Cuando la empresa paga incapacidades laborales, dicho pago debe ser contabilizado como un gasto de nómina, porque la incapacidad laboral es una obligación a cargo del empleador asociada con sus gastos laborales, con independencia de que posteriormente la EPS o la ARL reembolsen al empleador lo que este pagó por incapacidades laborales.
Contabilización de las incapacidades que asume la empresa.
Las incapacidades laborales son pagadas por la empresa directamente, pero el sistema de seguridad social reconoce y reembolsa parte de esos pagos al empleador, por lo que en la práctica, una parte de las incapacidades laborales es asumida por el empleador y otra por el sistema de seguridad social.
Sin embargo, desde el punto de vista contable y fiscal, los pagos realizados por el empleador a sus trabajadores durante una incapacidad se consideran una obligación laboral, por lo que deben ser registrados como gasto laboral. Aunque la empresa recupere posteriormente el dinero de la EPS, el pago inicial al trabajador es considerado una erogación que hace la empresa en concepto de salario.
El proceso inicialmente descrito, de pago al trabajador y posterior reclamación ante la EPS, es parte del flujo administrativo, pero no cambia el hecho de que el pago realizado por el empleador representa un gasto laboral en la contabilidad de la empresa y, por lo tanto, se debe registrar como tal.
Registro contable inicial de las incapacidades laborales.
Las incapacidades laborales inicialmente se reconocen como un pasivo contra un gasto de nómina. Supongamos que la empresa paga una incapacidad laboral diaria de $100,000 por 5 días de incapacidad laboral de origen común. El registro contable inicial será el siguiente:
Causación de la incapacidad.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 510524 | $500,000 | |
| 2605xx | $500,000 |
Registro del derecho al reembolso por parte de la EPS.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 1360 | $300,000 | |
| 425050 | $300,000 |
Como la EPS reembolsa la incapacidad al empleador, es un derecho que debe ser reconocido como un activo, como una cuenta por cobrar; en este caso, consideramos que puede tratarse como una reclamación.
Como la EPS solo reconoce las incapacidades a partir del tercer día, de los 5 días de incapacidad causados, solo reembolsa 3 días; por lo tanto, el activo que represente el derecho al reembolso solo reconoce el equivalente a los 3 días.
Registro del pago de la incapacidad al trabajador.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 2605xx | $500,000 | |
| 111005 | $500,000 |
Una vez se paga la incapacidad al trabajador, se debita el pasivo y se acredita la cuenta de bancos.
Registro contable del reembolso por parte de la EPS.
Posteriormente, cuando la EPS reconozca la incapacidad laboral y la pague, se hace el siguiente registro contable:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 111005 | $300,000 | |
| 1360 | $300,000 |
Si la EPS no reconociera el valor total de la incapacidad que el empleador pagó, se debe hacer el ajuste respectivo al ingreso reconocido inicialmente.
Incapacidades en el PUC.
Las incapacidades laborales son un gasto de nómina, por tanto, les corresponden las cuentas 510524 o 520524 del PUC.
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Un empleado que tiene más de 180 días de incapacidad, el fondo de pensiones es quien seguirá realizando el pago de los salarios. ¿Cómo se debe realizar esta contabilización, ya que la empresa debe seguir pagando la seguridad social y todas las prestaciones sociales?
La empresa deberá seguir causando las prestaciones sociales comunes y corrientes, como un gasto. En cuanto a las incapacidades laborales, como estas las paga el fondo de pensiones, se debe causar la respectiva cuenta por cobrar al fondo correspondiente contra los bancos.
Buenas tardes, tengo una cuenta por cobrar a una EPS, pero ya han pasado tres años, lo cual se ha convertido en un cobro difícil. En una reunión del comité se decidió dar de baja a dicha cuenta.
¿Cómo realizo el o los registros contables?
Quedo de antemano agradecido.
FJGS
Considerando que tiene una cuenta por cobrar a la EPS, que es un activo, acredita la cuenta del activo contra la cuenta del gasto correspondiente.
Si estoy incapacitada, pero mi jefe dice: “trabaja desde casa y te pago el sueldo total”, pero se le cobra a la EPS la incapacidad, ¿cómo debo contabilizarla?
En primer lugar, eso no se puede hacer, pero si se hace, el trabajador tiene derecho tanto al salario de ese día como a la incapacidad. Es el mismo tratamiento que cuando un trabajador no toma las vacaciones, decide trabajarlas y pide que se las paguen en dinero; en este caso, no sería una compensación de vacaciones, sino una compensación de incapacidades, lo que, por supuesto, es ilegal.
En todo caso, si su jefe decide hacer las cosas así, contablemente reconoce el salario completo y, adicionalmente, la incapacidad.
Ahora, en el hipotético caso de que no reconozca la incapacidad al trabajador, al recobrar la incapacidad de la EPS, el valor que le desembolse la EPS es un ingreso no operacional en la cuenta 42, y como no hay una cuenta específica para contabilizar una irregularidad, se utiliza la cuenta de diversos (4295).