¿Cómo hacer una liquidación laboral?

Para hacer la liquidación laboral se toma el salario mensual del trabajador, o el promedio mensual del último año si se trata de un salario variable, y sobre ese monto se liquidan las prestaciones sociales (prima de servicios, cesantías e intereses de cesantías), las vacaciones pendientes de disfrute y la indemnización por despido, si hay lugar a ella.

¿Qué salario se toma en cuenta para la liquidación?

El principal elemento para hacer la liquidación laboral es el salario, y este, como ya se dijo, es el salario que el trabajador devengaba al momento en que se le terminó el contrato de trabajo.

Cuando el salario es variable, la liquidación se hace con el promedio del salario del último año, que no de los últimos 12 meses; es decir, que si el trabajador se retiró en noviembre, el promedio del salario se determina desde enero a noviembre, no desde noviembre del año pasado a noviembre del presente año, tema explicado en el artículo «Salario promedio para liquidar prestaciones sociales».

La obligación legal de promediar el salario para hacer la liquidación laboral se da únicamente cuando el trabajador tiene un salario variable. Cuando el trabajador devenga un salario fijo, pero mensualmente gana un valor diferente debido a que labora horas extras o trabaja en días de descanso remunerado, si bien la ley no obliga a determinar el promedio, lo acostumbrado y lo justo es determinar el promedio para incorporar en la liquidación de las prestaciones sociales la remuneración que el trabajador recibió de ese modo.

Lo que debe incluir en la liquidación laboral.

La liquidación laboral tiene como objetivo pagar todo lo que se le debe al trabajador al momento de terminar el contrato de trabajo, y esto comprende lo siguiente:

• Salario del último mes o quincena, o más si hay salarios atrasados.
• Prima de servicios desde la última liquidación.
• Auxilio de cesantías desde la última liquidación.
• Intereses de cesantías sobre el saldo acumulado a la terminación del contrato.
• Vacaciones pendientes de disfrute desde la última liquidación.
• Indemnización por despido si este fue injusto.

Cada uno de estos conceptos se debe liquidar individualmente porque pueden corresponder a períodos diferentes, debido a que en la vigencia del contrato se reconocen en períodos o fechas distintas.

En el caso de la prima de servicios, esta se debe pagar en junio y en diciembre, de suerte que cuando se termina el contrato solo se debe liquidar la fracción desde junio o desde diciembre, según corresponda.

En el caso de las cesantías, que se liquidan a 31 de diciembre, al terminar el contrato de trabajo se deben liquidar desde el 01 de enero hasta el día en que se terminó el contrato de trabajo, al igual que sus intereses.

Las vacaciones se liquidan desde la última vez que se liquidaron, y si nunca se habían liquidado, como cuando el trabajador llevaba poco tiempo trabajando, se liquidan desde el inicio del contrato de trabajo.

Ejemplo.

Supongamos un trabajador que inició el contrato el 10 de agosto del año anterior y se termina el 20 de noviembre del presente año, considerando lo siguiente:

• Salario mensual de $2.400.000.
• La prima de servicios del primer semestre del presente año se liquidó a 30 de junio.
• Las cesantías del año anterior se liquidaron el 31 de diciembre del año anterior.
• Las vacaciones del primer año se habían liquidado con corte al 20 de agosto del presente año.
• Se adeuda salario de octubre y noviembre.
• El contrato de trabajo terminó por renuncia del trabajador.

A tener en cuenta.

Según los elementos planteados en el ejemplo se tiene que:

• Salario pendiente de pago: 50 días (octubre y 20 días de noviembre)
• Prima de servicios: 139 días desde el 01 de julio hasta el 20 de noviembre.
• Cesantías: 319 días desde el 01 de enero al 20 de noviembre.
• Intereses de cesantías: 319 días desde el 01 de enero hasta el 20 de noviembre.
• Vacaciones: 89 días desde el 21 de agosto hasta el 20 de noviembre.
• Valor del día de salario: $80.000 ($2.400.000 / 30)

En la siguiente calculadora en línea puede determinar esos valores según las fechas correspondientes y obtener la liquidación.

Liquidador de contrato de trabajo en línea.Liquidador en línea de contrato de trabajo, tanto a término fijo como a término indefinido.

Fórmulas a utilizar en la liquidación laboral.

Para hacer la liquidación laboral se utilizan las siguientes fórmulas.
Prima de servicios

(Salario mensual * Días trabajados)/360

Cesantías

(Salario mensual * Días trabajados)/360

Intereses sobre cesantías

Cesantías liquidadas * Días trabajados * 0,12)/360

Vacaciones

(Salario mensual básico * Días trabajados)/720

Con los anteriores valores hacemos la liquidación aplicando la fórmula correspondiente:

Las deducciones de nómina se aplican sobre el salario pendiente de pago, tanto del mes de noviembre como de octubre, porque se asume que como el salario de octubre no se pagó, tampoco se le hizo el descuento de los aportes a salud y pensión de octubre, así que se le aplica al momento de hacer el pago final.

Por simplicidad, no se incluyó el auxilio de transporte en el ejemplo, precisando que en caso de existir, no se incluye para liquidar las vacaciones ni para liquidar los descuentos por salud y pensión. Se incluye solo para calcular la prima de servicios y las cesantías, y de paso los intereses de cesantías que se liquidan sobre esta que ya incorporan el auxilio de transporte.