Libro fiscal en el régimen simplificado

Los responsables del régimen simplificado en el impuesto a las ventas, reclasificados como no responsables del IVA, están en la obligación de llevar un libro fiscal en lugar de contabilidad.

Contabilidad y libro fiscal en el régimen simplificado.

Desde el punto de vista tributario, los responsables del régimen simplificado no están obligados a llevar contabilidad, y en su defecto deben llevar un libro fiscal.

Contabilidad en el régimen simplificado.Obligación a llevar contabilidad en los responsables del régimen simplificado del Iva, y requisitos a cumplir en caso de llevarla.

Esta obligación está impuesta en el artículo 616 del estatuto tributario, que lo titula "libro fiscal de registro de operaciones".

Naturalmente, si la persona que pertenece al régimen simplificado, hoy llamado no responsable del IVA, lleva contabilidad en virtud de las normas comerciales, no debe llevar el libro fiscal, pues este opera como un sustituto de la contabilidad para efectos de control tributario.

Requisitos del libro fiscal.

El artículo 616 del estatuto tributario señala que el libro fiscal se debe llevar en cumplimiento de las siguientes condiciones y requisitos:

• Identificar al contribuyente.
• Estar debidamente foliado.
• Anotar diariamente las operaciones, ya sean de forma global o discriminada.
• Totalizar cada mes lo pagado en bienes y servicios.
• Totalizar cada mes los ingresos obtenidos.

Se trata de poder intensificar en forma de resumen el monto de las operaciones llevadas a cabo por la persona.

¿El libro fiscal se debe inscribir en la cámara de comercio?

El libro fiscal, como su nombre lo indica, es un libro para efectos fiscales, que no es de contabilidad ni es un libro de comercio, y en la cámara de comercio solo se registran los libros de contabilidad y de comercio.

Régimen simplificado.El régimen simplificado en el Iva hace referencia a las personas naturales que no superan los topes o montos para ser clasificados como responsables del Iva.

Adicionalmente, entre los requisitos que señala la ley para el libro fiscal, no figura que deba ser registrado en la cámara de comercio, ni siquiera en la Dian.

Sanciones por no presentar el libro fiscal.

El artículo 616, que impone la obligación de llevar el libro fiscal de operaciones diarias a los responsables del régimen simplificado, señala lo siguiente en su inciso segundo:

«Este libro fiscal deberá reposar en el establecimiento de comercio y la no presentación del mismo al momento que lo requiera la administración, o la constatación del atraso, dará lugar a la aplicación de las sanciones y procedimientos contemplados en el artículo 652, pudiéndose establecer tales hechos mediante el método señalado en el artículo 653.»

La sanción aplicable, según esta norma, es la del artículo 652 del estatuto tributario, que corresponde a la sanción por facturación.

Sanciones por facturación.Sanciones que la Dian imponen por no facturar estando obligado a ello, o por facturar sin el lleno de los requisitos de ley.

No obstante, desde hace más de 20 años, la doctrina de la Dian dispone que esta sanción no es aplicable, como lo señaló en el concepto 46572 de diciembre 7 de 1999, que reiteró en el oficio 015165 del julio 13 de 2018.

De manera que, a día de hoy, no existe una sanción para el responsable del régimen simplificado que incumpla con su deber de llevar el libro fiscal.

Libro fiscal en Excel.

El libro en Excel que hemos diseñado cuenta con una hoja por cada mes en la que se registra diariamente el valor global del movimiento al finalizar el día.

En los ingresos, por ejemplo, si el comerciante expide 20 facturas, del número 31 al 51, no se registra el valor de cada factura, sino que se suman las 20 facturas y el total resultante es el que se registra en el día correspondiente, que puede ser, por ejemplo, el 10 de septiembre.

Es importante tener claro que se deben conservar todos los soportes de los egresos que se registren, por lo que se requiere que organice un archivo por meses donde se ordenen por fechas las facturas y demás soportes que respalden los gastos que se registren en el libro fiscal.

En la portada, se deben incluir los datos de identificación del comerciante y del establecimiento de comercio. Recuerde que estos datos se toman del RUT al que todo régimen simplificado debe estar inscrito. Algunos datos pueden ser tomados también del registro mercantil si el comerciante se ha registrado en la cámara de comercio.

El libro ofrece en la portada un pequeño resumen financiero de su negocio, mostrándole los ingresos, egresos y utilidad de cada mes, para que usted tenga una visión general de cómo va su negocio.

Por último, el libro le ofrece una alerta automática con la cual le notifica en qué momento ha superado los topes para pertenecer al régimen simplificado, momento en el cual deberá considerar la posibilidad de registrarse en el régimen común.

Descargue aquí el libro fiscal en Excel.

Importante: No debe escribir en las celdas que contengan fórmulas. Por seguridad, estas celdas están protegidas. La clave para desprotegerlas es 111.

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