Al terminar el contrato de trabajo, el empleador tiene la obligación de reportar la novedad respectiva a la EPS y demás entidades administradoras del sistema de seguridad social y parafiscal.
No novedad de retiro.
El empleador es el responsable de afiliar al trabajador al sistema de seguridad social, y al terminar la relación laboral, es su obligación notificarlo al sistema para la desafiliación, si es que el trabajador no mantiene la afiliación como independiente, o no consigue un nuevo empleador que lo afilie.
Cuando se inicia la relación laboral, se hace la afiliación del trabajador, y cuando la relación laboral termina, el empleador debe notificar el retiro, que es una novedad en la PILA.
Igual obligación tiene el trabajador independiente cuando pierde su capacidad de pago; debe reportar la novedad de retiro para que el sistema conozca que no seguirá haciendo cotizaciones.
Sanción por no reportar la novedad de retiro.
Como el empleador es el responsable de notificar al sistema de seguridad social la novedad que indica el retiro del trabajador, si no lo hace, debe asumir las consecuencias señaladas en el artículo 2.2.1.1.3.5 del decreto 780 de 2016, que dice en su primer inciso:
«El empleador que no reporte dentro del mes siguiente a aquel en el cual se produce la novedad de retiro, responderá por el pago integral de la cotización hasta la fecha en que efectúe el reporte a la EPS.»
La sanción, o mejor, la consecuencia por no hacer el reporte oportuno, es la obligación de pagar las cotizaciones al sistema general de seguridad social, tanto en salud como en pensiones y riesgos laborales, hasta tanto no notifique la novedad de retiro.
Es decir que, si al empleador se le olvida reportar el retiro del trabajador y se acuerda luego de 2 o 3 meses, tendrá que pagar las cotizaciones junto con intereses moratorios hasta la fecha en que notifique el retiro.
El pago de las cotizaciones se sigue causando hasta que el empleador o el trabajador independiente notifique el retiro.
Cómo se notifica el retiro del trabajador.
El retiro del trabajador se debe hacer desde la PILA, desde donde el empleador ha estado pagando los aportes a seguridad social.
Para ello, debe diligenciar una plantilla N, específicamente de retiro, donde indicará la fecha en que se retira o se retiró el trabajador.
El empleador debe pagar los aportes a seguridad social hasta la fecha de retiro informada, y el pago debe hacerse por medio de la misma PILA, que no acepta pagos a unas entidades y a otras no, por lo que se deben pagar todas las cotizaciones asociadas a la PILA.
Cómo desafiliar al trabajador de la EPS.
El empleador no tiene necesidad de diligenciar ningún formulario ante la EPS para que proceda su desafiliación.
El pago de los aportes a seguridad social está centralizado por medio de la PILA, y al reportar la novedad de retiro por intermedio de esta, se notifica el retiro a cada una de las entidades a las que se les paga por medio de la PILA:
Recordemos que no solo se deben pagar aportes a la EPS, sino al fondo de pensiones, la ARL, la caja de compensación familiar, etc.
Todas estas entidades quedan notificadas de la novedad de retiro informada en la PILA, por lo que el empleador no debe desafiliar al trabajador en cada una de ellas.
Por último, recordemos que si no se reporta ni el pago ni la novedad de retiro a las diferentes entidades, estas suelen informar la situación a la UGPP, quien podrá iniciar un proceso de fiscalización al empleador.
Responsable de la gestión de novedades de retiro
Es responsabilidad o función de recursos humanos o talento humano, según la denominación que la empresa haya adoptado, verificar y revisar el retiro de los empleados, la desvinculación de la EPS, ARL, AFP, cajas de compensación y liquidación de prestaciones sociales para garantizar los derechos del trabajador y evitar a la empresa riesgos de auditoría por parte de las entidades que fiscalizan la seguridad social y, en general, el cumplimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social.
Obligaciones laborales de consorcios y uniones temporales
Fuero circunstancial y el fuero sindical – DiferenciasForma de citar este artículo (APA):
Gerencie.com. (2023, octubre 31). Reportar novedad de retiro al sistema de seguridad social [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/novedad-de-retiro-seguridad-social.html
Liquidador de intereses moratorios Dian
Así se liquida una empleada del servicio doméstico
Procedimiento correcto para despedir a un trabajador por justa causa
SAS – Sociedad por Acciones Simplificada
Obligados a tener revisor fiscal
Dotación
Únete a nuestro canal de WhatsApp para recibir las últimas actualizaciones
Buenas tardes,
Cordial saludo:
Resulta que yo retiré a un empleado el 1 de diciembre del año 2022. En la planilla hice la novedad de retiros, pero la caja de compensación me dice que debo noviembre. Este empleado ingresó nuevamente a la empresa con un nuevo contrato.
El tema es que solo la caja de compensación me está cobrando noviembre de 2022, pero las otras entidades, como EPS y fondo de pensiones, me dicen que al abrirse un nuevo contrato con las mismas entidades, la situación queda así y no se adeuda, y que con ellos estoy bien. ¿Por qué la caja de compensación me está cobrando ese mes si se abrió un nuevo contrato?
Gracias por lo que me puedan colaborar.
[email protected]
Si el retiro del empleado se hizo el 1 de diciembre, se supone que debió haber pagado noviembre, y si lo hizo, sólo debe acreditar el pago.
Cordial saludo:
En caso de no reportar la novedad de retiro de un trabajador, puede configurarse esto como una continuidad del contrato. Por ejemplo, si la persona se retiró en enero, pero hasta mayo del mismo año se reportó la novedad de retiro en una planilla E con el pago de intereses, ¿esto podría generar alguna obligación al empleador de generar o pagar los salarios de los meses de febrero a mayo?
Agradezco sus comentarios. Gracias.
Buenas tardes, por favor contáctame ya que tenemos el mismo caso. Mi celular es 3122060831. ¡Muchas gracias!
Buenos días,
Tengo un inconveniente: le pagué fuera de la fecha la seguridad social a un trabajador incapacitado y ahora me dicen que el sistema lo retiró por pagar fuera de la fecha. ¿Qué debo hacer? Porque ahora me dice la EPS que demora un mes para poder sacar citas.
Buenas noches. En el mes de noviembre realicé el reporte de retiro de dos empleados. En Asopagos, no generé la planilla; al intentar generar la planilla para el pago, me indican que debo hacer el pago del mes completo de los trabajadores, aunque ya reporté el retiro de estos. ¿Conocen la forma de generar la planilla que me incluya los retiros en la fecha correspondiente? Agradezco su ayuda.
Buenas tardes,
Un trabajador se retiró el 30 de noviembre de 2020. Se realizó el trámite de retiro con su respectivo pago, pero por error no se marcó la novedad de retiro en la planilla de aportes de noviembre de 2020. En su momento, no nos dimos cuenta del error. La AFP, ARL y la Caja de Compensación no hicieron reclamo. Salud Total EPS solo nos hizo el reclamo hasta noviembre de 2021. Desde entonces, todos los comunicados se han respondido adjuntando pruebas del retiro del empleado, registrado con P.E.P.
Si no realicé la marcación de retiro en la planilla de noviembre de 2020, ¿cómo se enmienda de forma legal esta situación sin necesidad de pagar? O, ¿cómo podría evitar que la EPS me cobre el total de la deuda?
¡Muchas gracias!
[email protected]
Itagüí
Por olvido, no se marcó la modalidad de retiro en diciembre de 2022. ¿Cómo puedo realizar el retiro sin pagar?
Buenas noches. Quisiera saber cómo han solucionado las personas que han recibido cobros por no haber registrado la novedad de retiro. En nuestro caso, somos una fundación con muy pocos recursos y Litigar Punto Com S.A.S., una empresa que contrata Porvenir, nos está cobrando casi 30 millones por una novedad de retiro que no se marcó en el año 2002. Según la contabilidad, hay evidencia de que se hizo todo correcto; no encontramos los documentos, pero sabemos que el error fue no hacer la novedad de retiro. Esta empresa nos amenaza con reportarnos al Ministerio de Trabajo. Hemos enviado la documentación que hemos podido, pero insisten en el pago. ¿Alguien podría ayudarme, por favor, a solucionar esto sin pagar a un abogado? Gracias.
Correo: [email protected]
Solo WhatsApp: 3143732600
Buena tarde,
Un trabajador se retiró el 30/11/2020. Nosotros realizamos todo el trámite de retiro con su respectivo pago, pero por error no se marcó la novedad de retiro en la planilla de seguridad social del mes de noviembre. Salud Total nos envió un comunicado en noviembre de 2021 por el no pago. Hemos contestado todos los requerimientos desde diciembre de 2021 hasta agosto de 2022, donde demostramos que el empleado se retiró (liquidación laboral y hasta declaración juramentada del empleado). La ARL, AFP y Caja de Compensación no cobran. Solo Salud Total nos está cobrando unos intereses de mora por ese tiempo, asumiendo que el trabajador seguía “activo”. La pregunta es: si yo pagué el valor que debí pagar en su momento por el retiro, y lo único que no realicé fue marcar la novedad, ¿existe la posibilidad, de forma legal, de enmendar esta situación sin necesidad de pagar?
Itagüí, Antioquia
¡Muchas gracias!
Buen día,
Tengo una consulta: Un trabajador se retiró de nuestra compañía en el mes de enero del año 2020. Nosotros realizamos todo el trámite de retiro con su respectivo pago, pero por error no se marcó la novedad de retiro en la planilla de seguridad social. El retiro se marcó después de que la planilla ya estaba generada y, cuando se pagó el retiro de ese trabajador, no se reflejó. En su momento, no nos dimos cuenta del error y nuestro operador de pago fue quien nos informó lo que había pasado.
Ahora, la EPS nos está cobrando una gran cantidad de dinero por ese trabajador. Mi pregunta es: si pagué el valor que debí pagar en su momento por el retiro y lo único que no realicé fue marcar la novedad, ¿existe la posibilidad de forma legal de enmendar esta situación sin necesidad de pagar, o que la EPS no me cobre el total de la deuda?
¡Muchas gracias!
Buen dia tengo una consulta o una asesoría laboral.
Yo trabajé para una entidad financiera por 11 años y en el año 2019 renuncie de forma voluntaria. Al mes siguiente debido a una situación personal no pude conseguir el trabajo que aspiraba y despues de tres meses desempleado me acerque a la caja de compensación familiar para solicitar el subsidio por desempleo. Ellos me lo negaron por estar todavía afiliado y en mora. Me comunique con la entidad empleadora y la funcionaria encargada me confirmó que ya estaba solucionado y que me enviaba los soportes los cuales nunca llegaron. Al momento que ella me escribió yo me habia mudado de ciudad con el animo de conseguir un empleo pero desafortunadamente me enfermé de COVID y estuve muy delicado. Cuando me recuperé solicite el subsidio de desempleo en la caja de compensación de esa ciudad y no me recibieron los papeles por que tenia que radicarlos en la ultima caja de compensación a la cual pertenecí. Este año habilitaron la opción de radicarlos por la pagina de la caja de compensación y lo hice. Nuevamente fui rechazado por que la certificación laboral en la fecha de terminación de contrato no coincidía con la del sistema de protección social el cual era 4 meses después. Solicité el historico de mi pension y lo que hizo el banco fue realizar el pago de 4 meses por el minimo salario que no era el mio y me quedaron los ultimos 4 meses que no trabajé cotizando sobre el minimo. No he podido solicitar el subsidio por que ellos me piden que la certificación diga la del sistema y el banco me da la certificación hasta donde trabaje realmente. He enviado correos y me he comunicado con la coordinadora de nomina y no me quieren dar solución. llevo con ese proceso 3 años y el mes que viene pierdo el subsidio que da el gobierno. Mi pregunta es: Que debo hacer ante esta situacion de negacion del banco y si bien es cierto que «El empleador que no reporte dentro del mes siguiente a aquel en el cual se produce la novedad de retiro, responderá por el pago integral de la cotización hasta la fecha en que efectúe el reporte a la EPS.» pero en mi caso lo hicieron en base a un salario que no era el mio, el banco está incurriendo en una falta? y en el caso de la pensión los ultimos 4 meses quedaron registrados con un salario mínimo eso me afecta ya que cuento con 22 años de trabajo y me falta solo la edad para pensionarme. Y como hago para hacerle responder al banco por el dinero que perdi por el error cometido por parte de ellos. gracias
La situación que usted plantea es bastante compleja y tiene varias aristas, por lo que lo indicado es recurrir al ministerio del trabajo para que investigue las irregularidades cometidas por su empleador, que son el origen del problema.
Buenas tardes. Si no tengo cómo demostrar el retiro del empleador al empleado del año 1995 y del año 1996, y el empleador fallece, además de que el empleador es su hijo, y llega un requerimiento que indica que se debe pagar, ¿es verdad o mentira?
Si el empleador no tiene como demostrar que el trabajador fue retirado, y el empleador ha fallecido, el pago de las prestaciones sociales reclamadas por el trabajador es posible, pero debe evaluarse si se ha configurado la prescripción del derecho reclamado.
Buen día,
Estoy pagando en una categoría a la que no pertenezco. Pasé de independiente a pensionado y mi cuota ha aumentado de $3,500 a $38,500 en clasificación C, cuando debería ser de $14,500 en clasificación B, ya que mi ingreso es de $4,300,000.
Ya me he comunicado dos veces con ustedes y la solución que me dieron fue que llamara a los teléfonos 3193500 o 3193600 para el área de Barranquilla. Marcando el indicativo de Barranquilla 605 y el de Bogotá 601, no hay comunicación, igual que con el 018000117006.
Necesito una solución urgente. Por favor, indíquenme teléfonos para Barranquilla o una dirección.
Gracias.
Lo sentimos, pero no podemos ayudarle con su consulta.
Buenos días:
Debo realizar el retiro de mi empleada de servicios domésticos, pero no sé a dónde, ya que lo único que tengo es el número de planilla, puesto que el pago es por oficina de Baloto.
El número es 8920054230.
Gracias.
Puede enviar una comunicación a la Superintendencia de sociedades.