¿Qué es la depreciación?

La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce contable y financieramente el desgaste y la pérdida de valor que sufre un bien o un activo por el uso que se haga de él con el paso del tiempo.

Depreciación.

Un activo, al ser utilizado en las operaciones de la empresa para generar ingresos, sufre un desgaste natural, desgaste que va disminuyendo la vida operativa del activo, hasta que finalmente queda obsoleto o inservible, y la depreciación busca reconocer ese desgaste del activo.

Por el constante uso, el activo va perdiendo valor o capacidad de generar ingresos, y la depreciación busca reconocer ese efecto financiero en la medida en que transcurre el tiempo, distribuyendo ese gasto en el tiempo de vida útil esperada del activo.

Cada activo sufre un desgaste según sus particularidades y del uso que se haga de él, por lo que unos activos se desgastarán más rápido que otros, y la depreciación debe reconocer ese efecto. Con la depreciación, en la medida en que se va un gasto, el valor del activo se va disminuyendo paulatinamente hasta que se amortice completamente, y su valor sea cero o igual al valor residual determinado.

Efecto financiero de la depreciación.

La depreciación de los activos fijos es más que un mero procedimiento contable y matemático. La depreciación tiene un gran efecto financiero, que quizás sea lo más importante.

Al existir la depreciación, se puede llevar al gasto o al estado de resultados el desgaste sufrido por los activos; en consecuencia, al existir un gasto, la utilidad se ve disminuida, toda vez que la utilidad es resultado de restar a los ingresos los gastos y costos.

Así las cosas, la depreciación tiene un efecto directo en la utilidad de la empresa, de lo cual podemos concluir que, entre más se utilicen los activos, estos más generan ingresos, pero al tiempo se desgastan más, lo que implica un mayor gasto por depreciación, que a la vez disminuye la utilidad.

La depreciación, además de tener un efecto directo en la utilidad, también tiene un efecto en la estructura financiera de la empresa, en el balance general, puesto que, al desgastar un activo, este disminuye su valor dentro de la empresa, de suerte que, contablemente, cada vez que un activo se deprecia, su valor en libros se ve disminuido hasta desaparecer.

Aquí llegamos a la verdadera razón de la depreciación. Es un hecho que, al utilizar un activo, éste se desgasta hasta quedar inutilizable o inservible, siendo necesaria su reposición para que la empresa pueda seguir operando y generando ingresos.

Cuando se requiere reponer los activos desgastados o depreciados, la empresa debe disponer de los recursos suficientes para su reposición, y estos recursos no estarían disponibles si la depreciación no existiera, pues se habría distribuido como utilidad.

De no haberse depreciado el activo, este valor no se hubiera llevado al gasto, lo cual implicaría un gasto menor, y al haber un gasto menor, la utilidad resultante sería mayor; a mayor utilidad, mayores recursos se transfieren a los socios mediante la distribución de utilidades o al estado mediante impuestos.

Al distribuir una mayor utilidad a los socios, se están distribuyendo los recursos de la depreciación, es decir, los recursos con que se repondrían los activos una vez depreciados.

Vida útil de los activos fijos para efectos de la depreciación.

Para determinar la depreciación que se debe reconocer en un periodo determinado, es necesario conocer la vida útil del activo, pues la vida útil es el divisor que divide el valor del activo para determinar la cuota de depreciación.

A manera de ejemplo, si un activo vale 120.000.000 y tiene una vida útil de 10 años, la depreciación anual sería:

120.000.000/10 = 12.000.000.

Vida útil de los activos según la técnica contable.

En el caso de las NIIF (sección 17), no se fija una vida útil para cada activo o grupo de activos, sino que se limita a señalar que será el tiempo por el cual la empresa espera obtener beneficios económicos del activo.

En consecuencia, cada empresa en su manual de políticas contables determinará para cada activo la vida útil según el tipo de activo y según el uso que se le deba dar.

Ni las NIIF ni las NIC establecen una vida útil arbitraria de x años para determinado activo, como sucede con la depreciación fiscal, haciendo necesario que cada empresa, según su realidad económica y operativa, decida la vida útil de cada activo, para que la depreciación se ajuste a esa realidad.

Vida útil de los activos para efectos fiscales.

En Colombia, las normas fiscales se entrometen en la contabilidad, y por regla general, la norma fiscal se impone a la técnica contable, como en efecto sucede con la depreciación.

El artículo 137 del Estatuto Tributario regula la tasa anual máxima de depreciación y limita la vida útil de los activos.

La norma dice que la tasa de depreciación a deducir anualmente será la que se determine según la técnica contable (NIIF, NIC), pero siempre que no supere las tasas fijadas fiscalmente.

Y estas tasas las fija el mismo artículo 137, en el que se puede determinar la vida útil fiscal que puede consultar en el siguiente artículo:

Vida útil de los activos fijos o depreciables.La vida útil de un activo es el tiempo por el cual se espera que pueda ser utilizado para generar ingresos, que en Colombia la ley regula expresamente.

La empresa, si desea cumplir los estándares de contabilidad, tendrá que depreciar los activos de acuerdo a la técnica contable, y cuando esa técnica contable genere una tasa de depreciación superior a la fiscal, se presentará una diferencia, lo que reconoce el parágrafo 4 del artículo 137 del Estatuto Tributario de la siguiente forma:

«Las deducciones por depreciación no deducibles porque exceden los límites establecidos en este artículo o en el reglamento, en el año o periodo gravable, generarán una diferencia que será deducible en los periodos siguientes al término de la vida útil del activo. En todo caso, la recuperación de la diferencia, anualmente, no podrá exceder el límite establecido en este artículo o el reglamento calculado sobre el costo fiscal menos el valor residual del activo.»

Esto obliga a llevar un control del exceso de la depreciación contable sobre la fiscal para, en el siguiente periodo, deducirla según las normas fiscales.

Activos fijos no depreciables.

Por regla general, todos los activos fijos se deprecian, pero existen algunas excepciones en que algunos no se deprecian.

Recordemos que el objetivo de la depreciación es reconocer en el estado de resultados el desgaste que sufre todo activo como consecuencia de su utilización.

Como la depreciación es el reconocimiento de un gasto producto de la utilización de un activo, cuando este no está en condiciones de ser utilizado y en razón a ello no se utiliza, naturalmente que no será depreciado.

En este grupo tenemos los edificios en construcción o la maquinaria y equipo en montaje. Mientras estos activos se estén construyendo o montando, no podrán ser utilizados y, por tanto, no serán objeto de depreciación. Se depreciarán una vez estén en capacidad de ser utilizados y de generar ingreso; por consiguiente, se debe asociar a ese ingreso el gasto que ha contribuido a generarlo.

Otro activo fijo que no se deprecia son los terrenos. Estos, por disposición legal fiscal, no son objeto de depreciación, aunque contablemente algunas veces podría ser procedente.

La razón por la que no se deprecian los terrenos se debe a que la depreciación no es otra cosa que el reconocimiento del desgaste que sufre todo activo por su uso, y la norma ha supuesto que los terrenos no se desgastan por el hecho de ser utilizados.

Se supone que un área de terreno será siempre la misma sin importar cuánto se utilice, lo que generalmente es correcto, aunque pueden existir algunas excepciones.

Por ejemplo, el suelo donde está construido un centro comercial será el mismo suelo, aunque pasen muchos años, incluso siglos; de suerte que no tiene objeto depreciarlo.

Los terrenos pueden sufrir desgaste o pérdida de área por otras circunstancias diferentes al uso que se haga de ellos, como cuando se destruyen por una tragedia natural, pero el reconocimiento de esa pérdida se reconocerá como depreciación, pues obedece a una contingencia debido a fuerza mayor o caso fortuito, conceptos que no proceden en la depreciación.

Tratamiento de los activos completamente depreciados.

Suele suceder que un activo se deprecia totalmente y, llegado ese momento, aún sigue en funcionamiento y sigue generando ingresos. ¿Cómo se debe proceder en ese caso?

La primera consecuencia es que no se puede seguir depreciando, pues contable y financieramente ya se amortizó la totalidad del activo, y no se puede llevar al gasto más del 100% del valor del activo.

Es por ello que existe la figura del valor residual, lo que antiguamente se conocía como cuota de salvamento.

Valor residual de los activos.El valor residual de los activos es un elemento que afecta el cálculo de la depreciación y que tiene efectos contables y fiscales.

Con esta figura se reconoce un valor residual en libros, que puede reflejar el valor que aún conserva un activo ya amortizado pero que sigue siendo útil para la empresa.

¿Cómo se calcula la depreciación?

Para calcular la depreciación se requieren de 4 variables a saber:

1. Valor del activo.
2. Vida útil del activo.
3. Método de depreciación a utilizar.
4. Valor residual.

El valor residual no siempre es obligatorio, y los métodos de depreciación son varios, y cada empresa elige el que más se adapte a sus necesidades.

Métodos de depreciación.Estos son los principales métodos utilizados para calcular la depreciación de activos. Incluye plantilla en Excel para ilustrar los cálculos.

Supongamos el siguiente ejemplo:

El método de línea recta nos da una cuota de depreciación igual en todos los periodos, y se determina de la siguiente forma:

(Valor del activo – Valor residual)/Vida útil

Entonces:

(100.000.000 – 20.000.000)/10 = 8.000.000.

La amortización completa la podemos visualizar en la siguiente tabla:

En el último año, el valor del activo es igual a su valor residual. Si no se fija un valor residual, el valor en libros debería ser cero (0) al cabo del último año como se observa en la siguiente tabla:

Al cambiar de método, cambia el valor o monto de la cuota de depreciación de cada año, pero el resultado final será el mismo: 0 o valor residual, si se ha utilizado.

Calculadora de depreciación en línea.Calculadora para determinar la depreciación mensual y acumulada por el método de línea recta, el método de la reducción de saldos y el método de la suma de dígitos.

Diferencia entre depreciación y amortización.

En ocasiones, utilizamos indistintamente los términos depreciación y amortización, y en contabilidad tienen un concepto similar, pero no igual.

La depreciación hace referencia, por lo general, a los activos fijos, en tanto la amortización suele hacer referencia a los activos intangibles y a los diferidos.

La amortización es la distribución de un gasto o inversión en un determinado periodo de tiempo. La depreciación es el reconocimiento contable del activo que se deprecia o pierde valor en el transcurso de un periodo de tiempo debido a su desgaste natural.

Amortizar también tiene aplicación en los créditos, deudas o pasivos, donde periódicamente se hace un pago o se cobra un valor, y cuando su valor es cero, se entienden amortizados completamente, o pagados, o extinguidos.

Calculadora de depreciación en línea.Calculadora para determinar la depreciación mensual y acumulada por el método de línea recta, el método de la reducción de saldos y el método de la suma de dígitos.

Contabilización de la depreciación.

La depreciación es el reconocimiento del desgaste de un activo y ello implica que ese activo pierde valor, de modo que hay que restar el valor del desgaste al activo, pues se reconoce que cada vez vale menos.

Luego, tenemos un valor que se debe contabilizar como un gasto, y otro valor exactamente igual, que se debe restar al valor del activo.

En nuestra contabilidad, la depreciación no se resta directamente del activo, sino que se crea una subcuenta diferente a la subcuenta del activo, donde se va acumulando la depreciación que se va reconociendo periodo tras periodo.

Por ejemplo, la subcuenta para registrar los edificios es la 151605, y la subcuenta donde se registra la depreciación acumulada de las construcciones y edificaciones es la 159205.

La cuenta 1592 es la que registra la depreciación acumulada de cada uno de los activos.

Supongamos un vehículo cuyo valor de compra es de $20.000.000. Si la vida útil de los vehículos es de 5 años, para determinar la depreciación de un año tomaremos el valor del vehículo y lo dividimos por 5, utilizando el método de la línea recta.

20.000.000/5 = 4.000.000

Luego la depreciación será de $4.000.000 por año, valor que se irá acumulando hasta depreciar completamente el activo, si es que no tiene valor residual o cuota de salvamento.

La contabilización será:

En el gasto, dependiendo de la utilización que se haga del activo, la cuenta será la 5160 o la 5260; siendo la primera gastos operacionales de administración y la segunda, gastos operacionales de venta.

La anterior contabilización es la que se suele hacer en nuestro país que sigue utilizando el plan único de cuentas dispuesto por el decreto 2650 de 1993.

Depreciación acumulada.

La depreciación acumulada es la que se va sumando a la depreciación de los periodos anteriores cada vez que se calcula la depreciación.

La depreciación se debe hacer periódicamente, ya sea mensual o anualmente, y la depreciación que se calcula en cada periodo se acumula a las depreciaciones anteriores.

Por ejemplo, si tenemos un vehículo por valor de $100.000.000, en el primer año, la depreciación será de $20.000.000, y en el segundo año será también de $20.000.000, y la depreciación acumulada será de $40.000.000, que es la sumatoria de la depreciación del año 1 con la del año 2.