Los libros de comercio y la contabilidad tienen fuerza probatoria, pero esta fuerza probatoria sólo será eficaz en la medida en que la contabilidad como tal y los demás libros de comercio estén llevados en debida forma, con el cumplimiento total de los requisitos legales.
Fuerza probatoria de los libros de contabilidad.
Los libros de contabilidad y de comercio registran todas las operaciones comerciales y económicas que realiza la empresa, lo que representa un medio probatorio sobre tales hechos.
La certeza de los hechos se demuestra con pruebas, y si los hechos que se alegan están consignados en un libro de contabilidad o de comercio, ese libro tiene fuerza probatoria.
Los libros de contabilidad y de comercio están llevados por comerciantes, y para estos es prueba suficiente siempre que estén llevados de acuerdo a las normas que les sean aplicables.
Contabilidad como prueba en el CGP.
En caso de una demanda donde los hechos discutidos figuran de algún modo en los libros de comercio, estos constituyen prueba según el artículo 264 del Código General del Proceso.
El inciso primero de este artículo señala claramente que:
«Los libros y papeles de comercio constituyen plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí.»
El segundo inciso señala.
«En las demás cuestiones, aun entre comerciantes, solamente harán fe contra quien los lleva, en lo que en ellos conste de manera clara y completa, y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable.»
Si el litigio versa sobre una parte que no es comerciante, señala el inciso 3 del mismo artículo:
«En las cuestiones mercantiles con persona no comerciante, los libros solo constituyen un principio de prueba a favor del comerciante, que necesitará ser completado con otras pruebas.»
Aquí ya no se habla de plena prueba, pues requiere ser complementada con otras pruebas que den certeza al contenido de los libros.
La prueba contable es indivisible, según señala el inciso cuarto del referido artículo:
«La fe debida a los libros es indivisible. En consecuencia, la parte que acepte en lo favorable los libros de su adversario, estará obligada a pasar por todas las enunciaciones perjudiciales que ellos contengan, si se ajustan a las prescripciones legales y no se comprueba fraude.»
Es decir, que si se acepta como prueba el contenido de un libro de comercio o de contabilidad, se acepta lo bueno y lo malo, lo que beneficie y perjudique.
Por último, y muy importante, cuando el litigio sea entre comerciantes y cada uno presenta sus libros como prueba, se deben seguir estas reglas.
- Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos.
- Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio constituyen una confesión.
- Si los libros de una de las partes no están ajustados a la ley, se decidirá conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquella no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros.
- Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se prescindirá totalmente de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás pruebas allegadas al juicio.
- Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no los lleva, los oculta o no los presenta, se decidirá conforme a los de aquella, sin admitir prueba en contrario.
Por lo anterior, quien lleve contabilidad debe cerciorarse de que cumple con todos los requisitos de ley para que, cuando pretenda hacerla valer como prueba, no le sea desvirtuada por la contraparte o no sea tenida en cuenta por el juez.
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