Minuta de contrato de administración de copropiedades

Minuta o modelo de contrato a firmar entre la propiedad horizontal y el administrador que se contrate para el efecto.

Modelo de minuta de contratación.

Entre xxxxxxxx por una parte, ( Si es persona natural, identificarla con su cédula y su nombre y apellidos completos, así como su lugar de nacimiento y expresar que obra en nombre propio – Si es persona Jurídica, identificar al representante legal con su cédula, nombre y apellidos completos y expresar que obra como representante legal y a nombre de la sociedad XXXX con los datos del registro de la sociedad) quien en adelante se identifica como EL ADMINISTRADOR  y por otra XXXXXXXXXXX, (Nombre, cédula y apellidos completos ) obrando a nombre del edificio XXXXX, sometido al régimen de propiedad horizontal según escritura del     de        de,       de la notaría     de      ,  como su presidente del concejo de administración, nombrado según consta en el acta, en la reunión celebrada el xxxxxxx ) ,que en delante de identificará como EL EDIFICIO, se ha suscrito el presente contrato de servicio de administración, que se regirá por las cláusulas que se estipulan más adelante y en lo no contemplado por ellas, en lo previsto en las normas legales y el reglamento de propiedad horizontal vigentes.

PRIMERA: OBJETO El presente contrato tiene como objeto establecer  las características del servicio de administración que EL ADMINISTRADOR prestará al EDIFICIO, siguiendo las estipulaciones establecidas en la Ley y en su reglamento de propiedad horizontal. PARAGRAFO: Las pares declaran que Las políticas e instrucciones que la asamblea y el consejo den al ADMINISTRADOR para el desarrollo de sus obligaciones, y el suministro que le realicen de sitio y elementos de trabajo, son los necesarios para ello y de ninguna manera constituyen la subordinación que configura el contrato de trabajo y que no los liga ninguna relación de tipo laboral.

SEGUNDA : RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR

Son las típicas para el desarrollo eficiente de esa gestión, previstas por las normas legales, la jurisprudencia sobre el tema, el reglamento de propiedad horizontal y la sana lógica administrativa.

Sin que sean taxativas, lo que quiere decir que no son las únicas, se establecen las siguientes, respecto a los temas que cubren:

*Contratación de personal y contratistas y manejo y control

Identificar personal y contratistas,  verificar que posean experiencia para el cumplimiento de la función para la que se contratan,  contratarlos de acuerdo a las normas legales vigentes y a las atribuciones establecidas por la Asamblea y el concejo de administración, y realizar la verificación del cumplimiento mutuo de los términos legales y contractuales de sus contratos.

Cumplir con todas las estipulaciones legales civiles, comerciales y laborales relativas en estas últimas a inscripción al SGSS, vacaciones, dotaciones, cesantía, descuentos, retención en la fuente, etc.

Archivar organizadamente, de modo que resulte fácil identificar la información al buscarla, de los desarrollos con cada contratista o empleado. 

Mantenimiento

Desarrollar las obras de mantenimiento corriente, reparaciones urgentes y obras de adecuación y remodelación que se deban adelantar, de acuerdo a las políticas vigentes y a las decisiones que tome la asamblea y el concejo de administración, de modo que las instalaciones del edificio y sus equipos se mantengan operativos correctamente, para el servicio de los copropietarios.

Seguridad y aseo

Realizar las acciones necesarias y corrientes en una copropiedad, ajustadas a las normas legales y a la lógica, para mantener permanentemente la seguridad del edificio, los residentes y los bienes de ellos y de los copropietarios, a través de los medios apropiados como empresas de vigilancia debidamente autorizadas para prestar el servicio, equipos mecánicos y electrónicos, relaciones con la comunidad y las autoridades, etc., instruyendo al personal del edificio, a los contratistas y a los residentes, sobre cómo actuar para lograr ese propósito.

Fundamentalmente para efectos de seguridad pero para cualquiera que sea necesario, mantener actualizado un registro detallado de propietarios y residentes por unidad de vivienda con su respectiva identificación de modo que resulta fácil localizarlos en el momento que se requiera.

Asegurarse de que en el edificio se mantenga un perfecto aseo de pisos, paredes, patios, baños, garajes, adquiriendo para ello los materiales necesarios, dentro del presupuesto

Servicios Públicos

Realizar con las empresas de servicios públicos, autoridades y quienes sea necesario, las actividades que sean necesarias, incluidos los pagos oportunos de facturas y cobros, para que las áreas comunes y los bienes privados del edificio, cuenten con los servicios públicos necesarios para el buen vivir, en las mejores condiciones físicas y económicas posibles.

Organizar físicamente la información de los desarrollos con cada empresa, de manera independiente, manteniéndola actualizada

Registro contable

Asegurarse de que un contador con tarjeta profesional vigente y experiencia, lleve un registro ordenado y periódico de todas las operaciones que afecten la situación económica del edificio, en los términos que preceptúa la Ley, genere también oportuna y periódicamente los informes financieros como Balance, Estado de Resultados, flujo de caja, Estado de cartera  y ejecución presupuestal, con sus correspondientes notas explicativas, e informe y explique periódicamente a la administración la realidad que esos informes muestran y las perspectivas económicas del Edificio.

Vigilar que el contador cumpla oportunamente con las estipulaciones legales en materia de registro y manejo de información interna y externa y genere y le suministre oportunamente los documentos que la administración requiera para cumplir las normas, como en el caso de la retención en la fuente.

Tesorería

Preparar los pagos/transferencias que se deban realizar de acuerdo a los compromisos establecidos, hacer directamente el pago, o pasarlo a autorización o firma del tesorero.

Llevar el control estricto de los compromisos pendientes

Realizar la planeación de los pagos de acuerdo con la disponibilidad de dinero y las decisiones del concejo de administración,  manteniendo actualizado semanalmente un flujo de caja proyectado para 4 semanas adelante.

Representar al edificio para el manejo que su administración requiera, con Entidades financieras y establecer los mecanismos apropiados.

Informes al Concejo de Administración y Asamblea

Citar al menos mensualmente al concejo de administración, informarle detalladamente de los acontecimientos sucedidos que afecten la vida comunal y someter a él los casos sobre los cuales deba decir teniendo en cuenta las atribuciones definidas.

Preparar el informe anual para la asamblea ordinaria y someterlo a autorización del Consejo – incluyendo los informes financieros.

Citar la asamblea ordinaria y las asambleas extraordinarias que resulten pertinentes, en los términos estatutarios y legales vigentes, y preparar detalladamente los informes para ellas y los proyectos  a cuya decisión se sometan

Llevar de manera organizada, de la forma prescrita por las normas vigentes, las actas de las reuniones de consejo de administración y de asambleas y cumplir respecto de ellas con los mandatos de las Leyes y autoridades pertinentes

Cartera

Facturar a más tardar el 6º día hábil de cada mes las cuotas ordinarias y por servicios prestados, y los valores adeudados, siguiendo las decisiones de la Asamblea y el concejo, y vigilar que se mantenga actualizado el estado de cuenta de cada unidad de vivienda.

Realizar la gestión administrativa de cobro de cuotas atrasadas a los copropietarios y/o residentes, y siguiendo política establecida por la Asamblea/concejo y las decisiones de estos, enviarlas a cobro pre jurídico y jurídico por parte de abogado o empresa de cobro designada por esos organismos, previa suscripción del respectivo contrato.

Reglamentos

Proponer al Concejo y Vigilar la existencia de reglamentos de funcionamiento en cuanto a temas que conduzcan al más organizado, seguro, higiénico, respetuoso de las normas legales y de los derechos fundamentales y otros, de los copropietarios, residentes, contratistas, empleados y cualquier persona natural o jurídica que se relacione con el edificio.

PARAGRAFO: EL ADMINISTRADOR no responde por el desarrollo de obligaciones para el cual se requieran fondos, documentos o elementos que no le sean suministrados oportunamente por EL EDIFICIO, o cuyo cumplimiento no sea posible por causas de fuerza mayor o constreñimiento por parte de residentes, copropietarios, o contratistas, o por omisión en la actuación que se requiera por parte del concejo para que puedan ser cumplidas o la no autorización necesaria.

TERCERA: RESPONSABILIDAD DEL EDIFICIO. En desarrollo de sus obligaciones, EL EDIFICIO se compromete con EL ADMINISTRADOR a

*Suministrarle toda la información o documentos de que disponga sobre el edificio y sus residentes, copropietarios, empleados, contratistas y situación financiera y jurídica, para facilitarle el cumplimiento de sus obligaciones.

*Realizar todas las gestiones, suscripción de documentos, comparecencias que le sean posibles, para facilitarle el cumplimiento de sus obligaciones.

*Pagarle los honorarios en la cantidad, forma y oportunidades convenidas en la cláusula xxxxx

Apoyarlo en las gestiones que deba realizar con contratistas, autoridades, copropietarios, residentes, la comunidad circundante y el entorno.

*Autorizar los pagos o transferencias que someta a su aprobación, siempre que en estas se cumplan todos los requisitos internos y legales, y estén  presupuestados o si no, sean autorizados por el presidente del concejo.

*Darle a conocer las políticas de funcionamiento de la copropiedad

*Aprobar o improbar y entonces solicitar el ajuste, a los proyectos de reglamento que EL ADMINISTRADOR le presente.

CUARTA: DURACION. El presente contrato tiene una duración de un año, contado a partir del    de   de        ,es decir, hasta el     de                de       PARAGRAFO PRIMERO: No obstante lo anterior, el presente contrato podrá ser terminado unilateralmente por cualquiera de las partes, en cualquier momento, siempre que se presente un incumplimiento claro, manifestado por escrito, reiterado y no atendido, de las obligaciones  por parte de una de ellas para con la otra, debiendo en todo caso cada una cumplir con los compromisos adquiridos hasta el momento de la terminación. PARAGRAFO SEGUNDO: este contrato no tiene renovación automática y termina, sin necesidad de aviso, el día previsto según su duración. Sin embargo si la Asamblea general ordinaria de EL EDIFICIO lo decide y EL ADMINISTRADOR está de acuerdo, podrá ser renovado, por cualquier periodo, en condiciones que acuerden las partes. PARAGRAFO TERCERO: ENTREGA DE ASUNTOS PENDIENTES: En el evento de terminación del presente contrato por cualquier razón o por cualquiera de las partes, EL ADMINISTRADOR se obliga a entregar a EL EDIFICIO, los archivos ordenados y los informes financieros y de gestión y compromisos al día de la terminación, a más tardar al quinto día hábil posterior éste, so pena de incurrir en una multa a favor del EDIFICIO, obligación que EL ADMINISTRADOR acepta pagar en los cinco días hábiles siguientes, equivalente al valor de tres meses de honorarios, es decir, de $

QUINTA. TERMINACION ANTICIPADA DEL CONTRATO: Cualquiera de las partes, sin que se genere indemnización alguna para la otra y sin que sea necesario que la que lo termine manifieste la razón, podrá dar por terminado en presente contrato, avisando a la otra con al menos cuarenta y cinco (45) días hábiles de anticipación, debiendo de todos modos cumplir con las obligaciones previstas hasta el día de la terminación. PARAGRAFO: EL ADMINISTRADOR acepta, respecto a esta terminación, cumplir la obligación descrita en el PARAGRAFO TERCERO de la CLAUSULA CUARTA de este contrato.

SEXTA: PRECIO. EL EDIFICIO se compromete a pagar AL ADMINISTRADOR, por el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el presente contrato, la suma única y total de  XXXXXXXX                                $                      (más el IVA cuando haya lugar a él dependiendo de las características tributarias del ADMINISTRADOR) a más tardar el séptimo día hábil del mes siguiente a aquel en que ha prestado el servicio.

SEPTIMA: RESOLUCION DE CONTROVERSIAS. En el evento de que se presenten controversias en relación al desarrollo de este contrato, una vez formalizadas estas por escrito, se intentará resolverlas de manera directa entre las partes. De no ocurrir ello pasados 10 dias hábiles partir de la fecha de suscripción del documento que formalice las controversias, se acudirá a un amigable componedor designado dentro de los 10 días hábiles siguientes de común acuerdo por las partes, declarándose por estas, que se atenderán a su decisión, cualquiera que esta sea.

OCTAVA.NOTIFICACIONES : Las partes recibirán correspondencia y notificaciones relativas al desarrollo de este contrato, así :

EL EDIFICIO en la…………………

EL ADMINISTRADOR en la………….. 

El presente contrato se suscribe por las partes en dos ejemplares del mismo tenor, ante dos testigos, el día      de  XXXXXX de 201X 

EL EDIFICIO                                                                                      EL ADMINISTRADOR

XXXXXXXXXXXXXXX                                                                         XXXXXXXXXXXXXX

CC                                                                                                                 CC

Objeto del régimen de propiedad horizontal y que debe contener la escritura pública que la constituye