Los contribuyentes que adquieran bienes y servicios a personas que no están obligadas a facturar deben elaborar un documento soporte en el que consten dichos pagos, que viene a ser el anterior documento equivalente a la factura.
¿Qué es el documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar?
Cuando se compra un bien o servicio a una persona o sujeto que no está obligado a facturar, esa persona no expide factura, razón por la cual el adquiriente no tiene un documento válido para soportar ese pago.
Para solucionar ese inconveniente, la norma contempla que el adquiriente elabore un documento con el cual pueda soportar el costo o la deducción correspondiente.
Anteriormente se le denominaba como documento equivalente a la factura, nombre que fue cambiado por Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
¿Quién debe generar el documento soporte?
El documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar debe generarlo el adquiriente o comprador del producto o servicio, no por el vendedor ya que no está obligado a expedir factura.
Requisitos del documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar.
De acuerdo al artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625 de 2016, el documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
- Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
- Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte, incluyendo el número, rango y vigencia autorizados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
- Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
- Detallar el valor total de la operación.
Recordemos que el documento soporte debe ser elaborado por el adquiriente, y en él no se exige la firma del vendedor o prestador del servicio, aunque se deben conservar las pruebas del pago en caso de alguna inspección tributaria.
Documento soporte electrónico.
Los contribuyentes que deben facturar electrónicamente también deben generar electrónicamente el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, según dispone el artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625 de 2016.
El plazo para que los contribuyentes generen el documento soporte electrónico vence el 01 de agosto de 2022 de acuerdo a la resolución 000488 del 29 de abril de 2022, cumpliendo con las especificaciones técnicas señaladas en el anexo técnico incluido en la misma resolución.
Para ello, el contribuyente podrá tener su propio software o contratar uno con un proveedor tecnológico que preste el servicio, que hace parte de la facturación electrónica y funciona del mismo modo.
Autorización de numeración para el documento soporte.
El documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar debe contener una numeración consecutiva, y esa numeración debe estar autorizada por la Dian de acuerdo al artículo 38 de la resolución de la Dian número 042 del 5 de mayo de 2020.
El parágrafo primero del artículo 40 de la resolución 0042 de 2020 señala:
«Para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la autorización de numeración debe ser solicitada con anterioridad a las operaciones que se respalden con el citado documento, lo anterior de conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.»
Es decir, que no se puede emitir un documento soporte con una fecha anterior a la fecha de resolución de autorización de numeración.
La solicitud de autorización de numeración en documentos soportes se hace en línea desde la plataforma de la Dian, en la misma forma en que se solicita la autorización de facturación electrónica.
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Buenas tardes. Si un proveedor no obligado a facturar electrónicamente decide hacerlo de manera voluntaria y la factura cumple con los requisitos de ley, ¿esa factura reemplaza la elaboración del documento soporte por parte del adquiriente del bien y/o servicio obligado a facturar electrónicamente, o el adquiriente debe realizar de todas maneras el documento soporte?
En razón a que la factura electrónica generada cumple con todos los requisitos, con la autorización de la Dian, con validación previa y demás, en nuestro criterio no hace falta generar el documento soporte, pues el objetivo de facturar el pago y el ingreso se ha cumplido a cabalidad.
Buenas tardes, ¿el documento soporte puede ser enviado días después de su generación o tiene el mismo tratamiento que la facturación electrónica? Anexo técnico 1.9.
No conocemos norma especial al respecto, por lo que debería dársele el mismo tratamiento que a la factura electrónica en lo que le sea aplicable, ya que el documento soporte es más un documento interno que general del mismo adquiriente.
Yo realizo documentos de soporte para los gastos que incurre un vehículo de carga pesada, pero hay varios recibos que el conductor no me reporta el mismo día. ¿Es posible realizar el documento de soporte al día siguiente o a más días de haber ocurrido el hecho? Gracias.
Sí, no hay problema en que elaborar el documento soporte con base a un documento con fecha del día antes o varios días antes. Es una realidad cotidiana que no representa ninguna irregularidad.
El pago de arriendo del local y los servicios públicos se facturan con documento equivalente. ¿También se deben reportar por medio de este documento para poder deducirlos?
En la empresa manejamos muchos peajes. Si los queremos deducir, ¿hay que reportarlos en documentos soporte electrónico?
Gracias.
Depende del software contable que manejes, pero en general, los arrendamientos pagados a una persona natural que no está obligada a facturar sí aplicarían dicho documento soporte. En cuanto a los servicios públicos, solo aplica su registro en la factura de compra, puesto que estas entidades tienen una tributación especial.
Tengo una cuenta de cobro por dicha compra que elaboré con fecha del mes de agosto, y por X o Y razón no me llegó a tiempo, y ya estamos en septiembre. ¿Qué debo hacer? ¿Se puede elaborar el documento soporte en el mes de septiembre? Como son cuentas de cobro de todos los meses, ¿afecta que queden dos en el mismo mes?
Gracias.
Considerando que las cuentas de cobro no tienen valor alguno, sí podría generarlo en septiembre.
¿Puedo generar el documento soporte electrónico, es decir, causarlo? Pero si no lo pago en el año gravable, ¿me es deducible o no, ya que no tengo soporte de pago?
No es requisito pagarlo para que sea deducible.
Si el requisito indica que la identificación del vendedor es con NIT, ¿qué sucede con las compras realizadas a personas que no están registradas en el RUT? En ese caso, no se emite documento soporte y, por ende, no son deducibles.
Precisamente para eso es el documento soporte, que se elabora en las operaciones que se realizan con personas que no están obligadas a facturar.
Además, para efecto de facturación, téngase en cuenta que en las personas naturales, el NIT es el mismo número de cédula, solo que se le agrega el dígito de verificación, el cual no es obligatorio incluir en la factura.