La factura electrónica, como la factura de papel o en computador, está sujeta a rechazo o aceptación por parte del comprador o adquirente del producto o servicio facturado.
Factura electrónica como título valor.
Para que una factura constituya título valor debe ser aceptada por el receptor o beneficiario de la factura, lo que también se aplica para la factura electrónica.
La aceptación de la factura se rige por las normas comerciales de la factura, contenidas principalmente en el artículo 773 del Código de Comercio, que se aplica a la factura de papel vigente durante muchos años.
Esta norma ha sido reglamentada de forma específica por el Decreto 1074 de 2015, que regula la factura electrónica como título valor, en razón a que hoy la factura de papel ha sido reemplazada por la factura electrónica.
Aceptación de la factura electrónica.
El artículo 2.2.2.5.4 del Decreto 1074 de 2015 señala que la factura electrónica de venta una vez recibida se entiende irrevocablemente aceptada por el adquiriente, deudor o aceptante en los siguientes casos:
- Aceptación expresa: Cuando, por medios electrónicos, acepte de manera expresa el contenido de esta, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.
- Aceptación tácita: Cuando no reclamare al emisor en contra de su contenido, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la mercancía o del servicio. El reclamo se hará por escrito en documento electrónico.
El plazo que el comprador tiene es de 3 días hábiles para aceptar o rechazar la factura, y si guarda silencio, es decir, no acepta ni rechaza la factura, opera la aceptación tácita de la factura, que tiene los mismos efectos que la aceptación expresa.
Los 3 días hábiles de plazo se cuentan desde la fecha en que el receptor o comprador recibe la factura electrónica al tenor del parágrafo primero del referido artículo:
«Se entenderá recibida la mercancía o prestado el servicio con la constancia de recibo electrónica, emitida por el adquirente deudor aceptante, que hace parte integral de la factura, indicando el nombre, identificación o la firma de quien recibe, y la fecha de recibo.»
La factura electrónica generalmente se envía por correo electrónico y en el mensaje se incluyen las opciones para aceptar o rechazar la factura electrónica, como en el siguiente ejemplo de uno de los proveedores de facturación electrónica:
El receptor puede aceptar o rechazar la factura, o no hacer nada y en tal caso opera la aceptación tácita de la factura electrónica.
El parágrafo segundo del artículo referido señala lo siguiente:
«El emisor o facturador electrónico deberá dejar constancia electrónica que los hechos que dan lugar a la aceptación tácita del título en el RADIAN, lo que se entenderá hecho bajo la gravedad de juramento.»
Como es natural, la factura se inscribirá o registrará en el RADIAN cuando ya haya operado la aceptación expresa o tácita de la factura, de modo que, luego de registrada en ese sistema, nada se puede hacer.
Rechazo de la factura electrónica.
Si el adquiriente no está conforme con la operación económica o con la factura recibida, puede rechazarla, y para ello tiene un término de 3 días hábiles contados desde la fecha en que recibe la factura.
Es así porque la ley dispone que, si la factura no se rechaza en los tres días siguientes a su recepción, se entiende aceptada tácitamente, de suerte que si se pretende rechazar a los 4 días ya no es posible por haberse configurado la aceptación tácita, y recordemos que la aceptación tácita tiene los mismos efectos que la aceptación expresa.
Cómo rechazar la factura electrónica.
Para rechazar la factura electrónica es necesario que el usuario despliegue la acción respectiva, es decir, que haga clic en el botón o enlace para rechazar la factura.
Es importante que el rechazo sea expreso y dentro del término de los 3 días hábiles siguientes a la recepción del mensaje electrónico que contiene la factura.
Si no se rechaza la factura de forma expresa, o se hace luego de los 3 días hábiles, la factura se habrá aceptado tácitamente con lo que ello implica.
¿Qué pasa si un cliente rechaza una factura electrónica?
Cuando un cliente rechaza una factura, el emisor es notificado de ese hecho, y en tal evento debe proceder a emitir una nota de crédito a fin de anular la factura si el rechazo ha sido total, o a realizar el ajuste si el rechazo ha sido parcial.
Las notas de crédito están asociadas a la factura correspondiente, y deben ser validadas ante la Dian, proceso que se hace automáticamente por la solución de facturación.
Motivos de rechazo de factura electrónica.
Una factura electrónica puede ser rechazada por el cliente debido a diferentes razones o circunstancias como las siguientes:
- Por errores en la factura como identificación.
- Devolución del producto.
- Garantía del producto.
- Desacuerdo en el precio o acuerdos comerciales.
- Por diferencias en la cantidad de productos facturados o recibidos.
El cliente debe comunicar la razón por la cual rechaza la factura, a la vez que el emisor debe exponer la razón por la cual emite la nota de crédito respectiva.
La situación dependerá de cada caso en particular, pues las partes pueden llegar a un acuerdo posterior al rechazo de la factura.
Factura aceptada no puede ser modificada.
Luego de que la factura electrónica haya sido aceptada por el adquiriente, no puede ser modificada en modo alguno, como lo señala el parágrafo tercero del artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015:
«Una vez la factura electrónica de venta como título valor sea aceptada, no se podrá efectuar inscripciones de notas débito o notas crédito, asociadas a dicha factura.»
Esa limitación aplica para las facturas electrónicas que fungen como título valor, es decir, las facturas a crédito que el emisor toma como título valor e inscribe en el RADIAN.
Aceptación de la factura para efectos tributarios.
Lo aquí expuesto aplica para las facturas como título valor, y respecto a los efectos tributarios, una factura rechazada no sirve como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, porque simplemente no existe sin la aceptación expresa o tácita.
El artículo 771-2 del Estatuto Tributario señala los requisitos que debe tener una factura para soportar costos, deducciones e impuestos descontables, nada dice sobre la aceptación o rechazo de las facturas, pero se sobreentiende que, si la factura ha sido rechazada, no puede ser utilizada como soporte por quien rechaza la factura.
Por consiguiente, se debe interpretar que una factura es válida para soportar costos, deducciones e impuestos descontables solo si ha sido aceptada, ya sea expresa o tácitamente.
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Forma de citar este artículo (APA):
Gerencie.com. (2022, marzo 26). Aceptación y rechazo de la factura electrónica [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/aceptacion-y-rechazo-de-la-factura-electronica.html
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Buenos días,
En el caso de que se acepte la factura, esto se debe a que opera la aceptación táctica de la factura electrónica por no darle respuesta en el término señalado por la ley. No se contabiliza como costo porque se espera que se audite esta factura para verificar si genera glosa. Una vez que se determine que existe glosa, se le responde vía correo al proveedor para que él, en su efecto, realice la nota de crédito a la factura emitida. Una vez que el proveedor emite la nota de crédito de forma electrónica, es cuando se procede a contabilizar el costo. Este proceso debe llevarse a cabo contablemente como corresponde. Agradezco la consulta.
Posteriormente, si tras la auditoría se determina que existe una glosa, ¿qué procedimiento contable se debe seguir?
El gasto debe causarse independientemente de lo que ocurra en el futuro. No es correcto recibir una factura y no contabilizarla a la espera de si probablemente se emitirá una nota crédito. El gasto se causa y si luego se emite una nota crédito se contabiliza ese hecho económico.
Buenas tardes,
Si me llegó una factura de un proveedor y después una nota de crédito por esa misma factura total, debo rechazarla por el proveedor tecnológico con sus tres eventos. ¿Qué pasa si no la rechazo, teniendo la nota como soporte?
Gracias.
Si hay razones justificadas para rechazar la factura, es lo que se debe hacer. En todo caso, el efecto de rechazar la factura y de la nota crédito es el mismo, pues se informa a la Dian en los dos casos de la situación respecto a esa factura.
Saludos
En el caso de que se acepte la factura, pero luego de ser auditada se determine que existe una glosa, se deberá seguir el procedimiento contable correspondiente.
Hola, me llegó una factura electrónica de algo que desconozco y nunca compré. Evidentemente, la he rechazado. ¿Qué implicaciones tiene esto?
Pudo haber sido un error, o que alguien deliberadamente haya querido cargar la compra a su nombre para evitar superar los topes que lo obliguen a declarar. Es una práctica común comprar a nombre de terceros para que declaren ellos en su lugar.
No es mucho lo que se pueda hacer, ya que la Dian no ha habilitado un espacio para denunciar estas prácticas.
Saludos
Buenos días,
Tengo una inquietud, por favor. ¿Una factura electrónica que recibe el evento de rechazo 031 por reclamo se contabiliza o no, teniendo en cuenta que el emisor no ha expedido la respectiva nota de crédito ni ha reexpedido la nueva que la reemplaza?
Gracias.
Buenos días, Paula
En razón a que el rechazo de la factura requiere validación previa por parte de la Dian, hasta que esa validación no se supere, la factura electrónica sigue siendo válida, el recepto de la factura podría contabilizarla y hacer el ajuste respectivo cuando se supere el proceso de validación y se emita la nota crédito y/o la nueva factura.
Otra alternativa válida dependiendo de la política contable de la empresa, es no contabilizarla hasta tanto se valide por parte de la Dian el rechazo de la factura.
Saludos
¿Qué opción de subsanación puede haber cuando se emite una factura electrónica que no se debía, pero antes de realizar la nota de crédito, el receptor ya ha generado su aceptación?
Buenos días:
Si un proveedor nos envió una factura y, a la vez, una nota de crédito de la misma sin que nosotros la hayamos aceptado o rechazado, ¿debo rechazar esa factura igual, a pesar de que ya tengo la nota de crédito?
Buenas tardes. Si tengo una factura electrónica y soy el emisor, y por error faltaron algunos impuestos, el adquiriente da su aceptación expresa. En este caso, ¿de quién es la responsabilidad al aceptar la factura electrónica? Es lógico que, si el emisor se da cuenta del error, deberá corregirlo anulando dicha factura con una nota de crédito y generando una nueva factura corregida con los impuestos correspondientes. Sin embargo, en este momento, el adquiriente no puede aceptar la nota de crédito porque ya había dado su aceptación expresa. ¿Cómo podemos solucionar esta dificultad?
Si vendo mercancía en mostrador y genero mi factura electrónica, y el cliente, después de 72 horas, viene a realizar un cambio o una devolución parcial o total de la factura, al emitir una nota de crédito electrónica, la DIAN la rechaza porque ya hubo una factura aceptada. Sin embargo, el cliente no debe estar obligado a quedarse con un producto que no satisface sus necesidades. ¿Cómo puedo registrar esa nota de crédito si ya no la acepta la DIAN? Además, dado que el cliente llevará otros productos, me quedaría con un ingreso doble.
Si la mercancía llega de forma parcial, comercialmente la factura es recibida, pero el proveedor debe emitir una nota de crédito por la parte de la mercancía que no llegó. Sin embargo, entonces, según el artículo, ¿la factura no es descontable de impuestos si es reclamada? En este caso, ¿qué se debe hacer? Si se acepta, no se puede hacer la nota de crédito, y si se reclama, no se puede descontar la parte que sí llegó.
Buen día.
Las facturas de servicio público deben incluir el acuse.
Buenas tardes,
Si recibo una factura errada, ¿cómo hago para rechazarla por medio del facturador gratuito de la DIAN?
¿Qué pasos debería seguir?
Buen día:
Si recibo una factura electrónica y no está la opción de aceptar o rechazar, ¿cómo hago para rechazarla?
Buen día. Si genero una factura el último día del mes y el cliente me dice que tuvo una fecha de cierre interno, ¿tiene el derecho de rechazar la factura por este hecho, entendiendo que es una factura electrónica? ¿Cómo puedo sustentar al cliente que no es válido el rechazo, ya que las facturas electrónicas se pueden emitir en cualquier fecha del mes?
Deberían ser un sistema neutral políticamente. Decepción. El conocimiento no tiene por qué ser perturbado con esas imágenes.
Tengo una pregunta: ¿las facturas que uno rechaza o devuelve a los proveedores se tienen que causar o existe la obligación de hacer este proceso?
¿Cómo rechazar una factura electrónica si esta no trae un botón de rechazo?
El adquiriente de la factura es quien debe generar los eventos sobre la factura que recibe; el emisor no puede generar ese evento, a menos que el adquiriente haya generado el evento de recibo de mercancía y hayan pasado más de tres días. En ese caso, el emisor puede generar un evento de aceptación tácita sobre la factura que emitió, pero solo en ese único caso puede aceptarla.
Puedes hacer uso del servicio gratuito de la DIAN o contratar una implementación informática que realice ese proceso.
El emisor solo ofrece la opción de aceptar la factura, pero no de rechazarla. En este caso, ¿cómo se procede si el comprador no quiere aceptar la factura por error? No parece haber un método alternativo, y los tres días son un tiempo muy corto para buscar con quién hay que reclamar.
El adquiriente de la factura es quien debe generar los eventos sobre la factura que recibe. El emisor no puede generar ese evento, a menos que el adquiriente haya generado el evento de recibo de mercancía y hayan pasado más de 3 días. En ese caso, el emisor puede generar un evento de aceptación tácita sobre la factura que emitió, pero solo en ese único caso puede aceptarla.