Aceptación tácita de la factura

Uno de los requisitos para que la factura constituya título valor es la aceptación por parte del comprador, aceptación que puede ser tácita cuando este no lo hace de forma expresa, ya sea firmando la factura o mediante un documento aparte.

Qué es la aceptación tácita de la factura.

Se acepta tácitamente una factura cuando no se reclama contra su contenido durante el término que la ley concede, por lo que se sobreentiende que el beneficiario de la factura está de acuerdo con dicho contenido. Es algo así como la aplicación del adagio popular según el cual el que calla otorga.

Recordemos que existen dos formas de aceptar una factura: expresa y tácita.

La aceptación expresa ocurre cuando el comprador acepta expresamente la factura estampando su firma sobre el documento o dando clic en el botón aceptar cuando se trata de una factura electrónica, que se suele enviar por correo electrónico, al que se adjunta un vínculo para aceptar o rechazar la factura.

Cuándo ocurre la aceptación tácita de la factura.

La aceptación tácita de la factura ocurre cuando el comprador no la acepta expresamente, pero tampoco la rechaza en un término de 3 días, como lo señala el artículo 773 del Código de Comercio en su tercer inciso:

«La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor del título, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción. En el evento en que el comprador o beneficiario del servicio no manifieste expresamente la aceptación o rechazo de la factura, y el vendedor o emisor pretenda endosarla, deberá dejar constancia de ese hecho en el título, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad de juramento.»

Es decir que, luego de 3 días hábiles siguientes a la fecha en que se recibe la factura, la factura se entiende aceptada si el comprador no la rechaza, y es lo que se conoce como aceptación tácita.

Se precisa que los tres días hábiles se cuentan desde que se recibe la factura, no desde la fecha en que se expide, aunque por lo general coinciden, pero no siempre es así, puesto que en algunos casos la factura se recibe días después.

La aceptación tácita, pues, se configura por el simple paso del tiempo.

De lo anterior se desprende que el comprador o adquiriente cuenta con tres días hábiles para rechazar la factura, pues, pasado ese tiempo, ya no la puede rechazar al operar la aceptación tácita.

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Aceptación tácita de la factura electrónica.

Hoy en día, la factura electrónica se ha impuesto y, para que esta factura constituya título valor, también debe ser aceptada expresa o tácitamente.

Respecto a la aceptación tácita de la factura electrónica, el Decreto 1074 de 2015, en su artículo 2.2.2.5.4, señala en su numeral 2 lo siguiente:

«Aceptación tácita: Cuando no reclamare al emisor en contra de su contenido, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la mercancía o del servicio. El reclamo se hará por escrito en documento electrónico.»

Es el mismo término de 3 días que contempla el Código de Comercio, agregando que el reclamo, si se hace, debe hacerse por escrito mediante un medio electrónico.

El facturador electrónico debe habilitar la opción para que el receptor de la factura electrónica acepte o rechace la factura electrónica, para lo cual el mensaje enviado deberá incluir las opciones o botones para el efecto.

Por ejemplo, uno de los facturadores electrónicos del mercado ofrece las siguientes opciones para que el receptor de la factura actúe en consecuencia:

Si el receptor no realiza ninguna acción dentro de los 3 días hábiles siguientes, opera la aceptación tácita de la factura electrónica.

Obsérvese que el decreto reglamentario señala que los 3 días hábiles de plazo se cuentan desde la fecha en que se recibe la mercancía o el servicio, por lo que se requiere hacer el evento de acuse respectivo.

Cuando se genera la factura electrónica el adquiriente debe generar un doble evento de acuse:

1. Acuse de la factura electrónica
2. Recibo de la mercancía (Bien/servicio)

Una vez el adquiriente genera el evento de recibo de la mercancía, que es posterior al acuse de recibo de la factura,  inicia el plazo de los 3 días para que se produzca a la aceptación tácita de la factura electrónica.

Los eventos de acuse deben ser enviados a la Dian por medio del facturador electrónico utilizado, para que sea validado por la Dian.

Lo anterior sólo es necesario cuando la factura es a crédito según dispone el artículo 616-1 del estatuto tributario.

¿Cuántos días tengo para rechazar una factura electrónica?

El plazo para rechazar una factura electrónica es de 3 días hábiles, contados desde la fecha en que se recibe el producto o servicio facturado, según el parágrafo primero del artículo 2.2.5.4 del Decreto 1074 de 2015:

«Se entenderá recibida la mercancía o prestado el servicio con la constancia de recibo electrónica, emitida por el adquirente/deudor/aceptante, que hace parte integral de la factura, indicando el nombre, identificación o la firma de quien recibe, y la fecha de recibo.»

Es decir que, en la práctica, el plazo para la aceptación o rechazo de la factura se cuenta desde la recepción de la factura electrónica.