Cuando la empresa realiza una compra, debe hacer el respectivo registro contable según el tipo de compra realizada. La contabilización se hace con base en la factura de compra respectiva, es decir, se registran los valores que consten en la factura.
Cómo contabilizar las compras.
La contabilización depende de si la compra es una mercancía para la venta, materias primas o insumos, o si son gastos, y si se paga en efectivo o mediante el sistema bancario.
Si se trata de una compra de mercancías para la venta, que es lo más común en las empresas comerciales, la compra se registra en el inventario, que forma parte del activo.
Además, se debe tener en cuenta si la compra es a crédito, de contado, o una parte a crédito y otra al contado.
Ejemplo de asientos contables en una compra.
Para ilustrar la contabilización de una compra, supongamos el siguiente ejemplo con los elementos más comunes utilizados:
| Concepto. | Valor. |
| Compra televisor. | $1.000.000 |
| Iva del 19% | $190.000 |
| Retención en la fuente practicada 3.5% | (-)$35.000. |
| Valor neto pagado. | $1.155.000. |
El valor del Iva se discrimina, se suma al valor de la compra y se resta la retención en la fuente que debe practicar quien hace la compra, para así determinar el valor neto que se debe pagar por esa compra.
El asiento contable de esa compra será el siguiente:
| Cuenta. | Débito. | Crédito. |
| 1435 (Mercancías) | $1.000.000 | |
| 2408 (Iva descontable) | $190.000 | |
| 236540 (Retención en la fuente) | $35.000 | |
| 2205 (Proveedores) | $1.155.000 | |
| Sumas iguales | $1.190.000 | $1.190.000 |
El valor y la mercancía son de naturaleza débito; la mercancía porque, al comprarse, pertenece a la empresa y se clasifica como activo. El Iva porque tiene la característica de ser descontable, es decir, que es un derecho que tiene la empresa para cuando presente la declaración de Iva.
Inicialmente la compra de contado se reconoce como pasivo, y luego se contabiliza el pago debitando la cuenta de proveedores y acreditando la cuenta de caja o bancos según el medio de pago.
La retención en la fuente es un pasivo, y por tanto se contabiliza como un crédito a la respectiva cuenta, en razón a que es un dinero que se debe transferir a la Dian cuando se presente la declaración de retención en la fuente.
Se registra un crédito a la cuenta de bancos, pues del banco sale el dinero que se paga a quien vendió el producto.
Si lo que se compra es un producto o servicio que no es mercancía para la venta, sino para el consumo de la empresa, como la papelería, el registro contable es distinto.
Supongamos la compra de papelería por un valor de $100.000 + Iva:
| Concepto. | Valor. |
| Compra de papelería. | $100.000 |
| Iva del 19% | $19.000 |
| Retención en la fuente practicada 3.5% | (-)$3.500. |
| Valor neto pagado. | $115.500 |
El registro contable será el siguiente:
| Cuenta. | Débito. | Crédito. |
| 519530 (Papelería) | $119.000 | |
| 236540 (Retención por compras) | $3.500 | |
| 1105 (Bancos) | $115.500 | |
| Sumas iguales | $119.000 | $119.000 |
Observamos que en este caso a la cuenta del gasto se lleva el valor de la papelería incluyendo el Iva, ya que por tratarse de un gasto, el Iva no se puede tratar como descontable, y por eso no se lleva a la cuenta 2408.
En las compras que se contabilizan como un gasto, el Iva hace parte del mayor valor de ese gasto. La retención en la fuente sí se registra igual.
¿Las compras son activo o pasivo?
Las compras son un activo, puesto que quien hace una compra recibe un producto, un bien o mercancía, que será suyo por haber pagado.
Si la compra se realiza a crédito (financiada) aún así, la compra sigue siendo un activo, pero se tendrá un pasivo, ya que se debe el valor de la compra.
Compra de mercancías a crédito.
Cuando se hace una compra a crédito, se registra tanto el activo como la deuda (pasivo) por el valor no pagado de la compra.
Supongamos que se hace una compra de $1.200.000 a crédito. La contabilización será la siguiente:
| Cuenta. | Débito. | Crédito. |
| 1435 | $1.200.000 | |
| 2205 | $1.200.000 |
Se tiene un activo (inventarios) y un pasivo (Proveedores). Como se observa, la compra sigue siendo un activo incluso si es a crédito.
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Buenas tardes, ¿la contabilización de la compra de herramientas para uno de la empresa cómo sería?
Se contabiliza como propiedad, planta y equipo, y el IVA que se pague por ella no se lleva a la cuenta 24, sino al mayor valor del activo. Es decir, a la cuenta del activo se lleva el total del valor pagado por ella, incluido el IVA.
La empresa compra mercancía por 15,500,000 (IVA discriminado en la factura).
No precisa qué requiere por lo que asumimos que es la contabilización, que sería la siguiente:
Se asume que el Iva no está incluido el valor dado.
Todo excelente, gracias.
Agradezco su comentario. Si tiene alguna pregunta o inquietud relacionada con la ley colombiana, no dude en plantearla. Estoy aquí para ayudarle.
¿Cómo se contabilizan las compras de productos para la venta en una panadería?
Se contabiliza en la cuenta 1435, en la subcuenta que hayan designado para esos productos en específico.
La contrapartida será bancos o caja en caso de según como hayan pagado.
Saludos
Compra de mercancía por 6,000 al contado.
CÓDIGO CUENTA DEBE HABER
1435 MERC. NO FAB. X EMP 6.000
1110 BANCO 6.000
Buenas tardes. Si la empresa hace una compra de un televisor, ¿a qué cuenta se lleva? Gracias.
En general se lleva como equipo de oficina, cuenta 1524, que es un activo fijo.
En una compra de mercancías a crédito, ¿qué cuenta se debe utilizar: la 1435, mercancías no fabricadas por la empresa, o la 6205, de mercancías? ¿Bajo qué circunstancias puedo utilizar cada una? Muchas gracias.
Si lleva inventario permanente, utiliza la cuenta 1435 con independencia de si es a crédito o a contado. La venta a crédito cambia el hecho de que, en lugar de registrarse una salida de caja o banco, se registra un pasivo (proveedores).
Buenas tardes. La empresa compra mercancía para la venta. Entiendo que debo llevar esa compra de mercancía a inventario. Sin embargo, tengo la duda sobre la venta: siempre se ha contabilizado caja contra venta. ¿En qué momento debo hacer un asiento para sacar de inventario y cómo lo registro?
Buenas tardes. En el contexto de la contabilidad colombiana, cuando una empresa vende mercancía, debe realizar un asiento contable para reflejar la salida de inventario y el costo de la mercancía vendida.
El procedimiento es el siguiente:
1. **Registro de la venta**: Cuando se realiza la venta, usted debe registrar el ingreso correspondiente. Este asiento generalmente se realiza debitando la cuenta de caja o bancos (dependiendo del medio de pago) y acreditando la cuenta de ingresos por ventas.
Ejemplo:
– Debito: Caja/Bancos (por el valor total de la venta)
– Credito: Ingresos por Ventas (por el mismo valor)
2. **Registro del costo de ventas**: Simultáneamente, debe registrar el costo de la mercancía que ha salido del inventario. Para ello, se debita la cuenta de costo de ventas y se acredita la cuenta de inventario.
Ejemplo:
– Debito: Costo de Ventas (por el costo del producto vendido)
– Credito: Inventario (por el mismo monto)
Este procedimiento asegura que tanto los ingresos como los costos asociados a las ventas estén debidamente reflejados en sus estados financieros. Es importante llevar un control adecuado del inventario para determinar correctamente el costo de las mercancías vendidas.
Hola, una empresa dedicada al servicio de salud compra una antena Wi-Fi. ¿Cómo se lleva esto al gasto o como un activo: equipo de procesamiento?
Por la materialidad de esa compra, en general, se llevaría al gasto.
Buenos días. Tengo una pregunta: compro leche y productos lácteos. Soy persona natural. Mi situación sería así:
Con una venta de $60.000.000 mensuales, dentro de los cuales están incluidos $5.000.000 que están gravados con el IVA del 19%. ¿Soy responsable de IVA? Cabe anotar que el total de ventas gravables en el año sería por la suma de $60.000.000 y no estaría dentro de los topes para volverme responsable de IVA.
Por el monto de los ingresos, no es responsable del IVA, pero habría que verificar los otros conceptos por los que podría serlo.