Para la liquidación de las prestaciones sociales se utilizan unas fórmulas que nos permiten determinar el monto a pagar según el salario y el tiempo respecto al cual se va a liquidar cada concepto o prestación.
Las prestaciones sociales se componen de los siguientes conceptos:
- Prima de servicios.
- Cesantías e intereses sobre cesantías.
- Gastos de entierro del trabajador.
Las vacaciones no forman parte de las prestaciones sociales, pero por costumbre se incluyen allí, ya que es preciso hacer la provisión receptiva cada vez que se liquida la nómina.
La dotación es una prestación social, pero no existe una fórmula para liquidarla, ya que la dotación se da en especie sin que la ley haya fijado un valor, y el precio de la dotación depende de cada empresa.
Para efectos ilustrativos se presentan las fórmulas utilizadas en los conceptos que normalmente se liquidan mensualmente o quincenalmente (al final puede descargar un archivo de Excel con estas fórmulas).
| Prestación. | Fórmula. |
| Prima de servicios | (Salario mensual * Días trabajados)/360 |
| Cesantías | (Salario mensual * Días trabajados)/360 |
| Intereses sobre cesantías | (Cesantías * Días trabajados * 0,12)/360 |
| Vacaciones | (Salario mensual básico * Días trabajados)/720 |
La base del cálculo de estos conceptos que aquí hemos denominado salario mensual es la sumatoria de todos los pagos recibidos por el trabajador y que constituyen salario, como es el caso de las comisiones, trabajo extra, recargos nocturnos, dominicales y festivos.
Se pueden excluir de la base aquellos pagos que se hayan pactado como no constitutivos de salario, considerando que estos pagos no son constitutivos de salario están sometidos a un límite legal.
Para el caso de la prima de servicios y las cesantías se incluye también el auxilio de transporte. Este no se incluye para el cálculo de las vacaciones, puesto que en vacaciones el trabajador no tiene derecho al auxilio de transporte por no utilizarlo.
En las fórmulas con las que se liquidan las prestaciones sociales encontramos la variable días trabajados, que corresponde al periodo de tiempo por el cual se liquidan las prestaciones.
Recordemos que las prestaciones sociales se pagan por tiempo laborado. Por ejemplo, la prima de servicios corresponde a un mes de salario por cada año trabajado, al igual que el auxilio de cesantías.
En consecuencia, cuando se liquida el auxilio de cesantías, por ejemplo, debemos indicar a cuánto tiempo trabajado corresponde, si a un año de trabajo, 6 meses, o los que sean.
Es así porque el trabajador tiene derecho a las prestaciones sociales, cualquiera que sea el tiempo que lleve laborando, que puede ser menor a un año.
Téngase en cuenta que, en el caso de la prima de servicios, esta se debe liquidar en dos partes, una en junio y otra en diciembre, así que los días trabajados no pueden ser superiores a 180, pues se deben liquidar y pagar cada 6 meses.
Descargue hoja de cálculo en Excel para liquidar las prestaciones sociales.
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Para las provisiones de cesantías, prima e intereses a cesantías en periodo de vacaciones, se tiene en cuenta de forma normal el auxilio de transporte, ¿o proporcional a los días laborados? Puesto que en vacaciones no se tiene auxilio de transporte. ¿Es así?
Para el cálculo de las prestaciones sociales se incluye el auxilio de transporte, el que se haya pagado, y si estuvo de vacaciones, solo se tiene en cuenta el auxilio que se pagó por los días efectivamente laborados.