Funciones del administrador provisional de la propiedad horizontal

El administrador provisional de la propiedad horizontal debe cumplir las mismas funciones que el administrador en propiedad, debido a que la ley 675 de 2001 no definió unas funciones especiales para el administrador provisional, así como tampoco limitó sus facultades en relación a las que la ley 675 le ha impuesto al administrador en propiedad.

El artículo 52 de la ley 675 de 2001 contempla la figura del administrador provisional, que aplica para los casos en que no se hayan enajenado suficientes bienes privados que alcancen por lo menos el 51% de los coeficientes de copropiedad horizontal, pero no dice nada más respecto a sus funciones y facultades por lo que se debe aplicar la norma que regula estos aspectos, en especial el artículo 51 de la ley 675 de 2001.

En consecuencia, el administrador provisional tiene las siguientes funciones:

• Convocar asambleas y presentar informes financieros: Organizar reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a aprobación el inventario, balance general y presupuesto anual, incluyendo primas de seguros.
• Gestionar libros y correspondencia: Mantener los libros de actas y registro de propietarios y residentes, además de atender la correspondencia del edificio o conjunto.
• Informar sobre actas: Comunicar a los propietarios y residentes las actas de la asamblea general y del consejo de administración, si existe.
• Preparar y presentar informes financieros al Consejo: Elaborar y someter al Consejo de Administración las cuentas anuales, informes para la Asamblea General, presupuestos, balances y su ejecución.
• Administrar la contabilidad: Llevar la contabilidad del edificio o conjunto bajo su responsabilidad.
• Gestionar bienes desagregados: Administrar y destinar los bienes desagregados conforme a lo autorizado por la asamblea general y el reglamento de propiedad horizontal.
• Cuidar y administrar bienes comunes: Supervisar y gestionar los bienes comunes según las facultades y restricciones del reglamento de propiedad horizontal.
• Cobrar y recaudar obligaciones financieras: Recibir cuotas ordinarias y extraordinarias, multas y otras obligaciones financieras, incluyendo acciones judiciales si es necesario.
• Registrar reformas y actos legales: Formalizar y registrar las modificaciones al reglamento de propiedad horizontal y otros actos legales de la persona jurídica.
• Representar legalmente a la entidad: Actuar como representante judicial y extrajudicial de la persona jurídica, otorgando poderes especiales cuando sea necesario.
• Notificar sanciones a propietarios: Informar a los propietarios sobre sanciones impuestas por la asamblea general mediante los medios establecidos en el reglamento.
• Aplicar sanciones por incumplimiento: Hacer cumplir las sanciones por incumplimiento de leyes y reglamentos una vez sean definitivas.
• Emitir paz y salvo al cambiar de propietario: Proporcionar un documento de paz y salvo de cuentas cuando haya un cambio de titularidad de un bien particular.
• Otras funciones legales y reglamentarias: Cumplir con las demás funciones establecidas por la ley, el reglamento de propiedad horizontal y las definidas por la asamblea general de propietarios.

El administrador provisional debe convocar la realizar asamblea anual, debe presentar presupuesto, puede cobrar multas, etc., porque aun cuando no se hayan vendido todos los bienes privados, quienes ya son copropietarios están pagando la respectiva cuota de administración y la administración deberá rendir informes de la gestión presupuestal, y en general, de todos los aspectos que conciernen a la copropiedad.