Personas naturales obligadas a facturar electrónicamente

Todas las personas naturales que tengan la obligación de expedir factura, o que lo hagan voluntariamente, deben facturar electrónicamente.

Obligación de las personas naturales de expedir la factura electrónica.

La resolución 042 de 2020 de la Dian en su artículo 8 señala que están obligados a expedir factura electrónica con validación previa los sujetos señalados en el artículo 1.6.1.4.2 del decreto 1625 de 2016.

Esto viene a significar que toda persona natural o jurídica que esté obligada a expedir factura debe hacerlo electrónicamente, pues ya no es posible hacerlo en papel.

¿Quiénes están obligados a facturar?.Personas naturales y empresas que están obligadas a expedir factura, sean o no responsables del impuesto a las ventas.

Respecto al caso particular de las personas naturales, deben facturar electrónicamente todas las que son responsables del IVA (antiguo régimen común), esto es, según el parágrafo 3 del artículo 437 del estatuto tributario, al igual que los responsables del impuesto al consumo.

Personas naturales que deben expedir factura electrónica.

Se puede decir que las siguientes personas naturales deben facturar electrónicamente:

• Quienes enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
• Quienes sean contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT.

Las personas naturales que únicamente venden productos excluidos del IVA o prestan servicios no gravados con el IVA, es decir, que no son responsables del IVA, deben facturar electrónicamente si sus ingresos son iguales o superiores a 3.500 UVT anuales.

De lo anterior se concluye que toda persona natural que en el año o en el transcurso del año tenga ingresos iguales o superiores a 3.500 UVT, sean o no responsables del IVA, debe facturar electrónicamente.

La única excepción es el caso de los contratistas del Estado, ya que el parágrafo 5 del artículo 437 del estatuto tributario eleva de 3.500 a 4.000 UVT el tope para ser responsable del IVA, de modo que, si un contratista del Estado presta servicios gravados o vende productos gravados, tiene ingresos inferiores a 4.500 UVT, no es responsable del IVA y no debe facturar electrónicamente.

Sin embargo, el numeral 3 del mismo artículo es mucho más general:

«Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4° del parágrafo 2° y parágrafo 3° del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3., del presente Decreto.»

La norma señala que toda persona que sea comerciante o ejerza una profesión liberal debe facturar, y la factura debe ser electrónica, puesto que la factura de papel ya no es una opción.

Factura electrónica en las personas naturales.

Las personas naturales que deben expedir factura electrónica en los términos ya señalados pueden hacerlo gratuitamente utilizando la herramienta ofrecida por la Dian.

Para ello, debe habilitar la facturación electrónica en este enlace y seguir los pasos indicados allí.

La persona primero debe actualizar el RUT para agregar la responsabilidad de facturador electrónico, solicitar la resolución de autorización de facturación electrónica y solicitar la firma digital desde la cuenta habilitada de facturación electrónica en la Dian.

Esta herramienta es suficiente para personas naturales que no emiten una gran cantidad de facturas y que no deben llevar contabilidad, pues si ese es el caso, lo ideal es adquirir el paquete de facturación electrónica con la misma marca del software de contabilidad que utiliza.

Topes para facturar electrónicamente.

No existen topes para facturar electrónicamente; lo que existen son los topes para ser responsables de IVA, y todo responsable de IVA debe facturar electrónicamente.

Lo que se debe verificar es si la persona natural es o no responsable del IVA o del impuesto al consumo. Si lo es, debe expedir factura electrónica.

¿Puedo dejar de facturar electrónicamente?

La facturación electrónica no es optativa, y quien esté obligado a facturar debe hacerlo, y mientras cumpla los requisitos para ser facturador electrónico, no puede dejar de facturar.

¿Me pueden exigir factura electrónica si no estoy obligado?

A quien no esté obligado a facturar electrónicamente, en principio no se le puede exigir una factura electrónica, y el adquiriente del bien o servicio debe generar un documento soporte electrónico, opción que la ley creó para cuando se adquieren bienes o servicios con personas que no están obligadas a facturar.

Sin embargo, algunas empresas, por políticas internas, exigen facturas electrónicas incluso a los que no están obligados, y el vendedor, por la necesidad de poder cobrar oportunamente, se ve obligado a facturar electrónicamente.

Factura electrónica voluntaria.

La persona que no esté obligada a facturar electrónicamente puede optar por hacerlo voluntariamente; en este caso, debe hacerlo conforme exige la norma, debiendo actualizar el RUT y solicitar la autorización de numeración de facturación electrónica correspondiente.