¿Cómo se contabiliza la anulación de una factura?

Cuando se anula una factura electrónica o de cualquier tipo se debe hacer el registro contable respectivo que dependerá de si el ingreso asociado a la factura anulada ya se causó (registró) o no, aunque lo normal es que al emitir la factura inmediatamente se cause el ingreso, si es que no se ha causado con anterioridad si se cumplieron los presupuestos para reconocer el ingreso según las normas contables como la NIIF 15.

Contabilización de la anulación de facturas.

La anulación de la factura implica reversar las cuentas afectadas cuando se emitió la factura, y entre esas cuentas está la de ingresos, clientes, caja o bancos, impuesto a las ventas, retención en la fuente, inventarios y costo de venta.

Para efecto de simplificación supongamos que al emitir la factura se afectaron las siguientes cuentas:

Si la factura se anula se debe reversar ese registro que sería así:

Si se tratara de una evolución en venta se utilizaría la cuenta 4175, pero no es una devolución sino una anulación de la factura, que es distinto, pero en todo caso cada ente decidirá la cuenta que utiliza para ello según su política contable.

Ejemplo completo.

Supongamos que se emitió una factura con los siguientes conceptos:

• Valor de la venta: $1.000.000
• Iva: $190.000.
• Retención en la fuente por compras: $25.000.
• Retención en la fuente por Ica: $10.000.

El registro contable inicial sería el siguiente.

Al anular la factura se reversa cada uno de los registros anteriores así:

Se ha asumido que el costo de venta, es decir, el valor de los inventarios vendidos es de $800.000, valor que se retira del inventario al emitir la factura y se regresa a él al anularla.

Como se observa, la anulación implica reversar cada registro contable realizado la emitir la factura dejando las cosas en su estado anterior.

Si la anulación tiene un efecto financiero importante es preciso hacer la nota a los estados financieros correspondientes a fin de informar el hecho debidamente.