Las notas débito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas emiten para realizar un ajuste contable o en las facturas, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectiva cuenta.
Modificación de los valores registrados inicialmente.
Cuando se registra una operación en la contabilidad, o cuando se emite una factura, es probable que se cometa un error, o la situación cambie, haciendo que el valor inicialmente registrado o facturado deba ser ajustado, ya sea para incrementarlo o para disminuirlo.
Las notas débito o crédito se utilizan precisamente para hacer esos ajustes y dejar constancia del ajuste y de la razón del mismo, de allí su clasificación como comprobante interno de contabilidad.
Las modificaciones que se requieran hacer a un registro contable de una compra o venta, por ejemplo, se hacen utilizando una nota crédito o débito según corresponda.
¿Qué es una nota débito?
La nota débito es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.
Este documento registra el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
La nota débito se emite cuando se incrementa el valor cobrado al cliente.
¿Qué es una nota crédito?
La nota crédito es el documento o comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta de un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación.
La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta, es decir, cuando se le disminuye el valor inicialmente cobrado al cliente.
Desde el punto de vista de la empresa, la nota débito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito significa una erogación.
Ejemplos de notas débito y crédito.
Las notas débito y crédito se utilizan para hacer ajustes a los valores facturados, en el caso de la emisión de facturas, así que supongamos la siguiente situación:
Se emite una factura por la venta de 10 productos a un valor de $30.000 cada uno, para un valor total de $300.000.
La empresa luego se entera de que cometió un error en el precio, que no era de $30.000, sino de $35.000, por lo que debe cobrar al cliente $50.000 más, lo que hace emitiendo una nota débito sobre la factura respectiva.
¿Y por qué una nota débito?
Porque el vendedor debita la cuenta en la que registró la factura. Por ejemplo, si esta se hizo a crédito, los $300.000 se registraron en el lado débito de la cuenta 1305, de modo que al cobrar otros $50.000 se ingresan también en el débito de la cuenta 1305.
En este contexto, debitar significa registrar un valor en el débito de la cuenta, siguiendo el principio básico de la cuenta T en el que existe un lado débito y un lado crédito, donde el débito representa lo que se tiene y el crédito lo que se adeuda.
Ahora supongamos que el precio del producto no era de $30.000, sino de $25.000. En este caso, al cliente se le cobró $50.000 de más, valor que se le debe devolver, lo que se hace con una nota crédito.
La misma pregunta: ¿Por qué una nota crédito?
Porque se debe acreditar la cuenta en la que se registraron los $300.000.
Cuando se hizo la venta, en la cuenta 1305 se contabilizaron $300.000 en su lado débito, pero como se cobró de más, se deben retirar de esa cuenta $50.000 para devolvérselos al cliente, lo que se hace por el lado crédito de la cuenta, y de allí que el documento que registra esa disminución se conoce como nota crédito.
Lo anterior se puede reflejar gráficamente así:
Esto desde el punto de vista de quien emite la nota crédito o débito, pues para el que la recibe es lo contrario.
Si el vendedor cobra menos, el ajuste que se haga representa un ingreso débito para el vendedor, pero para el comprador es un crédito, ya que debe pagar más.
Si el vendedor cobra más, el ajuste que haga es un crédito para el vendedor, pero un ingreso para el comprador, pues le devuelven parte de lo que cobraron.
Notas débito y crédito en la facturación electrónica.
En la facturación electrónica, las notas débito y crédito también deben ser electrónicas, y cuando se emiten se asocian directamente con la factura sobre la cual se hace el débito o crédito.
En consecuencia, si debe ajustar una factura electrónica para incrementar su valor, se emite una nota débito electrónica, y si el ajuste es para disminuir el valor de la factura, se emite una nota crédito.
Recuérdese que las devoluciones y ajustes se deben hacer mediante notas débito y crédito, ya que no es posible borrar, eliminar ni anular una factura electrónica ya emitida y validada por la Dian.
¿Quién emite las notas débito y crédito?
Las notas débito o crédito son emitidas por el vendedor que emitió la factura, pues es quien cobró de más o de menos.
Recordemos que las notas débito o crédito deben estar asociadas a la factura que se ajusta, factura emitida por el vendedor.
Diferencia entre nota débito y crédito.
La nota débito se diferencia de la nota crédito en que para quien la emite, la nota débito representa un mayor valor o ingreso, y la nota crédito representa un menor valor o un egreso.
La nota débito representa un ingreso o incremento, y la nota crédito una salida o egreso.
Twitter
Facebook
WhatsApp
LinkedIn
Forma de citar este artículo (APA):
Gerencie.com. (2022, febrero 28). Notas debito y crédito [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/notas-debito-y-credito.html
Liquidador de intereses moratorios Dian
Carta de renuncia del trabajador
¿Cuánto vale un día de trabajo en Colombia?
Compraventa de inmuebles
Liquidación del contrato de trabajo
¿Si renuncio al trabajo qué me pagan?
Únete a nuestro canal de WhatsApp para recibir las últimas actualizaciones
Gracias por compartir esta información. Saludos desde Col.
Saludos desde Gerencie.com.
Si yo hice una factura donde vendí 2,140 unidades a $1,100, pero cuando me di cuenta el valor real era de $1,700, ¿para hacer la nota de débito la hago por 2,140 x $1,700 o solo lo hago por la diferencia, es decir, 2,140 x $600?
La diferencia.
Buenas tardes,
Mi cliente generó una nota de crédito a una factura por uno de los productos facturados, pero cuando la revisó se dio cuenta de que registró el producto equivocado y la nota fue aprobada por la Dian. En ese caso, ¿es posible generar una nota de débito con el registro de la nota de crédito y luego volver a emitir la nota de crédito correcta?
Agradezco su ayuda.
Las notas de crédito no se pueden anular. Es necesario generar una nota de débito para realizar el ajuste correspondiente.
Buenos días, en el caso de que la nota de crédito haya quedado con la cantidad incorrecta, ¿qué se puede hacer para reversar? Por ejemplo, debía acreditar 20 unidades y se acreditaron 40.
Se podría anular la nota crédito y generar una nueva con el valor correcto. Sin embargo, si se trata de una nota crédito en la facturación electrónica, no se puede anular y se debe generar una nota débito para realizar el ajuste correspondiente.
Buen día para todos.
¿Cómo se procede cuando la nota de crédito afecta a una factura de un período de IVA diferente? Es decir, ¿cómo declaro ese IVA en cada período?
Ejemplo: Realizo una factura el 30 de abril (primer cuatrimestre) con su respectivo IVA y, en mayo (segundo cuatrimestre), genero una nota de crédito para esa factura del 30 de abril.
¿Cómo declaro el IVA en ambos cuatrimestres?
Agradezco a quien amablemente resuelva mi duda.
Hola. Para ayudarte a aclarar la duda, debes hacer la relación de la factura de venta y la nota de crédito en la fecha correspondiente. Es decir, si la factura de venta fue generada el 30 de abril, la relacionas en tu archivo contable tal cual, y la nota de crédito que haya sido el 20 de mayo la relacionas en la fecha correspondiente, de la misma manera. Así, el contador tomará el IVA y el gasto de abril, y en el cuatrimestre siguiente se descontará ese IVA tomado.
Espero que haya sido de ayuda.
La última explicación sobre cómo se registran las notas de débito y crédito por parte del comprador no me quedó muy clara, o creo que está al revés: “Si el vendedor cobra menos, el ajuste que haga es un crédito para el vendedor (nota de crédito), pero un ingreso para el comprador, pues le devuelven parte de lo que le cobraron”. “Si el vendedor cobra más, el ajuste que se haga representa un débito para el vendedor (nota de débito), pero para el comprador es un crédito, ya que debe pagar más”.
Revisaremos el ejemplo y el concepto. Gracias.