Mitos y verdades sobre las asambleas de copropietarios

Es frecuente escuchar en estas asambleas, así como en los días antes y en los días siguientes a ellas, afirmaciones como las siguientes. Veamos qué es cierto y qué es especulación, o como dicen: “un mito urbano”.

Lo que es cierto.

Las siguientes afirmaciones que se suelen hacer respecto a una asamblea de copropietarios son ciertas.

No es obligatorio nombrar la comisión verificadora del acta.

CIERTO. Muchas veces no se puede conformar, por falta de voluntarios, lo cual no es inconveniente en razón a que la ley 675, en el inciso segundo del artículo 47, señala: “En los eventos en que la asamblea decida encargar personas para verificar la redacción del acta…”, de modo que se puede obviar y no pasa nada, ya que no es la comisión quien aprueba el acta.

Quien no figure en el certificado de libertad, no puede actuar como propietario o asambleísta.

Cierto. Este es el único documento que demuestra la calidad de propietario; no se puede sustituir por una promesa de compraventa, ni por la escritura, ni por simplemente manifestar ser el cónyuge, si no figura en él, pues muchas veces estos documentos no se formalizan, o no se registran para su validez. No obstante, la ley determina que la asamblea estará conformada también por los delegados o representantes de los propietarios, así que cualquier familiar o tercero podrá asistir mediante poder otorgado por el titular del inmueble.

Lo que es falso.

A continuación se señala las afirmaciones que resultan ser falsas, sin fundamento legal.

Es obligatorio enviar los estados financieros y los informes con la convocatoria.

Falso. La ley 675 no lo ordena; solamente es obligatorio incluir “…una relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes”. Diferente es que la información deba a estar a disposición de quienes deseen consultarla en los horarios de la administración. Sin embargo, es costumbre (y muy sana) enviar estos informes, en espera de que sean leídos detenidamente y se consulte previamente las inquietudes, a fin de resolverlas y evitar discusiones innecesarias en las asambleas, haciéndolas más eficientes y ágiles, lo cual redunda en beneficio de una reunión tranquila y del tiempo de todos. Además, dados los costos de impresión y envío, lo menos que podemos hacer como propietarios, es estudiar esos informes.

La citación se puede realizar publicándola en los ascensores y/o cartelera(s).

Falso. “Toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios…, a la última dirección registrada por los mismos”. A manera de ejemplo, si el propietario arrendó el inmueble y suministró al administrador una dirección física o electrónica, se le debe remitir la convocatoria a la misma y no será válido dejarla en su casillero o exigir al inquilino que deba informarle.

La asamblea se puede realizar después del 31 de marzo, desde que se convoque antes de esa fecha.

Falso. En primer lugar, es preciso señalar que la ley no indica que sea antes del 31 de marzo, sino: “…dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada periodo presupuestal…”, lo cual significa que aquellas pocas copropiedades que aun manejan periodos presupuestales entre abril de un año y marzo del año siguiente, podrán hacer su asamblea ordinaria entre abril y junio, que son los tres meses siguientes al vencimiento de su periodo presupuestal.

Volviendo al punto, la ley señala: “La asamblea general se REUNIRÁ ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y, en silencio de éste, dentro de los…” (mayúsculas fuera del texto original), en una clara indicación a que la obligación es reunirse y no simplemente CITARLA.

No obstante, para evitar impugnaciones, o que la asamblea se reúna “por derecho propio”, siempre y cuando existan razones de peso, se deben expresar éstas claramente en la convocatoria a una reunión “a destiempo” o después del plazo legal, lo cual generalmente es de buen recibo y no se presentan objeciones.

Recientemente esta situación se presentó y hemos visto asambleas en los primeros días de abril, motivadas en las elecciones y “amago de revocatoria” programadas por el Gobierno Nacional para marzo y abril, por lo que muchos copropietarios estaban imposibilitados para asistir a las asambleas, en razón a que fueron seleccionados como jurados de votación (frecuente en copropiedades financiadas por el Fondo Nacional del Ahorro, en la que la mayoría de propietarios son empleados oficiales), o simplemente necesitaban el día para cumplir con su obligación y derecho a sufragar.

El presidente del consejo no puede ser nombrado como presidente de la asamblea.

FALSO. Si bien no debe ser una imposición, puesto que se debe dar libertad a postulaciones a este cargo del seno de la asamblea, es común que nadie se anime, en cuyo caso es válido que sea el presidente del consejo, o cualquier otro consejero, no siendo prohibido ni, por supuesto, ilegal.

Se debe leer y someter a aprobación el acta de la asamblea anterior.

FALSO. Este antiguo mecanismo hacía que las asambleas perdieran mucho tiempo leyendo y discutiendo los temas del año anterior, con lo que se dificultaba dar trámite a los asuntos del nuevo periodo, por lo cual se estableció un procedimiento práctico, que consiste en que una vez publicada el acta (por fijación en cartelera, o aviso a la comunidad sobre la disponibilidad de la misma) se cuenta con dos (2) meses para impugnar, de modo que vencido este plazo, si no ha sido impugnada se surte la aprobación.

Ahora se acostumbra, aunque no es necesario, presentar un informe de la comisión verificadora del acta.

El desarrollo de la asamblea no puede pasar de la media noche.

FALSO. En una reciente asamblea, el presidente de la misma invitaba a los asistentes a ser breves en sus intervenciones, pues ya era tarde en la noche y la asamblea no podía sobrepasar las 12:00 p. m., porque de ahí en adelante era inválida. No sé si lo hizo por estrategia, o simplemente porque es ciudadano chileno y en su país sea así, pero en la legislación colombiana no existe esta restricción.

Si se disuelve el quórum, se continuará la asamblea el tercer día hábil siguiente.

Falso.  No se debe confundir, o escudarse en las reuniones de segunda convocatoria, de que trata el artículo 41 de la Ley 675, que solo aplican cuando la asamblea no puede sesionar por falta de quórum, es decir que se citó y no se completó el quórum legal de más de la mitad de coeficientes, de modo que no se instaló la asamblea y, por tanto, no la hubo, a diferencia de aquellas que se inician con quórum, pero en el transcurso de su desarrollo, éste se va disminuyendo por el retiro progresivo de los asambleístas, haciendo que en determinado momento en que se solicita verificación, o se realiza alguna votación, se evidencia que ya no hay quórum, por lo cual, la asamblea se disuelve.

Así las cosas, al no haber quórum, no se pueden tomar decisiones y mal podría decidir una asamblea que ya no lo es, continuar el tercer día, o en cualquier otra fecha propuesta, por cuanto la decisión no será válida, por falta de quórum.

En conclusión, en el evento de presentarse la disolución de la asamblea, la única forma de desarrollar los puntos faltantes del orden del día será citando a una nueva reunión de asamblea, que tendrá el carácter de extraordinaria.

En las asambleas extraordinarias solo se puede tratar un tema o un punto.

Falso. Este es uno de los “mitos” más generalizados y con menos fundamento. Señala el parágrafo 1° del artículo 39 de la Ley 675/2001 que “…en la misma no se podrán tratar decisiones sobre temas no previstos es éste” (refiriéndose al orden del día).

Es por ello que se podrán incluir cuántos temas o puntos considere necesario quien la cita (administrador, consejo, revisor fiscal o propietarios) y no será procedente entonces hablar de proposiciones y varios, ni de aprobación del orden del día. Como excepción al punto de proposiciones y varios, tendríamos la asamblea extraordinaria citada para culminar el orden del día, cuando se disolvió el quórum en la ordinaria, como señalamos en el numeral anterior.

No se puede dar poder a un arrendatario para que represente a un propietario en la asamblea.

Falso. Algunos reglamentos de propiedad horizontal o de asamblea establecen la prohibición de otorgar poder a un arrendatario y algunos exigen que sea a otro propietario, lo cual es totalmente ilegal, pues atenta contra la libertad del individuo de elegir y ser elegido, en este caso: elegir quién lo represente y la ley 675 establece que este tipo de disposiciones que vulneren sus normas imperativas, se entenderán no escritas.

Se pueden delegar comisiones para que aprueben los estados financieros y/o nombren al revisor fiscal.

Falso. Estas son funciones indelegables de la asamblea. En el primer caso, se podrá nombrar una comisión para evaluar los estados financieros y presentar un informe a la comunidad, de manera que conozcan su opinión sobre la razonabilidad de los mismos y se decida si se cita a una asamblea extraordinaria para su aprobación, o se dejan para ser aprobados en la siguiente asamblea ordinaria, con los del nuevo año; en todo caso, el oficio de la Superintendencia de Sociedades No. 220-52885 del 27 de mayo de 1999 ratificó que la aprobación debe ser exclusivamente por parte de la asamblea.

En relación con el revisor fiscal, generalmente cuando se llega a este punto, ya los asambleístas están cansados y no quieren escuchar propuestas, o en ocasiones, no hay candidatos (como en la primera asamblea en que se va a nombrar el cargo) y entonces suele proponerse nombrar una comisión para que seleccione y nombre al revisor fiscal. El artículo 204 del Código de Comercio establece que el revisor fiscal, en aquellas entidades en donde sea obligatorio, así como en las que deciden voluntariamente nombrarlo, corresponderá a la asamblea general.

La copropiedad no necesita contador público.

Falso. El simple argumento de quienes dicen que no es obligatorio, se basa en que la Ley 675/2001 en ninguna parte menciona dicho cargo. ¿Pero quién ha dicho que debe mencionarlo para que sea obligatorio? Sencillamente todas las personas jurídicas están obligadas a llevar contabilidad y nadie diferente a un contador público está facultado por la ley para suscribir y certificar estados financieros. Y ni hablar de las copropiedades en la que hay revisor fiscal, el cual legalmente tampoco puede suscribir ni dictaminar estados financieros sin la certificación previa, que es exclusiva del contador, conjuntamente con el representante legal.

Algunos apartes del numeral 3.5.1 de la Orientación del Consejo Técnico de la Contaduría Pública sobre “El ejercicio profesional de la contaduría pública en entidades de propiedad horizontal señalan: Contabilidad. Obligatoriedad de llevarla. “Al mismo tema relacionado con la contabilidad de entidades sin ánimo de lucro se refirió el artículo 45 de la ley 190 de 1995 y tal obligatoriedad establece la aplicación de principios o normas generalmente aceptadas”. “…el marco jurídico de la contabilidad de la Propiedad Horizontal y las Unidades Inmobiliarias Cerradas se constituye por el Título IV del Libro Primero del Código de Comercio, los decretos 2649 y 2650 de 1993 con sus modificaciones y en lo pertinente, la ley 675 de 2001”.

No sobra recordar que a partir de enero de 2015 se deberá dar aplicación a la contabilidad simplificada para microempresas, grupo 3, establecida en las NIIF – Normas Internacionales de Información Financiera.

Lo que a veces es cierto y a veces falso.

Hay unas afirmaciones que dependiendo del contexto y las circunstancias pueden ser ciertas o falsas.

La asamblea es la máxima autoridad y puede tomar las decisiones que desee.

CIERTO y FALSO. Solo la primera parte es cierta; la segunda lo es parcialmente, puesto que las decisiones que tome la asamblea no pueden ir en contravía de las leyes, en cuyo caso no serán válidas y podrán ser impugnadas.

El inciso tercero del artículo 37 de la ley 675 de 2001 indica (subrayado fuera del texto original): “Las decisiones tomadas de acuerdo con las normas legales y reglamentarias, son de obligatorio cumplimiento para todos los propietarios, inclusive para los ausentes o disidentes, para el administrador y demás órganos, y en lo pertinente para los usuarios y ocupantes del edificio o conjunto”; a su vez, el artículo 49 señala: “Impugnación de decisiones. El administrador, el revisor fiscal y los propietarios de bienes privados, podrán impugnar las decisiones de la asamblea general de propietarios, cuando no se ajusten a las prescripciones legales o al reglamento de la propiedad horizontal”.

La asamblea puede nombrar al administrador.

Cierto en ocasiones y Falso en otras. Este ha sido un tema polémico, en el que diferentes abogados expresan opiniones diferentes; no obstante, la ley es clara y no da lugar a interpretaciones.

Veamos: En el artículo 38 de la ley 675, Naturaleza y funciones de la asamblea, señala “1. Nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente cuando fuere el caso, para periodos determinados, y fijarle su remuneración” (subrayado fuera de texto). A su vez, el artículo 50 indica: “La representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponderán a un administrador designado por la asamblea general de propietarios, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano…”.

Con lo subrayado, queda muy claro que la expresión “cuando fuere el caso” hace referencia a “cuando no exista consejo de administración”, de modo que si no hay consejo, la asamblea deberá nombrar al administrador, pero si lo hay, deberá hacerlo el consejo. Este asunto ha sido demandado y ratificado en no menos de tres ocasiones por la Corte Constitucional, de modo que no justifica ahondar en él.

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