Factura de venta

La factura de venta es un documento en el que consta la venta de un producto o la prestación de un servicio.

Definición de factura.

La factura es un documento legal que detalla los productos o servicios adquiridos por el comprador, el valor que se paga por ellos, el medio o modo de pago, y el plazo para el pago, que puede ser de contado o financiado.

La factura de venta se convierte en el soporte o la evidencia de la existencia de la transacción comercial llevada a cabo entre el comprador y el vendedor, y las condiciones de esta.

La factura es un documento de relevancia para distintas necesidades como contables y fiscales, y que contiene un derecho, tanto para el vendedor como para el comprador.

¿Quién elabora la factura de venta?

La factura de venta debe ser elaborada por el vendedor o prestador del servicio, quien es el proveedor de los productos o servicios vendidos.

¿Cuándo se emite la factura de venta?

La factura de venta se emite cuando el proveedor vende un producto o un servicio, pero en la legislación colombiana no siempre es obligatorio emitir la factura, obligación que recae, para efectos fiscales, sobre los contribuyentes que expresamente la norma tributaria dispone.

¿Quiénes están obligados a facturar?.Personas naturales y empresas que están obligadas a expedir factura, sean o no responsables del impuesto a las ventas.

Sin embargo, la factura, al ser un documento eminentemente comercial, toda vez que en ella consta la transacción comercial, está regulada por el código de comercio, en especial lo relacionado a su condición de título valor y los requisitos que debe cumplir para que tenga tal calidad, temas regulados a partir del artículo 772 del código de comercio.

¿Cómo se hace la factura de venta?

La factura de venta se hace diligenciando los datos necesarios en un documento, que puede ser físico (de papel) o electrónico, dependiendo de las regulaciones al respecto.

Actualmente, la factura es elaborada haciendo uso de soluciones electrónicas de escritorio o en la nube, donde solo hace falta diligenciar los valores predefinidos en ella.

Facturación electrónica.Personas y empresas que están obligadas a expedir factura electrónica, procedimientos y requisitos para expedirla.

Contenido de la factura de venta.

Cualquiera que sea el formato o medio utilizado para emitir la factura, este debe contener, como mínimo, lo siguiente:

• La denominación expresa de factura de venta.
• Nombre o razón social de quien emite la factura.
• Número de identificación del emisor de la factura.
• Nombre o razón social del adquiriente, comprador o cliente.
• Número de identificación del adquiriente.
• Fecha de expedición de la factura.
• Un número que debe corresponder a un sistema consecutivo de numeración.
• Descripción de los productos o servicios adquiridos.
• Precio de los productos o servicios adquiridos.
• Fecha de vencimiento o pago de la factura.

Además, la norma fiscal colombiana exige que la factura contenga lo siguiente:

• Resolución de autorización de numeración.
• Condición de agente retenedor de IVA.
• Impresos de la factura cuando es de papel.
• Detalle de los impuestos y retenciones aplicadas.

Por último, se requiere la firma del emisor de la factura, que al ser de papel es autógrafa, y cuando es electrónica, la firma también debe ser electrónica.

¿Quién debe firmar la factura de venta?

La factura de venta debe ser firmada por su creador (vendedor) y por el comprador como señal de aceptación de la factura, aunque no necesariamente se requiere su firma en razón a que existe la aceptación tácita. Cuando la factura es de contado, para su validez no requiere ser firmada por el comprador, ya que la factura de venta al contado no constituye un título valor al no representar ningún derecho en favor del vendedor.

Aceptación tácita de la factura.La aceptación tácita de la factura se produce cuando el comprador o adquiriente no la rechaza en un término de 3 días hábiles.

¿Cuál es la importancia de la factura de venta?

La factura es la evidencia o prueba de que se ha realizado una transacción económica, la cual debe ser registrada en la contabilidad y debe ser declarada fiscalmente; por lo tanto, es necesaria su existencia.

Además, la factura constituye un título valor en favor del vendedor cuando la venta se ha realizado a crédito, de modo que el vendedor puede cobrar el valor de la factura mediante un proceso ejecutivo en caso de que este no pague en el plazo estipulado.

La factura, al ser un título valor, puede ser endosada a un tercero, lo que es útil para la venta de cartera (factoring).

Por último, la factura es importante para el cliente o comprador para efecto de la garantía de los productos comprados, puesto que la factura es la prueba de que ha comprado el producto del que pretende hacer efectiva la garantía. Sin la factura, no es posible ninguna reclamación.

¿Cuándo se vence una factura de venta?

La factura se vence cuando se cumple el plazo para pagar el valor facturado, y en el caso de la factura de contado, nace vencida, pues el plazo para pagarla es el mismo día en que se emite.

Lo anterior es distinto a la prescripción de la factura, que se cuenta a partir de su vencimiento y ocurre a los 3 años.

El vencimiento de la factura significa que expira el plazo que tiene el comprador para pagar, y de ahí en adelante entra en mora.

La prescripción de la factura implica que el emisor o tenedor de la factura no pueda reclamarla judicialmente por haber dejado transcurrir el término de los 3 años contados desde el vencimiento de la factura.

En otras palabras, el vencimiento de la factura es lo que habilita al vendedor para que ejecute judicialmente al comprador moroso, para lo cual cuenta con un término de 3 años.

No se puede ejecutar al comprador si la factura no ha vencido, pues no presta mérito ejecutivo al no ser exigible, ya que se hace exigible solo cuando se cumple el plazo para hacer el pago y este no se hace; por lo anterior, el vencimiento de la factura resulta relevante.

¿Cuándo prescribe una factura de venta?

La factura de venta es un título valor y, como tal, prescribe a los 3 años de su vencimiento, tema desarrollado en el siguiente artículo.

Prescripción de los títulos valores.Cuando no se ejerce oportunamente el derecho que incorpora un título valor, la acción cambiaria respecto al título valor prescribe.

No existe una norma que de forma expresa contemple la prescripción de la factura de venta, pues esta es un título valor y, por lo tanto, la norma contempla la prescripción del título valor en general.

¿Qué tipos de factura de venta existen?

La factura de venta es una sola, en la cual consta la venta de un producto o la prestación de un servicio, pero pueden existir distintas clases según sus particularidades, como:

• Factura de contado.
• Factura a crédito.
• Factura de papel.
• Factura electrónica.
• Factura por computador.

Todas estas facturas deben tener el mismo contenido y cumplir los mismos requisitos, por lo que no se puede hacer una diferenciación clara entre ellas para que sean de diferente tipo o clase.

¿Cómo identificar una factura de venta?

La factura de venta se identifica porque tiene un título o leyenda que indica que se trata de una factura de venta, y además contiene el detalle o resumen de los productos o servicios que se han vendido.

¿La factura de venta es distinta a la factura de compra?

La factura de compra no existe como tal; solo existe la factura de venta, que para el comprador se convierte en la factura de compra, en la cual constan los productos o servicios que ha comprado y que el vendedor le ha vendido.

Por ello, algunas legislaciones utilizan la denominación factura de compraventa en lugar de factura de venta, pero en realidad solo existe la factura de venta emitida por el vendedor, sin que el comprador deba elaborar otra factura, pues sería duplicar la información de una misma transacción económica, y por ello se emite copia de la factura de venta al comprador, ya que solo puede haber una factura, la de venta.

¿Qué pasa si se vende sin factura?

Cuando se vende sin factura, no queda evidencia ni soporte de la transacción comercial realizada, y por ello mismo es ilegal y conlleva a que el Estado imponga severas sanciones.

Sanciones por facturación.Sanciones que la Dian imponen por no facturar estando obligado a ello, o por facturar sin el lleno de los requisitos de ley.

Además, al venderse sin factura, el comprador no puede reclamar nada porque no cuenta con un documento que le permita demostrar que ha comprado un determinado producto a un determinado proveedor. Si no hay factura, no hay evidencia del producto comprado ni del vendedor. Es algo que no se podrá probar, lo que imposibilita cualquier reclamo ante la justicia.

¿Cuál es el plazo máximo para facturar?

La factura se debe emitir el mismo día en que se hace la transacción, y por lo general, debería ser simultánea con la realización de la transacción, puesto que el producto no se entrega hasta tanto se haya generado la factura.

Sin embargo, cuando hay problemas técnicos que impiden la facturación oportuna, se permite un plazo razonable para emitir la factura, y en el caso de la legislación colombiana, no contempla un plazo determinado, el cual en todo caso debe ser razonable y justificado para evitar una sanción por no facturar.

¿La factura se emite antes o después del pago?

Por regla general, la factura se emite antes de hacer el pago, puesto que la factura es el soporte que sirve para cobrar al cliente.

Así mismo, el producto se entrega luego de haber emitido la factura y se ha recibido el pago, excepto si se trata de una venta financiada, caso en el cual el producto se entrega luego de facturado.

Cuando se trata de ventas en línea, la factura se hace luego de procesado el pago, puesto que solo culminado ese proceso el vendedor tiene la información necesaria para emitir la factura.