Cuando el trabajador se incapacita laboralmente, recibe un auxilio económico por el tiempo que dure la incapacidad. ¿Quién debe pagar ese auxilio por incapacidad?
- Pago de incapacidades por parte del empleador.
- Ingresos del trabajador en períodos de incapacidad.
- Trámite del reconocimiento de la incapacidad laboral le corresponde al empleador.
- Pago de las incapacidades laborales por parte de la EPS.
- Término que tiene la empresa para solicitar el reembolso de las incapacidades y licencias.
Pago de incapacidades por parte del empleador.
En todos los casos, el empleador es quien debe pagar las incapacidades al trabajador, y el empleador las cobra luego a la EPS o a la ARL, según si la incapacidad es de origen común o laboral. La EPS o la ARL reembolsan al empleador las incapacidades que hayan pagado a sus trabajadores.
Cuando el trabajador tiene una incapacidad laboral, el contrato de trabajo no se suspende, y por tanto el empleador o la empresa tienen la obligación de seguir pagando el salario del trabajador.
Lo que ocurre es que, cuando el trabajador está incapacitado, el salario es sustituido por el auxilio económico a cargo del sistema de seguridad social, al que el trabajador está afiliado y por el que tanto el trabajador como el empleador han pagado.
Ingresos del trabajador en períodos de incapacidad.
Las incapacidades no suspenden el contrato de trabajo, y en ese sentido, el trabajador debe seguir obteniendo los ingresos necesarios para su subsistencia, lo que obliga a que las incapacidades del trabajador sean pagadas directamente por el empleador cuando liquide la nómina, independientemente de que la EPS haya o no reconocido la incapacidad laboral.
Debemos recordar lo que ha dicho la Corte Constitucional en varias sentencias de tutela, como la T-140 de 2016:
«No obstante, tratándose de incapacidades laborales la Corte ha entendido que estos pagos se constituyen en el medio de subsistencia de la persona que como consecuencia de una afectación en su estado de salud ha visto reducida la capacidad de procurarse por sus propios medios los recursos para su subsistencia y la de su familia.»
En ese sentido, el trabajador no puede ser privado del sustento que deriva de su relación laboral, que al no estar suspendida, le corresponde al empleador garantizar ese sustento sin que pueda sustraerse a esa obligación argumentando que no puede pagar hasta que la EPS reconozca la incapacidad.
Trámite del reconocimiento de la incapacidad laboral le corresponde al empleador.
El reconocimiento de las incapacidades médicas está a cargo del sistema de seguridad social, que puede ser la EPS si se trata de una incapacidad de origen común o la ARL si se trata de una incapacidad de origen laboral, y para ese reconocimiento se requiere hacer un trámite que no le corresponde al trabajador, sino al empleador.
Así lo señala expresamente el artículo 121 del decreto 19 de 2012 o ley anti trámite:
«Trámite de reconocimiento de incapacidades y licencias de maternidad y paternidad. El trámite para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser adelantado, de manera directa, por el empleador ante las entidades promotoras de salud, EPS. En consecuencia, en ningún caso puede ser trasladado al afiliado el trámite para la obtención de dicho reconocimiento.
Para efectos laborales, será obligación de los afiliados informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia.»
La única obligación del trabajador es reportar a su empleador la incapacidad médica o la licencia de maternidad o paternidad para que este gestione el reconocimiento y pago ante la EPS.
Pago de las incapacidades laborales por parte de la EPS.
Ha quedado claro que el empleador debe pagar las incapacidades al trabajador, y que luego el empleador debe gestionar ante la EPS el reconocimiento y pago de esas incapacidades y licencias, debiendo la EPS hacer el pago una vez las reconozca y legalice.
El parágrafo del artículo 2.2.3.4.3 del decreto 780 de 2006 señala:
«Los aportantes no podrán deducir de las cotizaciones en salud los valores correspondientes a incapacidades por enfermedad general, licencias de maternidad o paternidad.»
La EPS paga directamente al empleador o al trabajador independiente las incapacidades médicas y licencias reconocidas, y el empleador luego solicita el reembolso a la EPS.
Anteriormente, las empresas se descontaban esos pagos de los aportes o cotizaciones a la EPS que hacían mensualmente, lo que ahora no es posible.
Término que tiene la empresa para solicitar el reembolso de las incapacidades y licencias.
Hasta aquí ha quedado claro que la empresa o empleador paga las incapacidades laborales y licencias a sus trabajadores, y luego la EPS le reembolsa el valor pagado, o lo que reconozca por esos conceptos. Ese reembolso se debe hacer en un término perentorio, porque de lo contrario prescribe.
El artículo 28 de la ley 1438 de 2011 señala al respecto:
«El derecho de los empleadores de solicitar a las Entidades Promotoras de Salud el reembolso del valor de las prestaciones económicas prescribe en el término de tres (3) años contados a partir de la fecha en que el empleador hizo el pago correspondiente al trabajador.»
La empresa tiene 3 años para gestionar el reconocimiento y pago de lo que haya pagado a sus trabajadores por concepto de incapacidades laborales y licencias de maternidad y paternidad.
Modalidades de contratos de trabajo
Base para liquidar aportes a seguridad socialForma de citar este artículo (APA):
Gerencie.com. (2023, abril 24). Quién paga las incapacidades laborales del trabajador [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/el-empleador-paga-y-tramita-las-incapacidades-y-licencias.html
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Ernesto Piedrahita. Abogado laboral. WhatsApp: 313-8830983. NOTA: Respondo de manera gratuita a un máximo de 2 preguntas o inquietudes que me hagan en temas laborales, escribiendo a mi WhatsApp o llamando a mi número de celular. Realizo asesorías en contratos laborales, liquidación de prestaciones sociales, licencias, permisos, despidos con o sin causa justa, y en indemnizaciones laborales.
Si el colaborador se incapacita antes de cumplir el periodo de 4 semanas de cotización, el empleador debe pagar igual las incapacidades, a pesar de que la EPS no las va a cubrir.
El empleador debe pagar las incapacidades laborales a sus trabajadores, incluso si no se ha cumplido el periodo de cotización mínimo ante la EPS. Esto es así porque la obligación del pago recae en el empleador y no en la EPS, que solo reembolsa cuando se cumplen ciertos requisitos.
La ley establece que para que haya lugar al reconocimiento y pago de las prestaciones económicas por parte de la EPS, es necesario haber cotizado un mínimo de cuatro semanas antes del inicio de la incapacidad. Sin embargo, esto no exime al empleador de su responsabilidad contractual con el trabajador.
En consecuencia:
– El trabajador tiene derecho a recibir el pago correspondiente durante su incapacidad.
– La empresa asume los costos sin posibilidad de reembolso por parte de la EPS si no se cumple con el tiempo mínimo requerido.
Esto implica una carga financiera adicional para los empleadores que deben gestionar adecuadamente estos pagos mientras dure la incapacidad del trabajador.