Cálculo de las vacaciones

Un trabajador tiene derecho a 15 días hábiles de vacaciones remuneradas por cada año de trabajo o proporcional al tiempo laborado, valor que debe ser calculado y liquidado según el salario del trabajador, y aquí le explicamos cómo hacer ese cálculo.

Cálculo de vacaciones.

Las vacaciones se calculan cuando el trabajador sale a disfrutarlas, pero mensualmente se hace la provisión correspondiente.

En el cálculo de las vacaciones intervienen dos variables: salario y tiempo o periodo al cual corresponden las vacaciones.

Los días efectivos de vacaciones solo se conocen cuando se otorgan definitivamente, pues es cuando se conoce con certeza el día en que se inicia y el día en que el trabajador debe retornar a la empresa, teniendo en cuenta domingos y festivos.

Cómo calcular las vacaciones.

Para hacer el cálculo de las vacaciones del trabajador necesitamos conocer los siguientes valores o datos:

1. Salario del trabajador.
2. Tiempo laborado en días.

El tiempo laborado se determina así:

1. Fecha en que se realizó la última liquidación de las vacaciones.
2. Fecha en la que el trabajador iniciará las vacaciones.

El salario es el valor sobre el cual se liquidarán las vacaciones para efecto de conocer su valor que se debe reconocer al trabajador por concepto de vacaciones.

Las fechas se utilizan para determinar el periodo respecto al cual se van a liquidar las vacaciones, si es por un año de trabajo, por menos de un año o por más de un año, si fuera el caso.

Las vacaciones son 15 días hábiles por cada año de trabajo, pero no siempre se otorgan las vacaciones sobre un año completo, sino que a veces es sobre medio año, por ejemplo, o incluso sobre más de un año.

Por ejemplo, si el trabajador ingresó a laborar el 15 de agosto de 2020, el 15 de agosto de 2021 cumplió el año que le da derecho a los 15 días de vacaciones.

Pero si en enero de 2021 se le concedió una licencia no remunerada de 30 días, esos 30 días se descuentan, así que a 31 de agosto solo tendrá 330 días, y sobre esos días se calculan las vacaciones proporcionales que resulten.

Licencias no remuneradas.Licencias no remuneradas y sus efectos en la liquidación de prestaciones sociales y los aportes al sistema de seguridad social.

Salario base para liquidar las vacaciones.

Por lo general, las vacaciones se liquidan sobre el salario que el trabajador esté devengando al momento de iniciar sus vacaciones, pues así lo señala expresamente el artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo.

Pero en el caso de los sueldos variables, para determinar el salario base se debe promediar lo devengado por el trabajador en el último año o en el tiempo que lleve laborando si este fuere menor a un año.

Para efectos de la determinación de la base para el cálculo de las vacaciones no se toma en cuenta el auxilio de transporte ni de las horas extras, ni el trabajo en días de descanso obligatorio, pero sí se tienen en cuenta los recargos nocturnos y los descansos obligatorios remunerados que no se laboran.

El numeral primero del artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo señala en parte pertinente:

«En consecuencia, sólo se excluirán para la liquidación de vacaciones el valor del trabajo en días de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario en horas extras.»

Por ejemplo, si el domingo se trabaja, el valor que se pague por ese domingo trabajado no se incluye en las vacaciones, por ser un día de descanso obligatorio.

Fórmula para calcular las vacaciones

La fórmula que se utiliza para calcular las vacaciones es la siguiente:

(Salario base * Tiempo laborado)/720

Explicación de la fórmula.

El salario base es el que se determina según las reglas generales, que bien puede ser el último sueldo devengado o el promedio del último año, como ya lo explicamos.

Los días trabajados corresponden al tiempo que el trabajador ha laborado desde las últimas vacaciones tomadas o desde que ingresó a la empresa.

720 es la cifra que más causa confusión por lo difícil que resulta de comprender y explicar por qué se divide por este valor.

Por qué las vacaciones se dividen en 720.¿Sabe por qué se debe dividir entre 720 para calcular las vacaciones del trabajador?

Resumiendo, el 720 se utiliza en razón a que matemáticamente representan los 15 días de vacaciones por cada 360 días trabajados.

Ejemplo de liquidación de las vacaciones.

Vamos a suponer que se liquidan las vacaciones de un trabajador por un año, con un salario de $1.200.000.

Tenemos los siguientes datos:

• Salario: 1.200.000
• Tiempo laborado: 360 días.

Aplicando la fórmula tenemos:

1.200.000 * 360 ÷ 720 = 600.000.

Como se puede observar, 600.000 es exactamente la mitad del salario mensual del trabajador, pues las vacaciones corresponden exactamente a medio mes, es decir, 15 días.

El mes laboral tiene 30 días.Para calcular los valores relacionados con la nómina y el contrato de trabajo el mes se considera de 30 días.

Supongamos ahora que se liquidan las vacaciones correspondientes a los últimos 6 meses de trabajo, con el mismo salario, teniendo los siguientes datos:

• Salario: 1.200.000.
• Tiempo laborado: 180 días.

Aplicando la fórmula tenemos:

1.200.000 * 180 ÷ 720 = 300.000

El trabajador tiene derecho a medias vacaciones, pues solo trabajó medio año, y si las vacaciones completas son $600.000, la mitad son $300.000.

Liquidando los días no hábiles en las vacaciones.

La liquidación anterior la hemos hecho con base a 15 días de salario, pero en realidad las vacaciones siempre son más de 15 días, en razón a que las vacaciones son 15 días hábiles, es decir, se deben sumar domingos y festivos.

Por lo anterior, las vacaciones, dependiendo de la fecha en que el trabajador sale a vacaciones, pueden ser 17, 18, 19, 20 o hasta más días, y en tal caso la fórmula que hemos utilizado no es útil, pues con esa fórmula apenas se hace una provisión aproximada.

Si queremos determinar el valor exacto de las vacaciones según cada trabajador en particular, debemos recurrir a otro método.

Lo primero que debemos hacer es determinar los días exactos de vacaciones que el trabajador tendrá, contando domingos y festivos, y con base a ese valor hacemos la liquidación.

Supongamos que el trabajador inició sus vacaciones el día 5 de marzo de 2021, es decir, ese día, que es un viernes, es el primer día de vacaciones.

A partir de allí debemos contar 15 días hábiles, es decir, no se cuentan los domingos ni el 22 de marzo que es festivo.

En consecuencia, los 15 días hábiles terminaron el 23 de marzo, debiendo el trabajador regresar al empleo el 24 de marzo.

Contando los días calendario de vacaciones vemos que fueron 19 días en total, ya que en ese periodo hubo 3 domingos y 1 festivo: 15 días hábiles y 4 inhábiles.

Como ya sabemos con exactitud los días que el trabajador tendrá de vacaciones, los liquidamos día a día y para ello debemos determinar el salario diario, así:

1.200.000/30 = 40.000.

Cada día de salario vale $40.000, y como las vacaciones fueron 19 días, tenemos:

40.000 x 19 = 760.000.

Cálculo de las vacaciones en Excel.

Como el asunto de contar los días uno a uno sumando y restando domingos y festivos puede ser complejo, en Gernecie.com diseñamos una herramienta en Excel que automatiza la liquidación de las vacaciones.

Descargar herramienta.

Solo tiene que ingresar el salario, la fecha en que se realizó la última liquidación, o si el trabajador es nuevo la fecha en que inició el contrato de trabajo, y la fecha en que el trabajador iniciará el disfrute de sus vacaciones.

Adicionalmente, si el contrato de trabajo estuvo suspendido, se deben ingresar los días que duró la suspensión para hacer el descuento de ese tiempo.

Excel automáticamente tiene en cuenta los domingos y festivos, y para ello los festivos deben ser ingresados en la hoja de Excel llamada precisamente Festivos, donde hemos ingresado los festivos hasta diciembre de 2023.

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