Procedimiento a seguir cuando un cliente devuelve una compra gravada con Iva

Cuando un cliente devuelve un producto por el que se cobró IVA, la empresa debe realizar una serie de pasos para ajustar correctamente tanto las ventas como los impuestos y las demás cuentas afectadas en el momento de facturar y contabilizar la venta.

Emisión de la nota crédito.

Cuando el cliente devuelve un producto o una compra, la factura correspondiente no se anula ni se reversa, sino que se emite una nota crédito asociada a la factura para hacer los ajustes correspondientes.

Con ello queda evidencia en la contabilidad tanto de la venta realizada como de la devolución y los ajustes efectuados, pudiendo hacer un control efectivo de lo sucedido.

Se hace una sola nota crédito en la que se ajustan todas las cuentas que fueron afectadas al registrar la compra.

Lo que debe contener la nota crédito.

En la nota crédito, se debe incluir no solo el valor del producto devuelto, sino también el IVA asociado a este y las retenciones en la fuente practicadas o causadas al momento de hacer la compra.

• Se registra la disminución en ingresos (por ejemplo, debitar cuenta 4175).
• Se registra la disminución en cuentas por cobrar (debitar cuenta 130505).
• Se registra la reversión del IVA causado (debitar cuenta 2408).
• Se registra la disminución de la retención en la fuente (acreditar la cuenta 1355).
• Se ajusta el inventario al que regresan los productos devueltos (debitar la cuenta 1435).
• Se ajusta el costo de venta correspondiente a los productos devueltos (acreditar la cuenta 6135).

El software debe estar parametrizado de modo tal que todos estos ajustes se realicen automáticamente al generar la nota crédito en caso de que tenga todos los módulos involucrados en el proceso.

Declaración de IVA.

Dependiendo de cuándo ocurre la devolución de la venta, así mismo será el tratamiento que se dé a los valores declarados.

Si no se ha presentado la declaración de IVA al ocurrir la devolución.

En este caso, la devolución no tiene efecto porque al momento de presentarla, la contabilidad ya está ajustada; los ingresos y el impuesto a declarar ya están disminuidos.

Si la declaración de IVA ya se había presentado.

En este caso, en la declaración de IVA que se presente por el periodo en el cual se efectuó la devolución, se diligencia el renglón correspondiente al IVA resultante por devoluciones, que permite descontar el IVA que se había declarado, pero que fue objeto de devolución.

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