Tratamiento contable de las licencias de software

¿Cómo se debe contabilizar una licencia de software que adquirimos para instalar en nuestros equipos de cómputo o en cualquier otra máquina?

Concepto y definición de software y licencia.

En el licenciamiento de software hay dos conceptos que se deben precisar: el software como tal y la licencia para el uso del software.

Software: Conjunto de instrucciones lógicas que permiten operar un equipo. Comprende todo tipo de programas, utilidades, aplicaciones, sistemas operativos y drivers que hacen posible que el usuario pueda trabajar con la máquina (computador). Todos los componentes lógicos de un sistema informático, que incluyen tanto a las aplicaciones (programas) como a los datos sobre los cuales operan.

Licencia: Contrato por el cual la empresa productora o propietaria del software o producto le concede a un tercero el permiso del uso limitado de un derecho de propiedad, a cambio de una forma de pago o alguna forma o cantidad a considerarse. Derecho de uso de una versión específica de un producto. Derecho que adquiere (compra) una empresa para explotar un invento, una marca o una tecnología determinada.

Diferenciando conceptos.

En primer lugar, debemos precisar que una cosa es comprar el software y otra muy distinta es comprar la licencia por su uso.

Por ejemplo, cuando compramos Microsoft Office, estamos comprando una licencia de uso, más no el programa como tal, y además, se compra la licencia por un determinado tiempo, de suerte que se debe tener en cuenta el tiempo por el cual hemos licenciado el software.

Ahora, si se trata como activo, es susceptible de ser amortizado y, en tal sentido, su vida útil será el tiempo por el cual se ha comprado la licencia.

Es obvio que, si la licencia se compró por un año, se debe amortizar en un año.

En definitiva, si miramos la sección 2 y 18 de las NIIF para Pymes (párrafos 2.15 y 18.4, respectivamente), se puede interpretar que las licencias de uso de software pueden ser clasificadas como activo, y en ese sentido abordaremos la forma de su contabilización.

Contabilización de las licencias.

Una licencia puede ser contabilizada como un activo o como un gasto, según corresponda a cada caso particular.

Aquí entra en juego el aspecto de la materialidad, de la importancia económica que tenga la licencia adquirida.

Es natural que, si se compra una licencia para utilizar un software por un año y se pagan apenas unos pocos dólares, su materialidad no justifica clasificarla como un activo, y en tal circunstancia se puede tratar como un gasto directamente.

Teniendo en cuenta que una licencia es un derecho o permiso para utilizar algo que no es de su propiedad, que un derecho es algo abstracto, inmaterial, y que un derecho es la acción que se tiene sobre una cosa que bien no puede ser propia, por la que se puede hacer o exigir algo (utilizar en este caso), se debe clasificar como un activo intangible.

La razón por la que se contabiliza como un intangible es porque es precisamente un derecho lo que se adquiere, y no se adquiere el producto como tal, sino el derecho, la autorización para utilizarlo, puesto que la propiedad intelectual pertenece a quien creó el producto en cuestión.

El plan único de cuentas para comerciantes colombiano ofrece la cuenta 1635 para contabilizar las licencias.

Contabilización de la licencia de un software o programa para computador

Respecto a los programas (software) para computador, hay que aclarar que una cosa es comprar el programa y otra muy distinta es comprar la licencia.

Si se compra la licencia del programa, como en el caso de Windows, lo que se compra es el derecho a utilizarlo, mas no el sistema operativo como tal, puesto que este sigue siendo propiedad de Microsoft, y se debe entender que lo que se adquiere es la licencia para su uso; lo que se compra es la autorización para poder utilizarlo en un equipo determinado. Tanto es así que, a pesar de haber adquirido la licencia de Windows, queda prohibida la reproducción o autorización de cualquier copia del mismo, lo que quiere decir que, con el hecho de adquirir la licencia, no se está adquiriendo el dominio jurídico del software (la propiedad intelectual), razón por la cual no se puede vender una copia, ni modificar su contenido, etc.

Es claro que cuando se compra un software de Microsoft, por ejemplo, no se adquiere el derecho de seguir distribuyendo el mismo, de manipular su código fuente, ni siquiera de regalarlo, y para hacerlo se requiere previa autorización del propietario del dominio, autorización que por lo general significa pagar por ella (eso se llama adquirir una licencia), y, aun así, cualquier derecho que se adquiera o compre será solo el de utilizarlo o distribuirlo.

Si se da el supuesto de haber comprado una licencia y se decide transferirla o cederla, una vez transferida, naturalmente que se pierde el derecho a su uso, pues eso era lo único que se poseía y que se ha transferido. Una vez hecha la transferencia de la licencia, no será legal seguir utilizando el software, aunque se tenga instalado en un computador y se tenga un CD con él, puesto que ya se ha cedido la autorización, la licencia.

En este orden de ideas, y quedando claro que lo que en realidad se compra es una licencia, las licencias de software para computadores que no suponen la venta del derecho total sobre el software (propiedad intelectual) se deben contabilizar como un intangible en la cuenta 1635 que corresponde a las licencias.

Ahora, si lo que se compra es el software y se transfiere la propiedad intelectual del mismo, se debe contabilizar como un activo diferido en la cuenta 171016, luego ir amortizando en la medida en que se vaya haciendo uso del software.

Este caso se puede dar, por ejemplo, cuando se adquiere un software a la medida de la empresa, que ha sido diseñado para sus necesidades específicas y sobre el cual la empresa adquiriente tiene el dominio total: lo que le da derecho a modificarlo, cambiarlo, distribuirlo, donarlo, etc., pues ha comprado el software incluidos todos los derechos; en consecuencia, la empresa que lo vendió no podrá seguirvendiendo, puesto que ya no tiene los derechos intelectuales sobre él, al haberlos vendido a su cliente. De modo que solo en estos casos un software o programa para computador se debería contabilizar como activo diferido.

¿El computador y sus programas (software) se deben contabilizar como una sola unidad?

Surge la inquietud de si debo contabilizar el computador junto con las licencias o el software, o hacerlo de forma independiente.

Respecto a esta inquietud, en primer lugar, se debe aclarar que un computador está compuesto de dos partes: hardware y software.

Hardware: Se llama hardware al conjunto de elementos materiales que componen un ordenador. En dicho conjunto se incluyen los dispositivos electrónicos y electromecánicos, circuitos, cables, tarjetas, armarios o cajas, periféricos de todo tipo y demás elementos físicos requeridos.

Software: Ya se había dicho que el software es el conjunto de instrucciones lógicas que permiten operar un equipo. Es lo que hace al hardware utilizable; un computador sin software no tiene funcionalidad alguna.

Por lo general, un computador se compra con el software mínimo necesario, y si se requiere un software adicional se debe adquirir por aparte, más si se trata de un software administrativo o contable.

Por otro lado, las licencias de utilización de software se suelen adquirir para varios computadores. Por ejemplo, una empresa que tiene 20 computadores comprará una licencia con derecho a utilización en los 20 computadores. Puede ser también que se adquiera licencia para un solo equipo, pero por necesidades de la empresa, hoy se instala el software en el computador del gerente y mañana en el computador de la junta directiva, por lo que no se practicó asignar un software a un computador específico.

Esto nos permite afirmar que las licencias y los computadores deben ser independientes. Cuando se compra una licencia no se compra para un computador blanco o negro; se compra una licencia, y no se estipula para qué tipo de computador es, ni para qué número o marca. La empresa ya decidirá en cuál de todos sus computadores lo instalará según sus necesidades.

Esto lleva a concluir que las licencias de software se deben registrar en cuentas independientes de las cuentas utilizadas para contabilizar los computadores. Un computador es indiscutiblemente un activo fijo (propiedad, planta y equipo), y una licencia es un intangible, o si se adquiere el software completo, será un diferido, como ya se expuso.

Siendo así, el computador, como activo que es, se deprecia según su naturaleza, y el software se amortiza según el uso que se le dé o el tiempo de obsolescencia que se calcule.

Empero, cuando se compra el computador con la licencia ya incluida, como en el caso de Windows, se contabiliza como un activo fijo, sin separar el software del hardware.

Si la licencia se compra por aparte, luego de haber comprado el computador, lo correcto es contabilizarla individualmente.

Software como inventario.

El anterior tratamiento es para quienes compran software o licencias de software, pero ¿qué pasa cuando la empresa es la que produce el software?

En tal caso es posible tratarlo como inventario, en razón a que el objeto social de la empresa es producir y distribuir software, lo que implica incurrir en costos directos e indirectos que deben ser reconocidos, y por lo tanto se deben manejar como un inventario.

Licencias en el PUC.

La cuenta del PUC para las licencias es la 1635, que hace parte de los intangibles y, naturalmente, es un activo.