El auxilio de cesantías es una prestación social en favor de los trabajadores que periódicamente se debe liquidar, y en algunos casos, las cesantías se van provisionando mensual o quincenalmente. Pero en determinados casos, hay que hacer una liquidación definitiva.
- ¿Cuándo se deben liquidar las cesantías?
- Salario base para liquidar las cesantías.
- ¿Cuál es el monto o valor de las cesantías?
- Así se liquidan las cesantías.
- Liquidación de las cesantías de un trabajador incapacitado.
- Liquidación de cesantías cuando no se han pagado en varios años.
- Liquidación de las cesantías en contratos de trabajo sucesivos.
- ¿Cuánto son las cesantías de un año con salario mínimo?
- Preguntas frecuentes.
¿Cuándo se deben liquidar las cesantías?
Las cesantías se deben liquidar cuando ocurra uno de los siguientes casos:
- Cuando el contrato de trabajo termine.
- Cuando el trabajador pase de tener un salario normal a un salario integral.
- Cada año con corte a 31 de diciembre.
Cuando el contrato de trabajo termine, las cesantías que se liquiden se pagan directamente al trabajador.
Las cesantías que se deben liquidar todos los años con corte a 31 de diciembre se consignan en el fondo de cesantías antes del 14 de febrero de cada año.
¿Cuándo se pagan las cesantías?
Durante la vigencia del contrato de trabajo, el empleador debe consignar las cesantías liquidadas al respectivo fondo de cesantías al que se haya afiliado el trabajador.
Las cesantías que se liquiden se pagan directamente al trabajador cuando el contrato de trabajo termine y cuando el salario pase a ser integral.
Cuando el contrato de trabajo termine, el empleador debe pagar las cesantías directamente al trabajador el mismo día en que liquida el contrato de trabajo. No hay plazo alguno. Una vez el contrato de trabajo termine, se pagarán todos los conceptos adeudados al trabajador, no importa si el contrato termina por justa causa o no.
Provisión de las cesantías
Adicionalmente, hay que aclarar que, durante la vigencia del contrato, cada mes o cada quincena, según el periodo de pago utilizado en la empresa, se debe hacer la provisión contable de las cesantías, provisión que se ajustará cuando se liquiden definitivamente las cesantías, ya sea a 31 de diciembre o el día en que el trabajador sea desvinculado de la empresa.
La provisión se hará cada vez que se liquide la nómina, ya sea semanal, quincenal o mensualmente.
El valor que se provisiona es el 8.33% de los conceptos laborales que se liquiden en cada periodo de pago.
¿De dónde sale el 8,33%?
De dividir 100 entre 12 o 1 entre 12. ¿Y por qué?
Las cesantías corresponden a un salario mensual por cada año trabajado, es decir que por cada 12 meses se paga un mes de salario, y de allí sale el 12, es decir, las cesantías corresponden a la duodécima parte del salario anual (1/12), y 1/12 = 0.833%.
Entonces, cada mes del año se provisiona la duodécima parte del salario para que, cuando terminen los 12 meses del año, se haya completado un salario mensual: 8.333 x 12 = 100.
Supongamos un salario de $1.200.000 mensual, al que cada mes le provisionamos el 8.333% y tendremos la siguiente tabla:
| Mes | Provisión mensual |
| Enero | 99.999,6 |
| Febrero | 99.999,6 |
| Marzo | 99.999,6 |
| Abril | 99.999,6 |
| Mayo | 99.999,6 |
| Junio | 99.999,6 |
| Julio | 99.999,6 |
| Agosto | 99.999,6 |
| Septiembre | 99.999,6 |
| Octubre | 99.999,6 |
| Noviembre | 99.999,6 |
| Diciembre | 99.999,6 |
| Total | 1.199.995,2 |
No dan valores exactos debido a que el resultado de dividir 1/12 da como resultado decimales infinitos: 8.3333… siendo necesario hacer aproximaciones.
Como se trata de una provisión, solo cuando se liquiden las cesantías definitivamente se sabrá el resultado exacto, el que se compara con estos resultados provisionales liquidados mes a mes, y se procede a realizar los ajustes contables a las provisiones.
Salario base para liquidar las cesantías.
El salario base sobre el que se deben calcular o liquidar las cesantías está dado por el artículo 253 del Código Sustantivo del Trabajo, que señala:
«Para liquidar el auxilio de cesantía se toma como base el último salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres (3) últimos meses. En el caso contrario y en el de los salarios variables, se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicio o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año.»
Según la norma transcrita, se pueden presentar tres situaciones diferentes:
- Salario fijo sin variación o modificación.
- Salario fijo con variación o modificación en los últimos tres meses.
- Salario variable.
Si el salario es fijo y no ha variado en los últimos tres meses, la base para la liquidación de las cesantías será el salario del último mes laborado.
Además, si el trabajador tiene derecho al auxilio de transporte, este se suma al salario para liquidar las cesantías.
Liquidación de cesantías en el salario variable.
Cuando el salario es variable, o cuando ha sufrido una variación en los últimos tres meses antes de la liquidación de las cesantías, es preciso promediar el salario por el último año de trabajo, o si no se ha trabajado el año completo, por la fracción de año que corresponda.
Si el salario es fijo y ha variado en los últimos tres meses, como cuando se incrementa el salario por promoción a un nuevo cargo, se debe promediar el salario devengado durante el último año o el tiempo laborado si este es inferior a un año.
Para el caso de los trabajadores que devengan un salario mínimo y al cambiar de año se incrementa dicho salario, no se debe promediar entre el salario nuevo y viejo, por cuanto al hacerlo, la base termina siendo inferior al salario mínimo, cuando la verdad es que el trabajador siempre devengó un salario mínimo.
Cuando el salario es variable, al igual que cuando el salario ha variado en los últimos tres meses, se debe promediar el salario del último año o lo que el trabajador lleve laborando si el tiempo laborado es inferior a un año.
Conceptos o valores que conforman la base para liquidar las cesantías.
En la base de liquidación se incluyen todos los conceptos que constituyen salario, como por ejemplo:
- Salario
- Comisiones
- Auxilio de transporte.
- Horas extras.
- Recargos nocturnos.
- Recargos por trabajo dominical y festivo.
El auxilio de transporte no es de naturaleza salarial, pero por expresa disposición legal se debe incluir dentro de la base para liquidar las cesantías.
Es importante resaltar que en la liquidación anual de cesantías se toma el salario y el auxilio de transporte vigente a 31 de diciembre, es decir que, si bien las cesantías se liquidan en enero, no se toma el salario del nuevo año.
¿Cuál es el monto o valor de las cesantías?
El artículo 249 del Código Laboral señala que por concepto de cesantías, el empleador debe pagar al trabajador un mes de salario por cada año laborado, o proporcional si el tiempo laborado es inferior a un año. Muy sencillo realmente: un año trabajado, un mes de salario. Medio año trabajado, medio salario mensual, etc.
Así se liquidan las cesantías.
Ahora viene el proceso de liquidación de las cesantías. Ya se tiene la base y los días trabajados, así que es hora de proceder a liquidarlas, para lo cual se utiliza la siguiente fórmula:
Salario base x días laborados/360El salario base se multiplica por los días trabajados, y ese resultado se divide entre 360, que son los días del año laboral.
Si el trabajador ha laborado todo el año, los días trabajados son igual a 360 y 360/360 es igual a 1, por lo que podemos simplemente multiplicar el salario base x 1 y tendremos las cesantías de un año.
Supongamos un salario mensual de $1.200.000 y 360 días trabajados. Con la fórmula sería:
1.200.000 x (360/360) y reduciendo esa fórmula, tendríamos:
1.200.000 x 1 = 1.200.000 donde 1 proviene de 360/360.
Cuando las cesantías se liquidan por períodos inferiores al año, es donde resulta útil el número de días trabajados, pues es la parte de la fórmula que determina la proporcionalidad.
Supongamos el mismo sueldo, pero con 180 días trabajados.
1.200.000 X (180/360)
1.200.000 x 0.5 = 600.000 donde 0.5 proviene de 180/360.
Simplemente se dividen los días trabajados entre 360 y el resultado es el factor por el que se multiplica la base.
Ejemplo práctico del cálculo de las cesantías
El trabajador ingresa el 15 de febrero con un salario de $1.600.000. Liquidar las cesantías a 31 de diciembre.
| Concepto | Valor |
| Salario base | 1.600.000 |
| Días laborados | 315 |
| Cálculo | (1.600.000 x 315)/360 = 1.400.000 |
Liquidación de las cesantías cuando existe salario variable.
Supongamos ahora un salario variable para un trabajador que laboró 5 meses:
| Concepto | Valor |
| Mayo | 1.650.000 |
| Junio | 1.820.000 |
| Julio | 1.360.000 |
| Agosto | 1.700.000 |
| Septiembre | 1.520.000 |
| Promedio | 1.610.000 |
| Días laborados | 150 |
| Cesantías | (1.610.000 x 150)/360 = 670.833 |
La fórmula se puede aplicar de dos formas diferentes y el resultado es el mismo:
- Forma 1: 1.600.000 x (150/360)
- Forma 2: (1.600.000 x 150)/360
Se dice en matemática que el orden de los factores no afecta al producto.
Liquidación de las cesantías de un trabajador incapacitado.
Las incapacidades laborales no suspenden el contrato de trabajo, razón por la que las incapacidades no afectan para nada (o casi nada) el pago de las cesantías del trabajador.
El artículo 253 del Código Sustantivo del Trabajo dice que la prima de servicios se liquidará sobre el último salario al momento de hacer la liquidación respectiva, siempre que este no haya tenido variación.
Si el trabajador está incapacitado, para liquidar las cesantías igual se tomará el último salario devengado, que no será el auxilio económico que paga la EPS o la ARL, sino el salario pagado por la empresa antes de que el trabajador se incapacitara.
Recordemos que mientras el trabajador esté incapacitado, la empresa no le paga sueldo o salario; es la EPS o la ARL la que debe pagar la incapacidad.
Si el último mes que trabajó el empleado fue enero, interpretando literalmente el artículo 253 del Código Sustantivo del Trabajo, se tomará el sueldo pagado en el mes de enero aun cuando la liquidación de las cesantías se realice en marzo.
Ahora, si el salario es variable, es preciso promediar los últimos salarios que recibió el trabajador antes de incapacitarse.
Liquidación de cesantías cuando no se han pagado en varios años.
Supongamos que el empleador no consignó las cesantías de los últimos tres años y ahora requiere liquidarlas.
En nuestro criterio, cada año se debe individualizar y hacer la liquidación con corte a 31 de enero.
Es así porque las cesantías se han de liquidar con el salario base que corresponda a cada periodo de liquidación, por tanto, no parece viable hacer una liquidación total con el salario del último año o con el promedio de los años que se vayan a liquidar.
Igual procedimiento se sigue con la sanción moratoria por no consignar las cesantías cada año antes del 15 de febrero.
Si la liquidación se hace en ocasión a una demanda laboral, se puede solicitar en ella la indexación con el objetivo de reconocer la depreciación del dinero o la pérdida del poder adquisitivo de este.
Liquidación de las cesantías en contratos de trabajo sucesivos.
En este contexto pueden existir contratos de trabajo sucesivos en dos casos:
- Un contrato a término fijo que se renueva.
- Se termina un contrato y se firma otro diferente.
En el primer caso, en realidad existe un solo contrato, por lo tanto, no se puede hacer una liquidación definitiva de las cesantías cuando se renueva el contrato, puesto que se trata de una sola relación jurídica.
En consecuencia, las cesantías se liquidan cada año a 31 de diciembre y se consignan en el fondo. En estos casos, el empleador nunca debe entregar las cesantías al trabajador.
En el segundo caso, cuando se liquida un contrato de trabajo y se firma otro nuevo, podría considerarse que procede la liquidación definitiva de las cesantías al terminar cada contrato, pero si existe continuidad laboral, es decir, que en términos reales el vínculo sigue sin interrupción, nuestra recomendación es no entregarle las cesantías al trabajador, sino consignarlas en el fondo.
Un juez laboral perfectamente puede sentenciar que no hubo varios contratos, sino uno solo, y al ser uno solo, las cesantías que se hayan entregado al trabajador cada vez que se liquidaba el contrato podrían ser discutibles. Ya se sabe que cuando la entrega directa de las cesantías al trabajador es ilegal, el empleador las pierde y tiene que volverlas a pagar; así que se pueden liquidar, pero consignarlas al fondo y que luego el trabajador las retire.
Sin embargo, sucede que el fondo le entregará las cesantías al trabajador solo si el empleador le envía una carta de autorización acompañada de la prueba de la terminación del contrato, pero si el trabajador sigue vinculado con la empresa, y siempre lo estuvo, en todo momento.
¿Cuánto son las cesantías de un año con salario mínimo?
Las cesantías son un mes de salario por cada año, y si se tiene el salario mínimo, entonces las cesantías de un año corresponden a un salario mínimo, más el equivalente de transporte, puesto que el auxilio de transporte hace parte de la base para liquidar las cesantías.
Así, para el 2024, las cesantías de un año equivalen a $1.462.000, ya que el salario mínimo es de $1.300.000 y el auxilio de transporte es de $162.000.
Para comprobarlo, tomamos $1.462.000, lo multiplicamos por 8.33%, y luego por 12, lo que nos da nuevamente $1.462.000.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
Las cesantías hacen parte de la liquidación, pero no son exactamente lo mismo, ya que la liquidación comprende otros conceptos como prima de servicios, vacaciones, etc.
Sí. El auxilio de transporte se debe incorporar en la base de liquidación de las cesantías.
Pagan el equivalente a 0.58 veces el salario. Esto en razón a que por 12 meses de trabajo se debe pagar un mes por concepto de cesantías, y por 7 meses se deberá pagar el 58% de un salario.
El porcentaje de las cesantías es del 8.33% del salario mensual, para que al cabo de 12 meses se complete el 100% de un salario mensual.
Las cesantías se pagan o consignan en el fondo de cesantías al que se afile el trabajador. En los casos en que se paguen directamente al trabajador, se pagan en la cuenta de nómina informada por el trabajador.
Convención colectiva de trabajo
Recargo nocturnoForma de citar este artículo (APA):
Gerencie.com. (2024, febrero 12). ¿Cómo se liquidan las cesantías? [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/como-se-liquidan-las-cesantias.html
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Cómo liquidar las cesantías de un trabajador que labora 5 horas diarias, con contrato de trabajo a término indefinido, aportes a seguridad social sobre el salario mínimo y reporte de nómina electrónica con el salario mínimo completo, es decir, como si trabajara el horario completo (48 horas semanales o 47 a partir del semestre anterior).
Las cesantías se liquidan sobre el salario real del trabajador, que al parecer, es inferior a un salario mínimo. Es decir, se liquidan según la regla general, que es sobre el salario devengado.
Saludos
Buen día,
Cordial saludo.
Tengo dos dudas:
1. Al finalizar el mes de agosto de 2023, se cumple un año de trabajo y tengo derecho a mis vacaciones. Si las disfruto, ¿me las pueden pagar después? ¿O si no las disfruto, igual me las pagan?
2. Por otra parte, si deseo retirar una parte de mis cesantías para temas académicos, ¿aun estando trabajando se podría?
Gracias.
Quedo atenta.
Respecto a la primera pregunta, la respuesta es afirmativa en los dos escenarios. En el primero, si sale de vacaciones, pueden pagárselas de una vez o con el siguiente salario, y si no quiere tomar las vacaciones, puede solicitar que se las compensen en dinero.
En cuanto al retiro de las cesantías para estudio, es uno de los casos en que la ley permite hacer ese retiro parcial, como se explica en este artículo.
Si un empleado está en licencia de maternidad, es legal que a la base de cesantías se le disminuya el auxilio de transporte.
Si el auxilio de transporte no se paga, no puede hacer parte de la base para liquidar las prestaciones sociales, y por lo general, en estos casos, lo que se hace es promediar los pagos que efectivamente recibe el trabajador.
Buenas tardes:
Por favor, corrija la tabla en la sección “Liquidación de las cesantías cuando existe salario variable”, ya que el valor en la fórmula es diferente al promedio de los cinco meses. Aunque el resultado está bien, esta discrepancia puede generar confusión.
Gracias por la observación. Se ha corregido el error.
Buen día,
Tengo una duda. En el caso de un empleado que de enero a abril tenía un salario variable y a partir de marzo pasó a tener un salario fijo, ¿cómo debo calcular las cesantías para este año? ¿Debo tomar el salario de los últimos tres meses o el promedio del año, incluyendo los pagos adicionales que tuvo al inicio del año?
Gracias por su colaboración.
Lo más práctico es promediar el salario del año completo, porque una parte de él tiene un componente variable.
Los fondos privados son volátiles y, así como sube el monto de cesantías, también pueden bajar. Sin embargo, los fondos deben garantizar cada año una rentabilidad mínima.
Es correcto, por ley, los fondos de cesantías deben garantizar un rendimiento mínimo.
Buena tarde. Laboré con una entidad estatal desde el 1 de enero de 2022 hasta el 14 de junio de 2022. Me hicieron la liquidación, pero no incluyeron las cesantías, por lo cual me informan que serán consignadas al Fondo Nacional del Ahorro (donde siempre he tenido mis cesantías). A día de hoy, 27 de julio, aún no se reflejan en el fondo. Mi pregunta es: ¿debieron pagarme directamente las cesantías con la liquidación? ¿O qué debo hacer? Muchas gracias.
Si debieron pagarlas en la liquidación, puesto que no está en las fechas de pagos de cesantías a los fondos.
¿Para liquidar prestaciones a un trabajador que recibe auxilio de transporte y que hubo meses en los que ese auxilio se vio disminuido por incapacidades o vacaciones, esa disminución afecta la base para calcular la prima y las cesantías?
Sí, y para ello lo indicado es promediar el salario de los meses para los que se va a liquidar el auxilio de cesantías.
Perdón, es consignar al fondo de cesantías.
El empleador debe consignar las cesantías al fondo de cesantías elegido por el trabajador, y en caso de no hacerlo, el trabajador puede demandar al empleador para que cumpla con esta obligación. La ley no establece un procedimiento específico para ello, por lo que se sugiere presentar una demanda laboral ordinaria.
La falta de consignación oportuna puede generar perjuicios económicos al trabajador debido a la pérdida de rendimientos financieros. En este contexto, es posible solicitar daños y perjuicios si se demuestra que la mora ha causado un daño real.
En resumen:
– El empleador debe consignar las cesantías mensualmente.
– Si incumple, el trabajador puede demandarlo.
– No hay un procedimiento especial; se usa la demanda laboral ordinaria.
– Se pueden reclamar daños y perjuicios si hay evidencia del daño causado por la mora.
Buen día. Por favor, ¿me pueden indicar si a un empleado que tiene un salario integral se le deben consignar cesantías al fondo de pensiones? Gracias.
No. El salario integral ya incluye las cesantías por lo que el trabajador no tiene derecho a ellas.
Buenos días. Bendiciones.
Mi pregunta es: ¿Con qué frecuencia puedo hacer uso o solicitar la cesantía parcial? ¿Existe alguna norma que impida el uso y/o la solicitud de las cesantías parciales anualmente y en casos de necesidades imperiosas?
Las cesantías se pueden retirar anualmente cuando se cumplen los requisitos de ley, y no hay norma que limite la cantidad de veces que puede hacer el retiro. Lo único que limita es si cumple o no con los requisitos para retirarlas, como demostrar la necesidad imperiosa.
Se liquidan las cesantías con el IBL vigente a la fecha de renuncia. En el caso de que el salario sea mínimo, se calcula utilizando el salario mínimo vigente más el subsidio de transporte correspondiente.
El cálculo de las cesantías se realiza con base en el ingreso base de liquidación (IBL), que para los trabajadores con salario mínimo incluye tanto el salario como el auxilio de transporte. Si durante la vigencia del contrato hubo cambios en estos valores, se debe calcular un promedio ponderado.
Buenos días, por favor su ayuda: el día 1 de octubre hubo un incremento salarial. ¿Cuál salario se toma como base para la liquidación de cesantías: el vigente a partir del 1 de octubre o se debe promediar los salarios de todo el año?
Para la liquidación de las cesantías se toma el salario que esté vigente a 31 de diciembre, así que en su caso será el incremento del primero de octubre. En consecuencia, no es necesario promediar los salarios cuando hay incrementos durante el año.