Los aportes a seguridad sociales que realiza la empresa por sus trabajadores deben ser contabilizados teniendo en cuenta que parte de esos aportes los hace el trabajador.
- Seguridad social dentro de los gastos de nómina.
- Cómo contabilizar los pagos a seguridad social a cargo de la empresa.
- Cómo contabilizar los aportes a seguridad social que hace el trabajador.
- Ejemplo completo de la contabilización de aportes a seguridad social.
- ¿Los aportes sociales son activo o pasivo?
La seguridad social, entendida esta como los aportes a salud, pensión y riesgos laborales, hace parte de los gastos de nómina o de personal, por lo que su contabilización debe corresponder a ese tipo de gastos.
En el caso de Colombia, los gastos de personal pueden ser operativos o administrativos, cuentas 51 y 52 del plan único de cuentas.
Los pagos por seguridad social se contabilizan de forma independiente a los demás pagos derivados de la relación laboral, como salarios, prestaciones sociales, etc.
Los aportes a pensión y a salud son compartidos entre el empleador y el trabajador, así que plantearemos un ejemplo solo con esos dos conceptos.
Estos aportes se hacen de la siguiente forma:
| Responsable/Concepto. | Salud | Pensión. |
| Empleador. | 8.5% | 12% |
| Trabajador | 4% | 4% |
| Total aporte. | 12.5% | 16% |
La empresa debe contabilizar como gasto únicamente la parte que le corresponde aportar como empleador, es decir, el 8.5% en salud, el 12% en pensión, y la totalidad de los aportes a riesgos laborales.
Supongamos la siguiente liquidación de aportes a salud y pensión sobre un salario base de $1.000.000:
| Responsable/Concepto. | Salud | Pensión. |
| Empleador. | $85.000 | $120.000 |
| Trabajador | $40.000 | $40.000 |
| Valor total del aporte. | $125.000 | $160.000 |
La empresa solo contabiliza en el gasto $85.000 por concepto de salud y $120.000 por concepto de pensión, y por supuesto, la cotización completa de ARL.
Como ya lo señalamos, los aportes a salud y pensión son compartidos entre empleador y empleado, pero la empresa es la responsable del pago total de los aportes, y para ello descuenta del salario del trabajador lo que a este le corresponde pagar de los aportes a salud y pensión.
Como el empleador debe retener parte del salario al trabajador, para luego pagar ese dinero a la EPS y al fondo de pensiones, esa retención de salario constituye un pasivo.
En la liquidación antes realizada, la empresa retiene al trabajador $40.000 por aportes a salud y $40.000 por aportes a pensión, y la suma de esos valores es la que se contabiliza en el pasivo como retenciones de nómina, cuenta 2370 en la respectiva subcuenta.
Continuando con el ejemplo anterior, tenemos que la nómina del empleado al que se le hizo la liquidación de los aportes a seguridad social es la siguiente:
| Concepto. | Valor. |
| Salario. | $1.000.000 |
| Aportes a salud empleador | $85.000 |
| Aportes a pensión empleador | $120.000 |
| Total gastos nómina empleador | $1.205.000 |
| Aportes a salud empleado | $40.000 |
| Aportes a pensión empleado | $40.000 |
| Neto a pagar al trabajador | $920.000 |
La empresa debe llevar al gasto lo que paga por salario más lo que paga por seguridad social, y el trabajador recibe el salario menos lo que le descuenten por aportes a salud.
Esa liquidación se contabiliza así:
| Cuenta. | Débito | Crédito |
| Gastos por salario. | 1.000.000 | |
| Gasto por seguridad social | 205.000 | |
| Retenciones de nómina al trabajador. | 80.000 | |
| Aportes a seguridad social empleador | 205.000 | |
| Salarios por pagar. | 920.000 | |
| Sumas iguales | 1.205.000 | 1.205.000 |
Como ya señalamos, los aportes a seguridad social del trabajador se descuentan del salario y se contabilizan en el pasivo como retenciones de nómina.
Los aportes a seguridad social a cargo del empleador, por un lado, se contabilizan como gasto de personal, y la contrapartida es un pasivo, pues luego se deben pagar esos valores en la PILA.
Si bien el trabajador devenga $1.000.000, al pasivo de salarios por pagar se lleva el neto que recibirá el empleado, luego de descontarle o retenerle lo que le corresponde pagar por seguridad social, y lo retenido igual se va al pasivo como ya se explicó.
Algunas empresas no llevan el salario por pagar al pasivo, sino que acreditan de caja o bancos, en caso de que se pague una vez se liquide la nómina.
Los aportes a seguridad social son un pasivo, por cuanto se trata de una obligación de la empresa con las entidades de seguridad social.
Los aportes que corresponden a la empresa son un gasto para ella, gasto que al causarse se lleva al pasivo.
Los aportes que corresponden al trabajador, la empresa los descuenta de su salario e igualmente los lleva al pasivo, pues son dineros que no son suyos, sino del trabajador con destino a las entidades de seguridad social.
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Contabilización de las incapacidades laboralesForma de citar este artículo (APA):
Gerencie.com. (2022, octubre 23). Contabilización de los aportes a seguridad social [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/contabilizacion-de-los-aportes-a-seguridad-social.html
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Buenos días. En todas las consultas que he realizado sobre la contabilización de la nómina, falta un punto importante: ¿a qué tercero se deben cargar los gastos? Específicamente en las cuentas del gasto, se supone que deben cargarse a cada trabajador. Sin embargo, en auditoría mencionaron que, en el caso de la caja de compensación y la ARL, estos gastos quedan a cargo de cada entidad.