Qué es una propina y cómo se contabiliza

Las propinas, cuando son recaudadas por la empresa, deben ser contabilizadas, en razón a que son recursos que ingresan a las cuentas de la empresa, máxime si el pago se hace por medios electrónicos.

Qué es una propina.

Una propina es un pago voluntario que los clientes hacen a los trabajadores que los atienden, y son recursos que pertenecen al trabajador y no al empleador o dueño del establecimiento público. En Colombia, el artículo 2 de la Ley 1935 de 2018 define la propina en los siguientes términos:

«Se entiende por propina el reconocimiento en dinero que en forma voluntaria el consumidor otorga a las personas que hacen parte la cadena de servicios en los establecimientos comerciales de que trata el artículo 1 º de esta ley, por el buen servicio y producto recibido e independiente del valor de venta registrado.»

Es claro que la propina es voluntaria, aunque el establecimiento de comercio puede sugerir la propina al cliente, y este tiene la libertad de pagarla o no, o de pagar una propina diferente a la sugerida.

La propina no es obligatoria.

Ha quedado claro que la propina, por su propia naturaleza, no es obligatoria, y en caso de que el establecimiento de comercio la exija o la haga obligatoria, puede ser sancionado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Esa facultad se la otorga el artículo 59 de la Ley 1935 de 2018.

¿Las propinas se deben facturar?

Como ya señalamos, la propina es voluntaria y no pertenece al establecimiento de comercio, sino a los empleados; por consiguiente, como la propina no es un ingreso para la empresa, en principio, no se debe facturar.

Sin embargo, la Ley 1935 considera que sí es posible incluir la propina en la factura, si el cliente lo autoriza.

El parágrafo 1 del artículo 3 de la Ley 1935 señala:

«En ningún caso la propina podrá superar el 10% del valor del servicio prestado, cuando esta sea sugerida por el establecimiento de comercio e incorporada en la factura con la aceptación del consumidor.»

Adicionalmente, el inciso segundo del artículo 4 de la misma ley dispone:

«Adicionalmente, la persona que atiende al cliente, deberá preguntarle a este si desea que su propina voluntaria, sea o no incluida en la factura o en el documento equivalente, o que indique el valor que quiere dar como propina.»

Es decir, que si el cliente autoriza incluir en la factura la propina, esta se puede incluir en ella, pero ese ítem no tiene efectos tributarios.

Es decir, si bien la propina puede incorporarse en la factura, el valor de la propina, al no ser un ingreso para el establecimiento o empresa, no se incluye para efectos de liquidar el IVA, el impuesto al consumo o la retención en la fuente.

La presencia de la propina en la factura es meramente informativa para efecto del control y para lo relacionado con el tratamiento laboral que se debe dar a las propinas, tema desarrollado en el siguiente artículo.

Propinas que recibe el trabajador.Tratamiento que se debe dar a las propinas que los clientes dan a los trabajadores que le han prestado un servicio.

Contabilización de las propinas.

Si la empresa es quien recauda las propinas, estamos ante un ingreso para terceros, pues, como ya señalamos, las propinas no son un ingreso para el establecimiento, sino para el trabajador, que es un tercero.

En consecuencia, las propinas recaudadas se contabilizan en el pasivo, más exactamente en el pasivo por ingresos para terceros, en la cuenta 2815, pudiéndose crear una subcuenta específicamente para las propinas, y luego crear un tercero para cada trabajador que recibe propinas.

En consecuencia, el registro contable sería el siguiente, suponiendo que el pago de las propinas se realice en efectivo:

Cuando la empresa entregue las propinas al trabajador, el asiento contable será el siguiente:

Si el recaudo o pago no se hace en efectivo, sino por medio de una cuenta bancaria, se utiliza la cuenta 1110 en lugar de la 1105.

Si la empresa no recauda la propina, como en los casos en que el cliente la paga directamente al trabajador, no debe hacer ninguna contabilización.

Cuenta del PUC para propinas.

La cuenta del PUC para registrar las propinas es la 2815, que es un ingreso para terceros, pero para diferenciar las propinas de los demás ingresos para terceros que pudiera haber en la empresa, es preciso crear una subcuenta, como la 281505, por ejemplo.

¿Las propinas son deducibles de renta en Colombia?

Las propinas, al ser un pago voluntario y que no remunera un servicio, pueden no ser deducibles del impuesto a la renta, por no tener relación de necesidad, y además, de carecer de un soporte válido, pues no se facturan; si bien pueden figurar en la factura, es de forma simplemente informativa, tanto así que el cliente puede optar por no pagar ese valor facturado.

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