Validar datos en Excel

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda.

Qué es la validación de datos.

La validación de datos consiste en introducir unas reglas en Excel para que solo se puedan ingresar determinados datos, o que los datos que se ingresen cumplan determinadas condiciones o criterios.

Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que solo se escriban números enteros positivos.

La validación de datos se utiliza para evitar cometer errores, en la medida en que si no se cumplen las reglas, Excel no permite el ingreso de datos.

Cómo funciona la validación de datos.

Como lo señalamos, la validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda, así que vamos a la pestaña Datos -> Validación de datos, y allí encontramos las distintas reglas de validación.

Por ejemplo, vamos a suponer que en una celda debemos ingresar la edad de un trabajador, quien debe tener como mínimo 18 años.

La configuración sería así:

Allí se pueden elegir distintas reglas, y cada regla mayor tiene unas subreglas, y además se pueden hacer reglas personalizadas con fórmulas.

En fin, como se puede observar, esa configuración tiene 3 pestañas:

• Configuración.
• Mensaje de entrada.
• Mensaje de error.

En la pestaña de configuración es donde se fijan las reglas de validación.

En la pestaña mensaje de entrada es donde se configura el mensaje informativo que se mostrará al posicionarnos en la celda donde se debe ingresar el valor, que se muestra en un recuadro amarillo.

El mensaje de error es el mensaje que se mostrará al usuario si ingresa datos que no cumplen su criterio. Ese cuadro aparece al presionar Enter.

Aquí es importante porque hay tres niveles de advertencia:

1. Alto. No deja ingresar el dato si incumple los criterios.
2. Advertencia. Muestra el mensaje de error, pero permite al usuario ingresar el dato sin cumplir criterios a elección del usuario.
3. Le permite al usuario ingresar datos sin validar, mostrando solo una advertencia.

Al ingresar un dato que no cumple los criterios, que en este caso es un mínimo de 18, eligiendo el error de nivel alto tenemos el siguiente mensaje:

Aquí Excel no deja ingresar el dato, lo que obliga al usuario a ingresar un valor que cumpla las reglas de validación para continuar.