La propiedad horizontal debe contar con un presupuesto que le permita financiar los servicios que debe prestar a los copropietarios que la conforman.
¿Qué es el presupuesto de una propiedad horizontal?
El presupuesto de gastos y de ingresos es la proyección que se hace de los gastos que tendrá la propiedad en la vigencia respectiva, y de los ingresos que se necesitarán para cubrir dichos gastos.
El presupuesto permite financiar las necesidades que se prevé tendrá la propiedad horizontal en una determinada vigencia anual.
Mediante el presupuesto se busca garantizar que la propiedad tenga los recursos necesarios para que cumpla las funciones que le corresponden.
¿Quién debe elaborar el presupuesto en la propiedad horizontal?
De acuerdo con el artículo 51 de la ley 675 de 2001, le corresponde al administrador elaborar el presupuesto de gastos anual.
Dice el numeral 1 del citado artículo:
«Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.»
Luego señala el numeral 4 del mismo artículo:
«Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.»
La responsabilidad de la elaboración del presupuesto es del administrador, pero este debe elaborarlo en función de las necesidades de la propiedad horizontal. Por tal razón, es necesario consultar esas necesidades, para lo cual puede consultar con el Consejo de administración.
Además, el presupuesto debe hacerse según las instrucciones que haya dado la asamblea de copropietarios, pues esta suele tomar decisiones de inversión y mejoramiento que deben ser incorporadas en el respectivo presupuesto por parte del administrador.
En consecuencia, no es que el administrador decida por su propia cuenta qué incluir y qué no en el presupuesto, sino que debe atenerse a las necesidades de la propiedad, a las instrucciones de la asamblea y a las recomendaciones del consejo de administración.
Naturalmente, el presupuesto elaborado por el administrador es apenas un borrador que será discutido en la asamblea de copropietarios, quien podrá hacerle las modificaciones que considere oportunas.
Aprobación del presupuesto de la propiedad horizontal.
La aprobación del presupuesto es facultad de la asamblea de copropietarios, que es el máximo órgano decisorio en la propiedad horizontal.
Así lo señala claramente el numeral 2 del artículo 38 de la ley 675 de 2001:
«Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el Consejo Administrativo y el Administrador.»
El administrador elabora el presupuesto, quien lo presenta al Consejo de administración, pero quien lo aprueba o desaprueba es la asamblea de copropietarios.
La aprobación del presupuesto no puede ser delegada al Consejo de administración, pues un presupuesto implica imponer pagos a los copropietarios, y el pago de una cuota extraordinaria o el incremento de la cuota ordinaria de administración no puede ser una decisión que deba tomar el Consejo de administración.
Esta aclaración es importante porque la redacción del artículo 51 ha llevado a que algunas personas interpreten que la aprobación del presupuesto la puede hacer el Consejo de administración.
El numeral 4 señala que es función del administrador «Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración (…) el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, …», y la expresión someter a consideración no debe entenderse como una facultad del consejo de administración para aprobar el presupuesto.
En esta instancia, lo que el Consejo de administración hace es aprobar el borrador o la propuesta de presupuesto que presenta el administrador, y de allí sale la versión definitiva del presupuesto que será puesto a consideración de la asamblea de copropietarios, como expresamente lo señala el numeral 2 del artículo 28 de la ley 675, que afirma que es función de la asamblea aprobar o improbar el presupuesto de ingresos y gastos «que deberán someter a su consideración el Consejo Administrativo y el Administrador.»
Es decir que estos dos personajes (administrador y consejo de administración) se ponen de acuerdo sobre el presupuesto que han de presentar a la asamblea de copropietarios para que esta decida.
¿Qué debe contener el presupuesto?
Lo que ya se dijo: una relación de gastos e ingresos para la vigencia respectiva.
Pero esa información se debe presentar en detalle, por cada rubro, y se debe presentar cómo se financiarán los gastos presupuestados.
Esto exige hacer proyecciones respecto a los ingresos, es decir, proyectar cuánto ha de ser el monto de la cuota de administración ordinaria, y si hay necesidad de considerar cuotas extraordinarias.
El presupuesto debe incluir también el fondo de imprevistos, que no sabemos para qué podrá necesitarse, pero que puede haber necesidad de utilizar.
Informe de ejecución presupuestal.
Cada año se debe presentar un informe de la ejecución presupuestal del período anterior. Es una obligación que impone el numeral 4 del artículo 51 de la ley 675 de 2001 al administrador, quien es el ejecutor de la propiedad horizontal como su representante que es.
El presupuesto es eso, un supuesto de gastos e ingresos para un año determinado, y una vez finalizado el año hay que verificar qué fue lo que se ejecutó según lo presupuestado.
El informe de ejecución presupuestal debe ser lo suficientemente detallado para poder identificar en qué se gastó el dinero y qué dineros fueron los que se recaudaron, pues de otra forma no es posible auditar o verificar lo que se hizo en un período determinado.
El informe de ejecución presupuestal es la materia prima para elaborar y aprobar el presupuesto para la siguiente vigencia, pues es la historia de las necesidades de la propiedad horizontal, tanto las satisfechas como las pendientes por satisfacer.
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Forma de citar este artículo (APA):
Gerencie.com. (2018, abril 13). El presupuesto de la propiedad horizontal [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/presupuesto-de-la-propiedad-horizontal.html
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¿Es obligación presentar el presupuesto con la convocatoria a la Asamblea Ordinaria?
El artículo 39 de la ley 675 de 2001 no obliga a que la convocatoria esté acompañada del presupuesto, por lo que no es obligatorio, a no ser que el reglamento diga otra cosa.
Saludos
Soy miembro de un Consejo de Administración, donde el presidente no tiene mucha competencia en propiedad horizontal. Debo decir que se han excedido en varios ítems del presupuesto con gastos imprevistos que no han sido informados al Consejo. Por tal razón, yo sugerí que quien aprueba estos imprevistos o gastos no presupuestados no es el presidente, sino el Consejo. Vaya lío.
Fuera de eso, quieren convocar a una asamblea extraordinaria para complementar el déficit por lo anteriormente descrito. El presidente, nuevamente, ha propuesto un aumento en una cuota extraordinaria sin tener en cuenta la opinión de quienes somos financieros.
Acudo a su sabiduría para saber cómo hacerles entender que hay normas técnicas para realizar una asamblea extraordinaria, ya que siguen incurriendo en muchos gastos imprevistos. Adicionalmente, dichos gastos solo se autorizan con el visto bueno del presidente y sin informar al Consejo.
Por favor, necesito un consejo.
Buen día. Tengo una duda: el fondo de imprevistos, si no se necesita durante el año, ¿puede ser acumulado para el otro año o tengo que gastarlo? Agradezco su información.
Cordial saludo,
Tengo una pregunta: en una asamblea se aprobó el cobro de unas cuotas extraordinarias para la instalación de cámaras de seguridad por piso. El nuevo consejo y la administradora no realizaron ni la compra ni la instalación de dichas cámaras. Al parecer, destinaron el dinero a otras cámaras en los subterráneos o parqueaderos, sin tener en cuenta la opinión de la asamblea. ¿Es válido pedir que me sea reintegrado el dinero de esas cuotas, ya que no fue asignado para el fin que decidió la asamblea?
Buenas noches. Agradecería si alguien pudiera aclarar la siguiente duda con relación a la propiedad horizontal.
En la asamblea del 2022 se aprobó el incremento automático de la cuota mensual de administración basado en el IPC. Sin embargo, la administración asumió que este incremento también abarcaba el valor que se paga por el alquiler de los parqueaderos comunales asignados a algunos copropietarios y, por lo tanto, incrementó dicho rubro. ¿Es legal este proceder, teniendo en cuenta que lo aprobado por la asamblea fue el incremento automático de la cuota de administración?
Gracias por su amable respuesta.
Realización de traslados presupuestales a nivel de rubro en el presupuesto de egresos en propiedad horizontal.
La administradora de un conjunto residencial decidió unir en un solo recibo el pago de las cuotas ordinarias y extraordinarias. Si el propietario solo puede pagar la cuota ordinaria y no la extraordinaria que se registra en el recibo, y la administradora no accede a emitir el recibo de pago de la cuota ordinaria por separado, ¿es legal hacerlo? ¿Puede una administradora obligar a los propietarios a recibir en un solo recibo la cuota ordinaria y sumar la(s) extraordinaria(s) al mismo tiempo? Si al no hacerlo, el propietario no puede pagar su cuota ordinaria mensual, ¿no le están permitiendo el pago de su cuota ordinaria? ¿Es legal esta atribución?
En la copropiedad donde vivo, el consejo de administración autorizó a la administradora a cobrar en efectivo algunos valores de mantenimiento de áreas comunes. Por ejemplo, el cambio de la cerradura de la puerta principal fue asumido por la administración, pero las llaves y sus copias fueron cobradas a todos los inquilinos y propietarios. Igualmente sucedió con el cambio de clave de los controles del garaje, los cuales también fueron cobrados en efectivo.
¿Está bien hecho este procedimiento por parte del consejo de administración? ¿Esto implicaría que, más adelante, en mantenimiento y reparación de áreas comunes, nos cobraran en efectivo estas expensas?
Buenos días, tengo una gran duda referente a la nueva cuota de administración en propiedad horizontal. Según la administración, la cuota de expensas comunes se calcula a partir del presupuesto del año inmediatamente anterior, en comparación con el estimado de gastos para el año siguiente. Yo entiendo que la cuota de administración se basa en el gasto real ejecutado del año anterior, y que a partir de ello se elabora el nuevo presupuesto.
Agradezco me puedan colaborar al respecto.
En el presupuesto de ingresos de un conjunto residencial para la siguiente vigencia, ¿se puede incluir la utilidad del ejercicio contable del año inmediatamente anterior?
Cordial saludo:
¿Qué puedo hacer si no estoy de acuerdo con el aumento aprobado de la cuota de administración, ya que se incrementó en más del 10% en comparación con el año anterior?
Gracias.
Buenas tardes. La vigencia del presupuesto en propiedad horizontal es del 1 de enero al 31 de diciembre. En el RPH del edificio en el que resido, se establece que el presupuesto entra en vigencia el primer día del mes siguiente a la realización de la asamblea ordinaria. ¿En qué artículo de la Ley 675 se menciona la fecha de vigencia del presupuesto?