Deducción de pagos por honorarios y servicios personales

Las empresas suelen contratar a personas externas para que realicen determinadas labores en su favor, y además de los honorarios que se les deben pagar, es preciso cubrir sus gastos de viaje, y la Dian ha sido muy estricta en aceptar la deducción de estos pagos.

Deducción de honorarios y gastos de viaje.

Para la Dian no es suficiente con que el contribuyente demuestre la realidad del pago por honorarios y que aporte los documentos probatorios suficientes.

Para la Dian no es importante que se demuestre que el pago existió, sino que lo importante es si esos pagos cumplen los criterios de necesidad, causalidad y proporcionalidad.

El problema es que esos principios son muy subjetivos y probarlos es casi imposible, pues depende del capricho del funcionario de turno aceptar o no la pertinencia de que un determinado experto asesore a la empresa, máxime cuando ese funcionario desconoce completamente el campo de aplicación en el que se desempeñó ese tercero.

Competencia para evaluar la pertinencia y necesidad.

¿Un funcionario de la Dian tiene la capacidad para evaluar si la asesoría de un físico cuántico es importante para una empresa de Big Data?

¿Cómo puede un funcionario que desconoce completamente una ciencia opinar sobre el aporte de esta a un proceso que también desconoce completamente?

Esa subjetividad inexorable que acompaña los criterios de necesidad y causalidad de un gasto hace casi imposible que ciertos gastos sean aceptados como deducibles en el impuesto a la renta por lo que el contribuyente tiene el deber de justificar la contratación de cualquier servicio externo que implique el pago de honorarios.

Requisitos para la procedencia de costos y deducciones en renta.Requisitos que se deben cumplir para la procedencia de los costos, gastos y deducciones en el impuesto a la renta.

La opinión del Consejo de Estado.

Y el Consejo de Estado no piensa muy distinto, pues exige que se demuestre fehacientemente el propósito y la utilidad de un servicio por el cual la empresa pagó.

Por ejemplo, la sección cuarta en sentencia 20701 del 2 de agosto de 2017, con ponencia del magistrado Jorge Octavio Ramírez, dijo:

«6.1.4 Por esta razón, no es suficiente, para que se reconozca la deducción por este gasto, que se aporten las facturas o documentos soportes que den cuenta de la existencia del mismo, porque, en todo caso, es imprescindible que se acredite el cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 107 del ET para que proceda el beneficio.

6.1.5 En este caso, la parte actora omitió aportar y solicitar los medios de prueba que acreditaran que los gastos por concepto del transporte aéreo de las personas señaladas con anterioridad, además de ser forzosos para que se generara la actividad productora de renta, guardaban relación de causa-efecto con la actividad generadora de renta del contribuyente en la vigencia analizada.

6.1.6 Las facturas que obran en el expediente 58, dan cuenta de la existencia del gasto, es decir, del pago del pasaje aéreo, más no de la necesidad y del nexo de causalidad de la erogación en la que la sociedad actora incurrió; porque ni siquiera se aportó prueba del motivo del viaje.

6.1.7 En conclusión, no basta con que la sociedad afirme que los citados señores le “prestaban servicios” a la empresa, porque, en todo caso se necesita de la prueba que acredite qué clase de servicio se prestó y en qué condiciones, solo de esta manera se puede establecer la necesidad y la relación de causalidad del servicio prestado por un tercero (sin vínculo laboral), respecto de la actividad productora de renta.»

El Consejo de Estado utiliza el término forzoso, es decir, que para poder generar renta obligadamente se debe incurrir en ese gasto, lo que es muy difícil de suceder, pues en procesos complejos el resultado es la suma de infinidad de pequeños factores que evaluados individualmente lucen irrelevantes, y ese no es el criterio que una empresa utiliza para invertir en el desarrollo de su objeto social.

Bajo ese criterio, una empresa no puede contratar a un experto para que simplemente dé una opinión que en nada afecta los procesos llevados a cabo, pero que le da seguridad a la empresa de que se va por buen camino, de que las cosas se están haciendo bien. En criterio del Estado fiscalista, ese pago no es deducible porque sin él, la empresa hubiera obtenido los mismos ingresos, ignorando que ese tipo de aporte es lo que permite que la empresa en un futuro siga existiendo y generando ingresos.

Bajo ese criterio, ninguna empresa puede invertir en I+D porque es una erogación que no genera resultados en el periodo gravable en que se incurre, sino varios años después, o quizás nunca, pero que en la realidad comercial, si no se incurre en ese tipo de gastos, puede hacer que la empresa salga del mercado ante el avance de su competencia y su estancamiento ante la imposibilidad de deducir unas erogaciones por no poder demostrar que en el presente generan renta.

Y este criterio no afecta los gastos de viaje, sino el pago de los honorarios de ese tercero.

En consecuencia, para que proceda un gasto de este tipo, es preciso guardar la documentación necesaria para sustentar la pertinencia de ese servicio.

Es preciso presentar una especie de estudio en el que se justifique para qué y por qué se necesita ese servicio, y lo que se pretende obtener con él. Difícil, ¿verdad?

Casos en que no habría problema para deducir honorarios.

Los honorarios que se pagan a determinados contratistas, como contadores, abogados, plomeros, etc., por lo general no representan dificultad para probar la pertinencia del pago, pero tratándose de profesionales más especializados, el asunto se complica, lo que obliga a justificar la contratación de ese personal, para lo cual la empresa debería hacer un estudio previo que sustente la necesidad de esa contratación.

Aquí el problema no es acreditar el pago, sino la necesidad que tiene el contribuyente de incurrir en ese pago.

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