La ley no exige que el empleador deba entregar al trabajador un desprendible o recibo de pago de su nómina, aunque es una práctica sana y recomendable para que el trabajador pueda conocer qué fue lo que le pagaron y cómo se hizo la liquidación de su salario.
Desprendible de nómina.
El desprendible de nómina es un documento en el que constan los valores liquidados al empleado.
Allí deben figurar los ingresos obtenidos por el trabajador por distintos conceptos y los descuentos que se le han realizado al trabajador.
Es un documento informativo que indica cuánto gana el trabajador y cuánto se le descuenta, y precisamente por eso algunas entidades financieras los solicitan para estudios de crédito, pues allí se evidencia su capacidad de pago y sus probables compromisos financieros.
Comprobante de nómina
El comprobante de nómina es el mismo desprendible de nómina donde constan los valores liquidados al trabajador y el valor que este recibe, que en algunos empleadores hacen firmar al trabajador.
Entrega de los desprendibles y comprobantes de nómina al trabajador.
No existe una norma que obligue al empleador a generar y entregar este tipo de documentos al trabajador.
Sin embargo, es recomendable que la empresa lo entregue porque le permite al trabajador conocer lo que le están pagando, y ello puede evitar reclamaciones y, sobre todo, malos entendidos que pueden afectar el clima laboral.
Algunos empleadores optan por entregarlo solo cuando el trabajador lo requiere, lo que es una política interna del empleador.
Un asunto distinto es la obligación que tiene el empleador de informar al trabajador sobre los aportes a seguridad social que se hayan pagado cada mes.
El inciso primero del artículo 32 de la ley 1393 de 2010 señala que:
«Los empleadores deberán informar a los empleados sobre los aportes pagados a la protección social o garantizar que éstos puedan consultar que tales sumas hayan sido efectivamente abonadas.»
El segundo inciso contempla una multa de 5 salarios mínimos mensuales por incumplir con esa obligación.
Sin embargo, el inciso 3 de la misma norma señala que el gobierno reglamentará lo relacionado a la multa por incumplimiento, y luego de 10 años esa reglamentación no ha salido, así que la obligación existe, pero la consecuencia de su incumplimiento aún no.
Otra obligación que tiene el empleador es informar al trabajador el estado de las cotizaciones a seguridad social a la terminación del contrato de trabajo.
Señala el parágrafo primero del artículo 65 del código sustantivo del trabajo:
«Para proceder a la terminación del contrato de trabajo establecido en el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo, el empleador le deberá informar por escrito al trabajador, a la última dirección registrada, dentro de los sesenta (60) días siguientes a la terminación del contrato, el estado de pago de las cotizaciones de Seguridad Social y parafiscalidad sobre los salarios de los últimos tres meses anteriores a la terminación del contrato, adjuntando los comprobantes de pago que los certifiquen. Si el empleador no demuestra el pago de dichas cotizaciones, la terminación del contrato no producirá efecto. Sin embargo, el empleador podrá pagar las cotizaciones durante los sesenta (60) días siguientes, con los intereses de mora.»
La ley no exige que se entregue al trabajador los recibos de pago a seguridad social, sino que informe por escrito al trabajador el estado del pago de los aportes a seguridad social respecto a los últimos 3 meses, que se supone debe estar al día.
La norma señala que si el empleador no demuestra el pago de esas cotizaciones, la terminación del contrato no tiene efecto, pero la Corte Suprema de Justicia ha interpretado que la consecuencia no es la ineficacia del despido, sino el pago de la indemnización o sanción moratoria contemplada en el artículo 65 del código sustantivo del trabajo.
La sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en sentencia SL3770-2020 reiteró su criterio expuesto en la sentencia SL516-2013:
«Si bien la redacción de la norma en comento es distinta al texto original del artículo 65 del CST y a la modificación introducida a este por el primer inciso del citado artículo 29 de la Ley 789, en la medida que allí sí se fija, claramente, la consecuencia consistente en que el empleador le deberá pagar al trabajador un día de salario por cada día de mora en el pago de los salarios y prestaciones sociales a la terminación del contrato, no puede ser motivo de extrañeza para la comunidad jurídica laboral el que, cuando el legislador se refiera a la ineficacia del retiro del servicio derivada del incumplimiento del pago de obligaciones laborales, en este caso del sistema de la protección social, a cargo del empleador, se equipare al pago de la indemnización moratoria a favor del trabajador, por cuanto la jurisprudencia tiene precisado, desde antaño, conforme al propósito de la norma en estos casos, que el objeto de tutela jurídica no es la estabilidad laboral, sino el pago de ciertas obligaciones laborales que, dada su naturaleza, merecen una protección especial y que esta protección debe estar armonizada con el principio general de la resolución contenido en todos los contratos de trabajo.»
Luego concluye la Corte en la misma sentencia:
«De manera que la teleología de la norma es salvaguardar la estabilidad financiera del sistema, señalando una consecuencia adversa por el incumplimiento la cual, de acuerdo con las consideraciones transcritas, se equipara a la sanción por no pago prevista en el mismo precepto.»
La misma sala en sentencia SL3392-2019 precisa que lo que genera la sanción no es la falta de entregar al trabajador el informe sobre el estado del pago de los aportes a salud al finalizar el contrato, sino la falta de pago de los aportes a seguridad social:
«En otras palabras, es la deuda entre el empleador y las administradoras del sistema de seguridad social, la que origina la sanción de que tratan las normas en mención, que no la omisión de entregar el estado de cuentas al trabajador, como lo advierte la recurrente.»
Por lo anterior, si bien la ley exige que, al terminar el contrato de trabajo sin justa causa, es obligación del empleador informar al trabajador el estado del pago de aportes a seguridad social, no entregar dicho informe no genera ninguna consecuencia siempre y cuando se acredite el pago de los respectivos aportes, para lo cual la norma otorga un plazo de 60 días al empleador.
Forma de citar este artículo (APA):
Gerencie.com. (2024, marzo 10). Desprendibles o comprobantes de nómina [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/desprendibles-o-recibos-de-pago-de-nomina-son-obligatorios.html
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Saludos,
Quisiera saber si tengo derecho a pedir un desprendible de pago de nómina si tengo un contrato de prestación de servicios. La cuestión es que al inicio yo solicité una cuenta de cobro, pero me descontaron el ICA sin indicarlo previamente.
Ahora, la empresa me indica que solamente me van a enviar un archivo en Excel y que yo misma busque si el pago que llegó exactamente a mi cuenta bancaria corresponde. La empresa es colombiana, pero no me envió los soportes porque están en cierre fiscal y están perdiendo tiempo reuniendo toda la documentación.
Al ser un contrato de servicios no existe el comprobante de nómina, pero podrían suministrarle en todo caso un documento en el que conste cómo se liquidó el valor pagado, aunque no es que sea una obligación de la empresa.
A partir de la cuenta de cobro que usted envió puede determinar los valores que le descontaron por retenciones en la fuente por Ica y renta, para lo cual la empresa no necesita su autorización, ya que se debe hacer por ley. Sólo debe averiguar la tarifa que le aplicaron.
Saludos
Buenas tardes, ¿en qué me podría colaborar con respecto a que la asociación no me renueva el contrato, teniendo en cuenta que llevo 33 años con el programa de Madre Comunitaria? Debido a unas denuncias que se realizaron por malos manejos de la asociación, nos vimos sometidas a acoso laboral por parte del empleador. Se dio a conocer al ICBF, pero arremetieron contra nosotras, no dándonos contrato. ¿Qué proceso podemos seguir y a quién podemos acudir? Quedo altamente agradecida. Bendiciones.
Las conductas de acoso laboral son denunciables, pero frente a la decisión del ICBF de no otorgar más contratos no le podemos sugerir nada, puesto que son decisiones que toma la entidad según sus políticas internas. Quizás pueda escalar la queja dentro del ICBF para lograr una respuesta puntual que le pueda orientar respecto a los pasos a seguir.