Acta de inicio de los contratos estatales – Firma

Luego de que la entidad estatal haya efectuado el proceso de selección y celebrado el contrato estatal, para adelantar las labores que conlleven al cumplimiento del objeto contractual y sus obligaciones, se debe firmar el acta de inicio.

Qué es el acta de inicio.

El acta de inicio del contrato estatal es un documento formal y escrito, producto del encuentro entre un representante de la entidad, llamado supervisor o interventor, y el contratista seleccionado, en el cual se deja constancia de la fecha de iniciación tanto de las actividades contractuales como de la vigilancia y control que se le realizará a las mismas.

El desarrollo de la diligencia y posterior elaboración de dicho documento se encuentra en responsabilidad del supervisor o interventor del contrato, a quien se le estipula un plazo para efectuar esta actividad dentro del contrato o en su defecto en el manual de supervisión e interventoría de cada entidad estatal.

Este documento debe contener como mínimo el consecutivo del contrato celebrado, objeto contractual, la fecha de la diligencia, fecha de inicio, nombres de los intervinientes, entre otros aspectos.

Si el contratista seleccionado observa que dentro de este documento se presentan datos erróneos, incorrectos o faltantes, deberá informarlo por escrito a la entidad estatal, es decir al ordenador del gasto, ABSTENIÉNDOSE de firmar dicho documento o dejando constancia dentro del mismo de la observación especifica, puesto que podría ser esencial para la ejecución del contrato o apropiación de responsabilidades.

El hecho de informar al ordenador del gasto sobre aspectos que podrían influir en la ejecución del contrato, se encuentra soportado en el inciso 2 del artículo 3 de la Ley 80 de 1993, donde se señala que:

«…Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones…»

Por ejemplo:

• Un contrato fue celebrado el 11 de Marzo de 2016.
• El acta de inicio debía ser suscrita, los tres días siguientes a la celebración del contrato, según el manual de supervisión de la entidad, lo señalado en el pliego de condiciones y en el contrato.
• Es decir, se tiene un lapso para la elaboración del acta de inicio del 14 al 16 de Marzo de 2016.
• Sin embargo, el supervisor y el contratista seleccionado se reúnen el día 18 de Marzo de 2016.
• Al revisar el documento de acta de inicio, se encuentra fechado del 15 de Marzo de 2016.
• El contenido del escrito señala que las actividades se inician el 16 de Marzo de 2016.

La diligencia y el documento de constancia presenta datos erróneos los cuales deben manifestarse para su corrección, en caso de no efectuarse o acceder a realizar los ajustes necesarios, el contratista seleccionado está en la obligación de manifestar dicha situación al jefe de la entidad.

De lo contrario, la conducta del servidor público estaría causando un daño a la administración pública, al alterar las fechas de iniciación del contrato, impidiendo de esta forma el desarrollo normal de los plazos del contrato.

Es así como los supervisores o interventores están en la obligación de cumplir con los plazos establecidos en el contrato, en los manuales de funciones, de supervisión o en el acto de designación, puesto que podrían verse inmersos en investigaciones disciplinarias.

Firma debe ser según el cronograma de actividades establecido.

Finalmente, se debe reiterar que el acta de inicio de un contrato estatal se debe firmar según los tiempos establecidos en el contrato. Caso contrario, deberá comunicársele a la entidad estatal, la importancia de suscribir el acta de inicio para establecer un correcto cronograma para la ejecución del contrato, acorde al plazo señalado en los documentos del proceso de selección.

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