exhibición del original, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
  • Documento o acto mediante el cual se informa el domicilio donde tendrá la sede efectiva de administración en el territorio nacional.
  • Copia física o digital del documento de identidad del representante legal o del apoderado de la sociedad en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
  • En caso de actuar a través de apoderado de la sociedad en Colombia se requiere presentar copia física o digital del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.

• Patrimonios autónomos:
  • Copia física o digital del documento de identidad del representante legal de la sociedad fiduciaria, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
  • Certificado de existencia y representación legal de la sociedad fiduciaria expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, el cual podrá ser consultado virtualmente por los funcionarios de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Adunas Nacionales - DIAN, tal y como lo indica el artículo 15 del Decreto Ley 019 de 2012. En caso que no sea posible el acceso virtual a dicho certificado, deberá presentarse en copia física o digital.
  • Certificación del representante legal de la sociedad fiduciaria, que se entiende rendida bajo la gravedad del juramento, en la que conste:
  • Que el patrimonio autónomo desarrolla operaciones de comercio exterior.
  • Nombre o identificación del patrimonio autónomo.
  • Datos de ubicación de la sociedad fiduciaria que actúa como vocera o administradora del patrimonio autónomo.
  • Fecha de celebración del contrato de fiducia mercantil.

• Prestadores de servicios desde el exterior, responsables del impuesto sobre las ventas ­ IVA.
  • Personas naturales no residentes en Colombia: Copia física o digital del documento de identidad de la persona natural solicitante.
  • Sociedades y entidades extranjeras sin domicilio en Colombia:
    • Copia física o digital del documento o documentos mediante los cuales se acredite la existencia y representación legal, en idioma español, debidamente apostillado(s) o legalizado(s), según sea el caso, ante autoridad competente. En el evento en que estos documentos no contengan la información del país de residencia fiscal de la sociedad o entidad extranjera, el número de identificación tributaria otorgado en este país o el que haga sus veces, el domicilio principal, código postal, números telefónicos, página web y correo electrónico; el representante legal deberá informarlo, para todos los efectos, mediante certificación en idioma españolo documento traducido por traductor oficial certificado en Colombia.
    • Copia física o digital del documento de identidad del representante legal de la sociedad o entidad extranjera o de quien haga sus veces.

• Sociedad de hecho.
  • Copia física o digital del documento donde se acredite la existencia y representación legal de la Sociedad de hecho, que contenga nombres y apellidos e identificación de los socios, firmado por el representante legal o apoderado designado por los miembros de la misma.
  • Copia física o digital del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

• Sujetos sin domicilio o residencia en Colombia que deben cumplir con las obligaciones formales de las estructuras sin personería jurídica o similares.
  • Personas naturales.
    • Copia física o digital del documento de identidad del solicitante, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
    • Copia física o digital del poder otorgado por la persona natural en el exterior, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
    • Copia física o digital del documento de identidad del apoderado de la persona natural obligada a cumplir con las obligaciones sustanciales y formales de las estructuras sin personería jurídica o similares en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado diferente al establecido en el numeral 13.1.1., el poderdante debe tener facultades para sustituir su poder y el sustituto debe presentar además del, poder que lo faculta, copia física o digital del documento de identidad del apoderado y copia física o digital del documento de identidad del poderdante.
  • Personas jurídicas o asimiladas.
    • Copia física o digital del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal o documento que haga sus veces, con exhibición del original, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente. Cuando el documento de que trata el presente numeral no contenga la información del país de residencia fiscal de la sociedad o entidad extranjera, el número de identificación tributaria otorgado en esa jurisdicción o el que haga sus veces, el domicilio principal, actividad económica, código postal, números telefónicos y correo electrónico, así deberá informarlo el representante legal para efectos del Registro Único Tributario -RUT, mediante certificación en idioma españolo documento traducido por traductor oficial certificado en Colombia.
    • Copia física o digital del poder otorgado por el representante legal de la sociedad o entidad extranjera en el exterior, en idioma español debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
    • Copia física o digital del documento de identidad del apoderado de la sociedad o entidad extranjera, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado diferente al relacionado anteriormente, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del , poderdante. Original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

Dónde inscribirse en el Rut.

La inscripción del Rut se puede hacer en cualquier oficina de la Dian del sitio donde resida el contribuyente previo agendamiento de cita.

Recientemente la Dian habilitó el servicio de inscripción completamente en línea sin necesidad de citas ni presencia personal, lo que puede hacer desde este enlace.

La Dian ofrece una completa guía para la inscripción en el Rut en línea, que puede consultar aquí.

Suspensión del RUT.

El decreto 1625 de 2016 en su artículo 1.6.1.2.16, modificado por el decreto 678 de 2022, contempla la suspensión de la inscripción en el Rut en los siguientes eventos:

1. Cuando mediante visita de verificación se constate que la dirección informada por el inscrito no existe o que el sujeto no fue ubicado en el domicilio informado.
2. Cuando el registro de inscripción ante la Cámara de Comercio ha sido recurrido y el recurso se está decidiendo en el efecto suspensivo.
3. Cuando la información del Registro Único Tributario -RUT se encuentre desactualizada.
4. Cuando medie acto administrativo de declaratoria de proveedor ficticio. o exportador ficticio.

También considera la suspensión del Rut por una orden judicial o de algún ente administrativo.

Cancelación del RUT.

El RUT (Registro Único Tributario) se cancela en los siguientes eventos señalados en el artículo 1.6.1.2.18 del decreto 1625 de 2016:

• A solicitud de parte:
  • Por liquidación, fusión o escisión de la persona jurídica o asimilada;
  • Al liquidarse la sucesión del causante, cuando· a ello hubiere lugar;
  • Por finalización del contrato de consorcio o unión temporal o cualquier otro tipo de colaboración empresarial.
  • Por sustitución o cancelación definitiva de la inversión extranjera directa.
  • Por cambio de género, previa expedición del nuevo documento de identidad.
  • Por el cese definitivo de la inversión de portafolio del exterior, sin perjuicio de su posterior reactivación, a solicitud de parte, con el cumplimiento de los requisitos de que trata el artículo 1.6.1.2.11. del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del presente decreto.
  • Por el cese de actividades a través de establecimiento permanente en Colombia.
  • Por el cambio de la sede efectiva de administración fuera del territorio nacional, sin perjuicio de su posterior reactivación, a solicitud de parte, con el cumplimien­to de los requisitos de que trata el artículo 1.6.1.2.11. del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del presente decreto.
  • Por terminación y/o liquidación del contrato de fiducia mercantil.
  • En el caso de prestadores de servicios desde el exterior responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) por la no realización definitiva del hecho generador, o los sujetos con presencia económica significativa (PES) en Colombia por la cesación definitiva de las actividades que dan lugar a la presencia económica significativa (PES) en Colombia.
  • En el caso de prestadores de servicios desde el exterior responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) y/o con presencia económica significativa (PES) en Colombia, por liquidación, fusión o escisión de la sociedad o entidad extranjera.
  • En el caso de prestadores de servicios desde el exterior responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) y/o con presencia económica significativa (PES) en Colombia, por liquidación de la sucesión de la persona natural sin residencia en Colombia.
  • Por unificación de las entidades de derecho público del orden nacional, depar­tamental, municipal y descentralizados que deban cumplir sus obligaciones de forma consolidada.
  • Cuando se detecten dos (2) o más Números de Identificación Tributaria -NIT y/o de tipo y número de documento que corresponda a una misma persona natural y/o jurídica.
  • Cuando la persona natural extranjera no tenga domicilio fiscal en Colombia y no tenga que cumplir con obligaciones exigibles ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
• De oficio:
  • Por inactividad tributaria, por la ausencia de registros en las bases de datos elec­trónicas de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Adua­nas Nacionales -DIAN que evidencia la inexistencia de operaciones comerciales, financieras, tributarias, aduaneras o cambiarias de las personas registradas.
  • Por no realizar el proceso de inscripción en el Registro Único Tributario -RUT dentro del término establecido en el artículo 19 transitorio del Decreto número 2788 del 31 de agosto de 2004.
  • Cuando por declaratoria de autoridad competente se establezca que existió su­plantación en la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT.
  • Por orden de autoridad competente.
  • Por el cese de actividades a través de establecimiento permanente en Colombia.
  • Por unificación de las entidades de derecho público del orden nacional, depar­tamental, municipal y descentralizados que deban cumplir sus obligaciones de forma consolidada.
  • Cuando se detecte que hay duplicidad de Número de Identificación Tributaria -NIT a una misma persona natural y/o jurídica.
  • Cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN constate a través de sus procesos internos o de fuentes de información confiable, que la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT fue autenticado, validado y/o formalizado por una persona no autorizada o facultada por el titular.
  • Cuando se cancele la personería jurídica de una entidad por orden de autoridad competente.

Señala la misma norma que la cancelación del Rut estará sujeto al cumplimiento de las obligaciones por parte del contribuyente.

Documentos para solicitar la cancelación del RUT.

Para solicitar la cancelación del Rut, el contribuyente debe adjuntar los siguientes documentos señalados en el artículo 1.6.1.2.19 del decreto 1625 de 2016:

• Personas jurídicas y asimiladas. Certificado expedido por la Cámara de Comercio en donde conste el registro de la liquidación de la sociedad o entidad y para quienes no se encuentren obligadas a este registro, documento mediante el cual se acredite que la organización se encuentra liquidada. Cuando una entidad sin ánimo de lucro, a las que se refiere el artículo 1.2.1.5.1.2. de este decreto, se liquide, deberá anexar el acta final en la que conste cómo se adjudicó el remanente.
• Entidades de derecho público.
  • Copia física o digital del acto administrativo por medio del cual se escinden, fusionen, suprimen, disuelven y/o liquiden entidades de derecho público.
  • Certificado indicado en el numeral 1.5. del artículo 1.6.1.2.11. de este decreto.
• Inversionistas extranjeros directos sin domicilio en Colombia.
  • Comunicación suscrita por el representante legal de la sociedad extranjera o por la persona natural inversionista o el apoderado del inversionista que se encuentre previamente registrado en la sección de representación del Registro, donde informe la cancelación de la inversión en Colombia o cambio de titular de la inversión, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
  • En el caso de personas jurídicas, copia física o digital del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
  • Copia física o digital del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso.
• Inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio. Documento mediante el cual el representante legal del administrador de la inversión de capital de portafolio del exterior o del depósito centralizado de valores local, según corresponda, informe el cese de la inversión de portafolio y el número de identificación en el exterior, país de origen y nombres y apellidos o razón social del inversionista de portafolio.
• Consorcios, uniones temporales y demás contratos de colaboración empresarial.
  • Copia física o digital del acta o documento donde conste la terminación del contrato de colaboración empresarial, suscrita por los integrantes del consorcio o unión temporal, o de sus representantes legales cuando se encuentre conformado por personas jurídicas.
  • Copia física o digital del acta de finalización del contrato con la entidad contratante, en los casos que conforme con la ley o el contrato, sea obligatoria la liquidación. 5.3. En el evento en que no se haya ejecutado el contrato, comunicación suscrita por la entidad que adjudicó la licitación o contrato dejando constancia del hecho.
• Sucesiones ilíquidas.
  • Documento expedido por juez o notario donde conste la terminación del proceso, o copia física o digital de la escritura de liquidación de la sucesión cuando el proceso se adelantó ante notario o de la sentencia ejecutoriada cuando el proceso se adelantó ante juez.
  • En el evento de no existir proceso de sucesión, manifestación verbal o escrita de los herederos o de sus representantes, en la que informen que el fallecido no dejó masa sucesoral que haya implicado adelantar el proceso de sucesión.
• Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras que realicen operaciones a través de establecimientos permanentes. Documento en el que se haga constar o se declare el cese de actividades en Colombia.
• Sociedades o entidades consideradas nacionales por tener su sede efectiva de administración en el territorio colombiano. Documento en el que se haga constar o se declare que la sede efectiva de administración no se encuentra en el territorio nacional.
• Patrimonios autónomos. Certificación del representante legal de la sociedad fiduciaria en la que conste la terminación o liquidación del contrato de fiducia mercantil.
• Prestadores de servicios desde el exterior responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) y/o con presencia económica significativa (PES) en Colombia.
  • Documento original en idioma español, debidamente apostillado o legalizado, según sea el caso, ante autoridad competente, en el que conste o se declare el cese definitivo de la prestación de servicios gravados con el impuesto sobre las ventas (IVA) en Colombia y/o la presencia económica significativa (PES) en Colombia.
  • En caso de persona natural, copia física o digital del documento de identidad del solicitante.
  • En caso de personas jurídicas, copia física o digital del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
  • Copia física o digital del documento de identidad del representante legal de la sociedad o entidad extranjera o de quien haga sus veces.
• Sujetos sin domicilio en Colombia que deben cumplir con las obligaciones sustanciales y formales de las estructuras sin personería jurídica o similares. Comunicación suscrita por el representante legal de la sociedad o entidad extranjera o por la persona natural obligada cumplir con las obligaciones formales de las estructuras sin personería jurídica o similares o por su apoderado en Colombia que se encuentre previamente registrado en la sección de representación del Registro, donde informe el cese de la obligación de cumplir con las obligaciones formales de las estructuras sin personería jurídica o similares en Colombia, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
• A solicitud de parte por cancelación del tipo y número del documento de identidad. Documento proferido por la autoridad competente donde conste la cancelación del tipo y número del documento de identidad anterior y la presentación del nuevo tipo y documento de identificación.
• A solicitud de parte cuando la persona natural extranjera no tenga domicilio fiscal en Colombia y no tenga que cumplir con obligaciones exigibles ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).  Documento suscrito por el solicitante indicando que no tiene domicilio ni vínculos económicos en Colombia, así como la inexistencia de deudas u obligaciones con la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)

La única condición especial es que el contribuyente no tenga obligaciones formales pendientes con la Dian, pero si tiene obligaciones sustanciales, es decir, debe impuestos o retenciones, la Dian debe adelantar el proceso de cancelación del Rut de acuerdo con la sentencia 16466 de abril 30 de 2009, de la sección cuarta del Consejo de estado.

Sanción por no inscribirse en el Rut.

El contribuyente que inicie actividades económicas sin haberse inscrito previamente en el Rut, puede ser sancionado conforme lo señala el artículo 658-3 del estatuto tributario.

Una de la sanciones es el cierre del establecimiento de comercio, para quien tiene uno.

«Se impondrá la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el término de un (1) día por cada mes o fracción de mes de retraso en la inscripción, o una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la inscripción, para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u oficina.»

Quien no tenga establecimiento de comercio la sanción será una multa equivalente a 1 Uvt por cada día de retraso en la inscripción.

¿Por qué suspenden el Rut?

El Rut se cancela por las causales señaladas en el artículo 1.6.1.2.18 del decreto 1625 de 2016, que se puede hacer de oficio por parte de la Dian en los casos allí señalados, como por ejemplo inactividad tributaria, que es la ausencia registros electrónicos en la base de datos de la Dian.

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