Una persona natural puede contratar tantos empleados como desee y debe pagar seguridad social por ellos, como cualquier empleador.
Empleador persona natural.
Un empleador puede ser tanto una persona jurídica como una persona natural, y las obligaciones como empleador son las mismas.
Las normas laborales y de seguridad social aplican para todos los empleadores, indistintamente de si son una empresa como tal o una persona natural.
Los trabajadores tienen iguales derechos, sin importar la calidad o naturaleza de su empleador, por lo que, cuando este es una persona natural, se deben garantizar todos sus derechos.
¿Una persona natural puede afiliar a sus empleados?
Toda persona natural que contrate empleados no solo puede, sino que debe afiliarlos a seguridad social y hacer las cotizaciones correspondientes, como salud, pensión y riesgos laborales.
La ley impone al empleador la obligación de afiliar a seguridad social a sus trabajadores, sin distinguir entre personas naturales o empresas, por lo que no hay diferencias en su tratamiento.
La afiliación del trabajador debe hacerse en la EPS y fondo de pensiones que el trabajador elija. La afiliación a la ARL sí se realiza en la ARL elegida por el empleador. Los pagos se hacen mediante la planilla única o PILA.
La persona natural comerciante que contrate empleados como persona natural también debe pagar su propia seguridad social como independiente.
De modo que el comerciante tiene la doble condición de empleador y cotizante independiente, debiendo cumplir con ambas obligaciones.
En tal caso, debe cotizar a seguridad social según lo dispuesto en el artículo 135 de la ley 1735 de 2015, que en su primer inciso dice:
«Los trabajadores independientes por cuenta propia y los independientes con contrato diferente a prestación de servicios que perciban ingresos mensuales iguales o superiores a un (1) salario mínimo mensual legal vigente (smmlv), cotizarán mes vencido al Sistema Integral de Seguridad Social sobre un ingreso base de cotización mínimo del cuarenta por ciento (40%) del valor mensualizado de sus ingresos, sin incluir el valor total del Impuesto al Valor Agregado (IVA), cuando a ello haya lugar, según el régimen tributario que corresponda. Para calcular la base mínima de cotización, se podrán deducir las expensas que se generen de la ejecución de la actividad o renta que genere los ingresos, siempre que cumplan los requisitos del artículo 107 del Estatuto Tributario.»
Es decir que el comerciante toma el total de ingresos obtenidos de su establecimiento de comercio y otras actividades que tenga, y luego resta los costos y gastos en los que haya incurrido en su actividad. Al resultado que obtenga le aplica el 40% y, sobre ese valor, hace las cotizaciones.
Dentro de esos costos y gastos están los salarios que haya pagado a los trabajadores que tiene contratados, las materias primas, mercancías, insumos, servicios públicos de su negocio, arrendamientos y todo pago relacionado con su actividad personal.
No puede incluir gastos personales como servicios públicos de la casa, el mercado de su familia, gastos de estudios de sus hijos, compras de ropa, etc.
Supongamos que un comerciante tiene un almacén de venta de ropa con los siguientes datos:
Ventas al mes | $20.000.000 |
Mercancías compradas | $12.000.000 |
Gastos de arriendo, servicios, personal, etc. | $4.000.000 |
Ingreso neto | $4.000.000 |
Ingreso base de cotización mensual (40%) | $1.600.000 |
Monto de cotización aproximado | $460.000 |
Con esos datos, el comerciante debe cotizar a Salud, Pensión y, si fuere el caso, ARL, debiendo pagar mensualmente aproximadamente $460.000, pues como independiente debe cotizar el 12.5% en salud y el 16% en pensión, más lo que corresponde a la ARL si estuviera afiliado.
Es importante que el comerciante guarde todos los soportes de las mercancías que compre y de los gastos en que incurra, pues la UGPP puede solicitarle que pruebe los gastos y costos que ha restado de los ingresos, y si no lo hace, el IBL será incrementado, debiendo pagar intereses moratorios y sanciones. Si consideramos que la UGPP le puede revisar sus aportes durante los 5 años siguientes, el asunto se convierte en un alto riesgo.
Recordemos que la ley dice que los costos, gastos o expensas necesarias que puede restar de sus ingresos para determinar el ingreso base de cotización son aquellos que cumplan con los requisitos del artículo 107 del estatuto tributario, de manera que deben tener relación de causalidad con su actividad generadora de ingresos, por lo que no puede incluir gastos de alimentación, paseos, salud, etc.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
Toda persona natural que sea legalmente capaz según el Código Civil puede contratar un trabajador.
Señala el numeral 1 del artículo 22 del Código Sustantivo del Trabajo:
«Contrato de trabajo es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona, natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.»
La ley no exige que solo las empresas o personas jurídicas contraten trabajadores.
La ley no limita el número de empleados que puede tener una persona natural, por lo que el límite está en la capacidad operativa del negocio que gestiona la persona natural.
Cuando existen muchos trabajadores, puede resultar más sencillo y conveniente crear una persona jurídica, sobre todo por la responsabilidad, pues con la persona jurídica se separa el patrimonio de la persona natural y de la empresa, por lo que no se compromete el patrimonio de la persona natural ante alguna contingencia de sus trabajadores.
Las personas naturales deben afiliar a sus trabajadores como lo hace cualquier empresa, donde la persona natural primero se inscribe o registra en las distintas entidades que gestionan la seguridad social, como EPS, fondos de pensiones y ARL, para luego afiliarlos, lo que generalmente se puede hacer en línea.
Una vez se afilie al trabajador, el pago de las cotizaciones se debe hacer en la PILA, desde la misma cuenta que la persona natural tenga en el operador de su elección.
Forma de citar este artículo (APA):
Gerencie.com. (2023, agosto 29). Seguridad social en personas naturales que contratan empleados [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/como-debe-pagar-la-seguridad-social-una-persona-natural-comerciante.html
Hola, si una persona tiene un negocio en Colombia como persona natural, pero vive en el extranjero, ¿esta persona está obligada a afiliarse al sistema de seguridad social? Gracias.
El tema de su interés está abordado en este artículo.
Sí,
Buenas tardes:
Realicé un servicio de suministro con mi empresa (persona jurídica) y pagué la seguridad social de acuerdo a mis gastos. Sin embargo, la empresa me dice que debo pagar la seguridad social aplicando la resolución 209 de 2020. ¿Me podría aclarar si esta resolución me aplica y por qué?
La resolución 209 de 2020 aplica a las personas naturales que no tienen trabajadores y que realizan actividades económicas, por lo cual usted como persona jurídica no está sujeta a esa norma. La seguridad social se debe pagar según la normativa general aplicable a los trabajadores independientes con contrato de prestación de servicios.
¡Hola! Me gustaría saber si estoy obligado a pagar aportes propios para poder contratar a un empleado y pagarle sus aportes. No soy comerciante; tengo una guardería de perros.
Sí. Como empleador está obligado a pagar los aportes a seguridad social de sus empleados, y como independiente, está obligado a pagar sus propios aportes a seguridad social.