Proceso administrativo

El proceso administrativo es el conjunto de funciones administrativas de una organización o empresa, destinadas a la utilización correcta, rápida y eficaz de los recursos disponibles.

Fases del proceso administrativo.

El proceso administrativo se divide en cuatro fases principales: planificación, organización, ejecución y control. Los miembros de una organización las utilizan para intentar alcanzar sus objetivos.

Entonces, se trata de la alineación de diversos procesos con los objetivos estratégicos del negocio, estableciendo formas de medición de dichos procesos, y también la capacitación de las autoridades de la empresa para que gestionen todos esos procesos de manera más eficiente y efectiva.

Este proceso envuelve una metodología completa para garantizar que todos los procesos de la empresa sean más eficientes, haciendo que sea una mejor empresa y de mayor rentabilidad al lograr los objetivos propuestos con la menor cantidad de recursos posibles.

¿Cuál es el origen del proceso administrativo?

El proceso administrativo fue descrito en sus fases y características por Henry Fayol, un ingeniero francés, en su libro Gestión industrial y general (1916). Fayol se basó en su experiencia en la Compagnie Commentaire Fourchambault et Decazeville, donde ocupó primero puestos técnicos y luego de dirección entre 1888 y 1918, así como en sus investigaciones sobre gestión. Para Fayol, el factor humano es fundamental para el funcionamiento de las empresas y la consecución de los objetivos.

En su libro Gestión industrial y general, identificó seis funciones de una empresa industrial (técnica, administrativa, contable, comercial, financiera y de seguridad) y definió las funciones administrativas como las responsables de la coordinación y sincronización de las otras cinco funciones. En el ámbito de las funciones administrativas, elaboró cuatro pasos para un proceso administrativo eficiente y correcto.

También describió catorce principios que deberían aplicarse en las empresas: jerarquía, orden, disciplina, igualdad, división del trabajo, remuneración justa, trabajo en equipo, iniciativa, estabilidad del personal, unidad de gestión, centralización, subordinación de los intereses particulares a los intereses comunes, autoridad y responsabilidad, unidad de liderazgo.

Su trabajo sirve de base para muchas organizaciones y empresas y se centra en tres aspectos fundamentales: la aplicación del proceso de gestión, los principios técnicos y la división del trabajo.

Características de un proceso administrativo

Se utiliza en las empresas y organizaciones para gestionar y utilizar correctamente los recursos, también para organizar los procesos y alcanzar objetivos y metas. Este debe ser coherente con los objetivos de la empresa, eficaz y fácil de aplicar.

Las fases son interdependientes y pueden dividirse en una fase mecánica, que consiste en la planificación y la organización, y una fase dinámica, que consiste en la gestión y el control.

• El ciclo de fases se repite para cada objetivo propuesto. Es una fase cíclica e iterativa.
• Debe ser conocido por todos los miembros de la organización.
• Puede aplicarse a cualquier tipo y tamaño de empresa.
• Debe ser gestionado por la alta dirección de la organización.

Etapas del proceso administrativo

El proceso de gestión es el conjunto de actividades que la dirección tiene que realizar para cumplir sus tareas.

Se desarrolla en dos ciclos

• Un ciclo mecánico, que incluye las fases de planificación y organización.
• El ciclo dinámico, que incluye las fases de gestión y control.

La Planificación

Una empresa debe saber qué debe hacer en el futuro para mejorar sus operaciones. La persona que dirige la empresa tiene que enfrentarse a los retos del día a día, pero no debe perder de vista lo que es importante y, por tanto, debe planificar el futuro.

La planificación no sólo nos permite alcanzar nuestros objetivos y estar preparados para posibles incertidumbres futuras, sino que también es necesaria para proporcionar a nuestros socios, accionistas, posibles inversores y fuentes de financiación externa información útil, como las previsiones de negocio “volumen de negocio, costes, beneficios y flujo de caja”.

Debe ser realista y basarse en los datos disponibles. No debemos fijar objetivos inalcanzables ni hacer previsiones poco razonables. Para ello, necesitamos todo tipo de información: qué materias primas o productos necesitamos, en qué cantidades, dónde comprarlos, cuánto costarán, etc.

También hay que conocer y analizar qué ha pasado en el pasado, qué estrategias se han utilizado y qué resultados se han obtenido en las diferentes áreas de la empresa. Además, necesitamos saber cuál será la demanda del mercado y cuál será la elasticidad.

Hay cinco planes muy útiles para nuestro negocio:

Un plan de ventas y marketing, que prevé cómo se desarrollará utilizando las siete P: producto, precio, ubicación, promoción, personas, proceso, pruebas físicas. Las previsiones, que suelen hacerse a principios de año, se elaboran mes a mes. Esto nos permite ofrecer a nuestros clientes los productos que necesitan al mejor precio posible.

El plan de producción y los costes van de la mano: ya que las decisiones de producción “materiales, tecnología, etc.” también determinan los costes. El objetivo es que nuestra producción sea lo más rentable posible.

Plan de beneficios: que muestra el beneficio bruto y neto para el año y el mes siguiente.

Plan de tesorería o flujo de caja: es importante anticipar los ingresos y las obligaciones de pago con sus correspondientes plazos, para poder hacer frente a las obligaciones de la empresa con el menor gasto posible.

Planificar el acceso al crédito: cuánto dinero necesitamos, si tenemos que pedirlo prestado y de quién podemos obtenerlo.

La Organización

Como conjunto de personas y activos económicos y financieros, una empresa debe organizarse para lograr su objetivo: necesita una estructura para funcionar. La organización de una empresa consiste en coordinar todos estos activos y personas para alcanzar los objetivos de la empresa.

La tarea de la dirección de la empresa es dirigir todos los esfuerzos personales y financieros hacia los objetivos de la empresa y los objetivos personales de sus miembros. Para ello, los gestores deben poseer competencias técnicas, humanas y conceptuales.

El entorno en el que se desenvuelve la empresa debe adaptarse para organizar sus elementos de forma que funcionen lo mejor posible, en función de los cambios de dicho entorno.

Las relaciones dentro de la propia empresa son importantes porque, para que una empresa sea rentable, las personas que trabajan en ella deben actuar de forma organizada y coordinada; cada uno debe tener su lugar y su área de competencia, y una estructura jerárquica definida. Para ello, se crean unidades o departamentos especializados para diferentes funciones y tareas.

La motivación y la cultura corporativa deben estar bien preparadas y aplicadas, y no pueden improvisarse. Los empleados deben adherirse a los objetivos de la empresa y tener las mejores cualificaciones personales para realizar su trabajo.

La Gestión o Dirección

La fase de gestión es cuando se pone en práctica toda la planificación y organización desarrollada en los apartados anteriores; es el momento de actuar y motivar a los empleados. Su tarea es identificar los problemas, adaptar el comportamiento para aplicar soluciones y comunicarlo bien.

• Hay que implicar a los empleados en los objetivos de la empresa y hacer que se sientan parte de ella.
• Supervisar, apoyar y comunicarse con los empleados de todas las áreas de la empresa.
• Respetar los canales de comunicación existentes.
• El directivo debe actuar como líder, teniendo en cuenta quiénes son y qué son los empleados para controlar, motivar, adaptar, recompensar, permitir y fomentar su desarrollo personal y sus iniciativas.
• Resolver los conflictos, tanto grandes como pequeños, e identificar sus causas para eliminarlos.

Para ello, se utilizan tres instrumentos principales:

• La autoridad se ejerce ocupando un puesto específico: son las características del puesto, y no la persona que lo ocupa, las que determinan la existencia de un nivel jerárquico en la empresa. Esta autoridad puede ser lineal, cuando el jefe da órdenes a sus subordinados, o personal, cuando hay posiciones de poder por responsabilidad y conocimiento de determinadas áreas.
• La autoridad es la capacidad de provocar cambios e influir en las personas. Estos poderes deben ser legítimos, es decir, legales dentro de la estructura corporativa. El poder puede existir a través de la capacidad de recompensar y castigar a otros, pero también puede ser un poder derivado de la experiencia, del hecho de que alguien tiene más control y sabiduría y, por tanto, es capaz de influir en los demás.
• La influencia es una acción que de alguna manera provoca un cambio en la actitud de los demás.

Controlar

Controlar los tres pasos anteriores. Las funciones y actividades de control deben asignarse a responsables específicos. El control de las propias acciones no puede dejarse en manos de los participantes, sino que debe ser supervisado por sus superiores directos.

Para ejercer este control, hay que…

• Para ejercer este control, deben tener objetivos específicos para evaluar el nivel de cumplimiento.
• Hacer comparaciones con otros ejercicios o períodos con resultados similares.
• Será necesario verificar no sólo las cifras, como los resultados, sino también los procedimientos y las acciones del personal.

Aunque las actividades de auditoría tienen lugar al final del procedimiento que se va a auditar, también deben llevarse a cabo a lo largo de todo el proceso en todas las etapas mencionadas, empezando por la planificación.

Como resultado de la actividad de auditoría, se toman decisiones y se emprenden acciones para mejorar aquellos aspectos de la actividad que no han dado los resultados esperados o que se cree que aún se pueden mejorar.

Importancia del proceso administrativo

El proceso de gestión desempeña un papel fundamental en la gestión de una empresa. Se trata de una hoja de ruta que debe seguirse durante un periodo de tiempo para alcanzar los objetivos fijados por la dirección; una guía simple y rigurosa mediante la cual una empresa u organización intenta lograr los objetivos propuestos de la forma más eficiente.

Por lo tanto, siguiendo todos los pasos del proceso de gestión, la organización puede aumentar su eficacia en la consecución de los objetivos propuestos. Este proceso permitirá reducir los recursos consumidos. De este modo, los recursos ahorrados pueden utilizarse para otras actividades en beneficio de la organización.

Por ejemplo, permite aprovechar la mano de obra y los recursos técnicos y materiales que posee una empresa. Además, este proceso puede ser aplicado en cualquier tipo de empresa, donde cada uno de los miembros de la organización debe conocer su rol dentro del proceso.

Las ventajas del proceso de gestión

• Permite a la empresa planificar el futuro en cualquier momento.
• Para cada uno de los posibles escenarios, se identifican las medidas a aplicar.
• Los objetivos de la empresa a corto, medio y/o largo plazo están claramente definidos.
• Los recursos se optimizan al máximo.

De este modo, se evitan costes innecesarios que no estaban previstos de antemano. Puede suponer un aumento de la productividad, ya que mejora la coordinación entre los miembros del equipo.

Por último, cabe señalar que un procedimiento administrativo idealmente diseñado impide que se produzcan acontecimientos que alteren los planes de la administración. Esto reduce el número de decisiones improvisadas que pueden afectar al funcionamiento de la empresa.

Por ejemplo, digamos que somos montañeros. Nuestro objetivo es alcanzar la cumbre de las cinco montañas más altas del mundo. El objetivo está claro, pero necesitamos un procedimiento que nos permita alcanzarlo con la mayor seguridad posible y sin poner en riesgo nuestra salud.

Por lo tanto, necesitamos un proceso para alcanzar el objetivo final de escalar los cinco picos. Aunque cada cima es diferente, para alcanzarla pasamos a su vez por una serie de etapas “objetivos intermedios”. Esta secuencia de pasos, común a la consecución de objetivos, se denomina proceso de gestión.

En este sentido, cualquier empresa u organización que quiera alcanzar determinados objetivos debe utilizar un proceso de gestión. Sin un proceso de gestión, es muy difícil, si no imposible, alcanzar los objetivos propuestos. ¿Te imaginas escalar el Monte Everest sin planificación, sin entrenamiento, cuando todo está fuera de tu control? Lo mismo ocurre con el mundo empresarial.

¿Quién elabora el proceso administrativo?

Este proceso puede aplicarse a cualquier tipo de empresa y todos los miembros de la organización deben ser conscientes de su papel en el proceso. La planificación y organización de los procesos administrativos suele ser responsabilidad de las autoridades de línea que ocupan puestos jerárquicos que tienen tareas y funciones menos técnicas y más administrativas en la empresa.

¿Para qué sirve el proceso administrativo?

Como hemos mencionado, el proceso empresarial consiste en una serie de pasos (planificación, organización, gestión y control) para alcanzar los objetivos de una empresa u organización con la mayor eficacia posible.

En términos más sencillos, un proceso empresarial es una serie de pasos que nos sirve para alcanzar los objetivos propuestos. Un proceso empresarial es un proceso continuo. No se trata de completar cada paso y luego detenerse. Una vez completado un ciclo, pasamos al siguiente. Suele aplicarse a los objetivos generales de la empresa, a los objetivos específicos e incluso a los pequeños proyectos.

Henri Fayol es el inventor del proceso de gestión. A partir de él, podemos distinguir las 4 fases que componen el proceso empresarial:

• Planificación.
• Organización.
• Gestión.
• Control.

Según Fayol, estas cuatro fases son esenciales para una gestión eficaz. Todo equipo de gestión debe dominarlos e incorporarlos a cada proyecto. Sin embargo, Fayol nunca fue extremista en sus ideas y se puede leer en sus escritos cómo dejaba espacio para la flexibilidad y la adaptación. De este modo, los continuadores de la teoría clásica de la gestión han integrado, mejorado y adaptado el proceso de gestión a los diferentes tipos de empresas que han surgido en las últimas décadas.