Registro contable de multas y sanciones

Las multas y sanciones que imponen las diferentes autoridades administrativas con competencias para ello como la Dian, la Superintendencia de sociedades, etc., deben se registradas en la contabilidad como cualquier hecho económico que afecta los resultados financieros de la empresa, lo que implica reconocer el gasto y el pasivo correspondiente.

Cuenta contable para registrar multas y sanciones.

La cuenta del PUC en la que se deben contabilizar las sanciones que se impongan es la 539520 para el gasto y la 263505 para el pasivo.

En el decreto 2650 de 1993 o Plan Único de Cuentas (PUC), existen dos cuentas principales que se pueden utilizar para registrar las multas o sanciones impuestas por entidades estatales:

• Cuenta de pasivo (263505 – Multas y sanciones autoridades administrativas):
  Cuando la empresa es notificada de un proceso sancionatorio y existe la probabilidad de que deba pagar una multa, se debe reconocer una provisión contable. Esta provisión es una estimación del valor de la sanción y se registra en la cuenta 263505, correspondiente a Provisión para multas y sanciones.
• Cuenta de gasto (539520 - Multas, sanciones y litigios):
  El valor provisionado se registra como gasto, que está sujeto al ajuste a que haya lugar una vez quede en firme el acto administrativo que confirme la sanción.

Es importante tener en cuenta que, aunque estas sanciones deben ser registradas contablemente, no son deducibles del impuesto sobre la renta, ya que corresponden a penalizaciones impuestas por incumplimientos normativos por lo que no se cumplen 2 de los requisitos generales de las deducciones: necesidad y causalidad.