Dian puede registrar oficinas y establecimientos de comercio

La Dian puede registrar (allanar) las oficinas o establecimientos de comercio del contribuyente en el desarrollo de un proceso de fiscalización a fin de recaudar pruebas que le permitan determinar el cumplimiento de obligaciones tributarias.

Allanamiento o registro de establecimientos de comercio por la Dian.

Si bien la norma no utiliza el término allanamiento sino registro, está facultando a la Dian para que ingrese a las oficinas del contribuyente o a sus establecimientos de comercio, para recaudar las pruebas que considere pertinentes en relación con el proceso de fiscalización llevado a cabo. Esta facultad la otorga el artículo 749-1 del Estatuto Tributario, que señala en su primer inciso:

«La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá ordenar mediante resolución motivada, el registro de oficinas, establecimientos comerciales, industriales o de servicios y demás locales del contribuyente o responsable, o de terceros depositarios de sus documentos contables o sus archivos, siempre que no coincida con su casa de habitación, en el caso de personas naturales.»

Como se observa, esa facultad se extiende también a las instalaciones de los terceros depositarios de documentos contables del contribuyente investigado, como pueden ser sus contadores públicos, revisores fiscales, asesores tributarios, etc.

Casos en que la Dian no puede registrar el establecimiento de comercio.

Señala la norma que el registro se puede hacer siempre que el sitio registrado no coincida con la casa de habitación del contribuyente o del contador público, de manera que la Dian no puede irrumpir en la vivienda de ninguna persona natural para aprehender documentos o recaudar pruebas.

La orden de registro debe estar debidamente motivada y se notifica al contribuyente al momento de realizar el operativo o diligencia de registro, no antes, y es un procedimiento al que el contribuyente no se puede negar, ni puede interponer recurso alguno.

De hecho, ni siquiera es obligatorio notificar la diligencia al contribuyente, sino a la persona que se encuentre en el lugar al momento de la diligencia, que bien puede ser el mismo contribuyente o cualquier tercero relacionado con él.

Para asegurar el procedimiento de registro, si es necesario, la Dian puede solicitar el acompañamiento de la policía según el inciso 3 del artículo 749-1 del Estatuto Tributario:

«Para tales efectos, la fuerza pública deberá colaborar, previo requerimiento de los funcionarios fiscalizadores, con el objeto de garantizar la ejecución de las respectivas diligencias. La no atención del anterior requerimiento por parte del miembro de la fuerza pública a quien se le haya solicitado, será causal de mala conducta.»

Respecto a la facultad de registro de la Dian, la Corte Constitucional ha precisado que no se trata de una función de policía judicial, sino una facultad administrativa que otorga la ley tributaria.

Contradicción a las pruebas recaudadas en la diligencia de registro.

En la diligencia de registro que realice la Dian, las pruebas que recauden los funcionarios deben ser consignadas en el acta que se levante en el respectivo procedimiento y deben ser dadas a conocer al contribuyente en el requerimiento especial para que este ejerza su derecho de contradicción o defensa.

En consecuencia, durante el procedimiento de registro la Dian no tiene la obligación de dar a conocer al contribuyente las pruebas que encuentre, lo que hará solo cuando profiera el requerimiento especial.

En consecuencia, es en la respuesta al requerimiento especial cuando el contribuyente tiene la oportunidad para controvertir las pruebas que la Dian haya obtenido en la diligencia de registro.

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Pruebas y documentos que la Dian puede recaudar en la diligencia de registro.

La Dian puede recaudar cualquier prueba o documento contable relacionado con el proceso de fiscalización, como libros de contabilidad, facturas, informes, contratos, archivos de Excel o cualquier otro documento que tenga relación con los hechos investigados, o que se pretenden verificar.

Cualquier información, documento o archivo que sirva a la Dian para verificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias del contribuyente puede ser recaudado por los funcionarios comisionados para la diligencia de registro.

Cadena de custodia en las pruebas recaudadas en la diligencia de registro.

En el derecho penal, para que las pruebas recaudadas en una diligencia judicial tengan validez, se debe garantizar la cadena de custodia, aspecto que no aplica en las pruebas que recaude la Dian en las diligencias de registro.

Así lo dejó claro la sección cuarta del Consejo de Estado en sentencia 22040 del 10 de octubre de 2019:

«Así pues, teniendo en cuenta la finalidad y la naturaleza reglada del procedimiento de registro, no es posible acudir a figuras como la cadena de custodia, que no se relaciona con el cumplimiento del deber de tributar.»

En consecuencia, la Dian no debe demostrar que siguió un procedimiento determinado luego de recaudar las pruebas para garantizar la integralidad de las mismas.

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