Toda propiedad horizontal debe constituir un fondo de imprevistos en los términos del artículo 35 de la Ley 675 de 2001, con el fin de poder atender y financiar las obligaciones, obras o expensas que se presenten de forma imprevista e intempestiva.
Finalidad del fondo de imprevistos.
La propiedad horizontal debe tener los recursos necesarios para atender adecuadamente cualquier eventualidad, pues de no ser así, se compromete el normal funcionamiento de cualquier conjunto.
En caso de cualquier accidente, contingencia o daño interno intempestivo, la administración debe actuar de inmediato, y para ello debe tener recursos siempre disponibles.
El conjunto no se puede dar el lujo de esperar a que se reúna una asamblea extraordinaria para que autorice el cobro de cuotas extraordinarias, para reparar un daño en una tubería que está inundando el conjunto, por ejemplo.
Financiación del fondo de imprevistos.
Dispone la ley que el fondo de imprevistos se debe financiar o constituir al menos con el 1% sobre el total de los recursos del presupuesto para cada año.
«La persona jurídica constituirá un fondo para atender obligaciones o expensas imprevistas, el cual se formará e incrementará con un porcentaje de recargo no inferior al uno por ciento (1 %) sobre el presupuesto anual de gastos comunes y con los demás ingresos que la asamblea general considere pertinentes.»
La ley obliga a destinar por lo menos el 1% del presupuesto para el fondo de imprevistos, y la asamblea de copropietarios queda facultada para incrementar ese porcentaje o para destinar otro tipo de ingresos para incrementar el fondo de imprevistos.
Precisión.
Es importante precisar que la norma habla de incrementar el presupuesto por lo menos en el 1%, es decir que si el presupuesto es de %100, este debe ser incrementado en $1, quedando en $101, que es distinto a tomar $1 de $100, pues entonces el presupuesto para los otros fines quedaría en $99.
Monto del fondo de imprevistos.
La ley no exige un monto mínimo del fondo de imprevistos; lo que permite la ley es dejar de financiar o incrementar ese fondo cuando este alcance un monto igual al 50% del presupuesto del año respectivo.
«La asamblea podrá suspender su cobro cuando el monto disponible alcance el cincuenta por ciento (50%) del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año.»
Ejemplo:
En el año 2018 se aprobó un presupuesto de $100.000.000. Ese monto se debió incrementar en un 1% ($1.000.000) para financiar el fondo de imprevistos.
En el año 2019, el presupuesto es de $120.000.000, y el fondo de imprevistos tiene $62.000.000. En tal caso, no se requiere destinar el 1% al fondo de imprevistos, por cuanto ya supera el 50% del total del presupuesto.
Cada año hay que hacer la verificación correspondiente para determinar si hay o no necesidad de financiar el fondo de imprevistos.
Naturalmente, la asamblea de copropietarios puede autorizar seguir financiando el fondo de imprevistos hasta más allá del 50%, pues, como dice el adagio popular, es mejor que sobre y no que falte.
Destinación o uso del fondo de imprevistos.
Como su nombre lo indica, y ya se expuso, los recursos del fondo de imprevistos sólo se pueden destinar para atender asuntos imprevistos y contingencias que se presenten en el conjunto, tales como reparaciones por daños que se presenten o pagar alguna demanda, etc.
Los recursos del fondo de imprevistos no se deben utilizar para realizar obras adicionales, como por ejemplo, el conjunto que quiere cubrir y calentar la piscina. Esos son proyectos de inversión que se deberían financiar con cuotas extraordinarias.
No se debe perder de vista que el fondo de imprevistos no puede ser privado de los recursos utilizándolos en asuntos «previstos» o planeados.
Se podría hacer en los casos en que el fondo de imprevistos supera el tope mínimo exigido por la ley, es decir, cuando represente más del 50% del presupuesto del respectivo año, pero con la aprobación de la asamblea de copropietarios.
¿Quién maneja el fondo de imprevistos?
El administrador es el ejecutor de la propiedad horizontal, por tanto, a este le corresponde ejecutar los recursos según las necesidades del conjunto, pero tratándose del fondo de imprevistos, la ley dispone que:
«El administrador podrá disponer de tales recursos, previa aprobación de la asamblea general, en su caso, y de conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal.»
No significa esto que el administrador no pueda comprar un tubo o una herramienta sin el previo consentimiento de la asamblea, pues entonces el fondo no tendría objeto de existir, sino que se debe entender que tal situación ha de obedecer a los asuntos distintos a los imprevistos que requieren ser solucionados de inmediato, para los cuales la administración debe tener una especie de caja menor para su disposición inmediata.
Un asunto es arreglar un techo que se cayó y otro asunto es reparar la fachada del conjunto, por colocar un ejemplo. En el primer caso, el administrador puede hacer uso de los recursos del fondo de imprevistos inmediatamente, pero en el segundo no porque no es un imprevisto que requiera atención urgente.
Fondo de imprevistos y cuotas extraordinarias.
Dice el parágrafo único del artículo 35 de la Ley 675 de 2001 que, mientras existan recursos en el fondo de imprevistos, no se puede cobrar una cuota extraordinaria para atender un imprevisto:
«El cobro a los propietarios de expensas extraordinarias adicionales al porcentaje del recargo referido, solo podrá aprobarse cuando los recursos del Fondo de que trata este artículo sean insuficientes para atender las erogaciones a su cargo.»
Supongamos que se derrumbó el alcantarillado interno del conjunto y repararlo cuesta $50.000.000. Mientras esa plata esté en el fondo de imprevistos, no se pueden cobrar cuotas extraordinarias.
Las cuotas extraordinarias se pueden cobrar para obras o asuntos que no sean imprevistos, como por ejemplo, para el mejoramiento o embellecimiento del conjunto.
Contabilidad en la propiedad horizontal
Manejo de parqueaderos en la propiedad horizontalForma de citar este artículo (APA):
Gerencie.com. (2019, septiembre 6). Fondo de imprevistos en la propiedad horizontal [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/fondo-de-imprevistos-en-la-propiedad-horizontal.html
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Federico, si bien se utilizaron los recursos del fondo de imprevistos para cubrir en ese momento la reparación de la motobomba, por ser una urgencia manifiesta, la póliza de seguros de los bienes comunes esenciales y no esenciales cubre este tipo de siniestros, siempre y cuando a la motobomba se le esté realizando el mantenimiento periódico preventivo, ya que, de no ser así, la compañía aseguradora no cubrirá dicha eventualidad.
Una vez que se proceda con la reclamación correspondiente y se reciba el dinero de la aseguradora, se consignarán dichos recursos en el fondo de imprevistos.
El fondo de imprevistos se utilizó para el arreglo de la motobomba del edificio. En ese momento, no había fondos disponibles para el arreglo, por lo que se pidió una cuota extraordinaria por apartamento. Sin embargo, ahora ya hay fondos suficientes para reponer el dinero que se gastó del fondo de imprevistos. La utilización del fondo se discutió en una asamblea. ¿Es necesario o se puede volver a reponer el monto que se gastó en el arreglo de la motobomba?
Federico, si bien se utilizaron los recursos del fondo de imprevistos para cubrir en ese momento la reparación de la motobomba, por ser una urgencia manifiesta, la póliza de seguros de los bienes comunes esenciales y no esenciales cubre este tipo de siniestros, siempre y cuando a la motobomba se le esté realizando el mantenimiento periódico preventivo, ya que de no ser así, la compañía aseguradora no cubrirá dicha eventualidad.
Una vez que proceda la reclamación correspondiente y se reciba el dinero de la aseguradora, se consignarán dichos recursos en el fondo de imprevistos.
Cordial saludo:
Entendiéndose que la copropiedad es una entidad sin ánimo de lucro y no debe generar excedentes, pero en la práctica, una copropiedad viene generando dichos excedentes por una u otra razón. Hoy ya se aprobó en asamblea destinarlos específicamente para una obra que iniciará en 6 meses. ¿Puede la copropiedad, con esos valores, constituir mientras tanto un CDT? ¿O eso genera alguna implicación legal, por lo ya mencionado de su condición de entidad sin ánimo de lucro? Agradezco sus valiosos aportes.
Si obtenemos pérdida en un ejercicio contable, ¿es obligación aumentar el fondo de imprevistos?
Cecilia, el fondo de imprevistos se aumenta mes a mes con el recaudo de la cuota ordinaria y su correspondiente traslado a la cuenta bancaria destinada para tal fin; por lo tanto, esto no debe afectar el estado de resultados. Ahora bien, si la PH tiene excedentes en el periodo, se podrá realizar la respectiva reserva para el fondo de imprevistos, la cual debe ser aprobada previamente por la asamblea de propietarios.
También le recuerdo que, para la contabilización de la reserva, se deberán disminuir los excedentes que se generen en el respectivo período.