Software de contabilidad – Lo que debe saber si necesita uno

El software contable ha revolucionado el mundo de la contabilidad. Mientras que antes, al pensar en contabilidad, todos veíamos al clásico contable rodeado de folios, calculadoras y tablas de Excel, hoy nos imaginamos a ese mismo contable sentado delante de un ordenador con un programa que hace todo eso por él.

Aspectos generales.

La necesidad de tener un programa contable es cada vez mayor, pues las administraciones y la mayoría de empresas ya están descartando cualquier método físico o analógico a la hora de hacer contabilidad. Es lógico, ya que la pérdida de dinero y tiempo que se produce con esos sistemas ahora mismo es inviable.

Para facilitarle la vida a cualquier persona que esté buscando comprar su primer software de contabilidad o cambiar a otro, hemos recopilado la mayor cantidad de información posible sobre estos programas. En este artículo podrá conocer la siguiente información:

Y si le queda cualquier duda sobre algún aspecto tratado en el artículo, solo tiene que utilizar la zona de comentarios para exponerla. Estaremos encantados de resolverle cualquier problema que le surja.

Definición de software contable.

Se denomina software contable a aquellos programas relacionados con la contabilidad que tienen como objetivo sistematizar y hacer más fáciles las tareas diarias de contabilidad. En otras palabras, se considera software de contabilidad a cualquier programa que haga la vida más fácil a un contable.

El funcionamiento del software es sencillo:

1. Se introduce la información necesaria para el programa, como podrían ser pólizas, ingresos o gastos de la empresa.
2. El software utiliza toda esta información, la ordena y extrae conclusiones y datos, como los inventarios, balances o nóminas.
3. Utilizamos todos los resultados obtenidos en el software para realizar las tareas de contabilidad de una forma mucho más sencilla.

Estos programas permiten al empresario o freelance no tener que perder cientos de horas al año en procesos de facturación o contabilidad. Por ejemplo, algunos softwares emiten facturas periódicas automáticamente o envían las nóminas, algo que de forma manual llevaría casi un día de trabajo.

Funciones que cumple un software contable.

Seguro que con la definición ya está empezando a pensar en comprar un software contable, pero... ¿Cuáles son sus verdaderas ventajas? ¿Qué funciones llevan a cabo y por qué se han vuelto tan populares?

Las funciones realizadas por este tipo de programas se pueden contar por decenas, pero las más importantes son las 6 que puede ver a continuación.

Facilita la contabilidad en la pequeña y mediana empresa.

Una pequeña o mediana empresa suele ir muy justa de tiempo. No tiene un departamento contable, como las grandes empresas y multinacionales, y por lo tanto para ellos cada minuto es oro.

La llevanza de la contabilidad suponía una enorme pérdida de tiempo o de dinero para este tipo de negocios. O bien tenían que estar horas y horas emitiendo facturas, pagando nóminas o calculando cuánto tenían que pagar de impuestos, o contrataban a un gestor u asesor que lo hiciera por ellos.

Gracias a los programas de contabilidad, eso ya es historia. Hoy en día un freelance o una pequeña/mediana empresa puede gestionar su propia contabilidad en muy poco tiempo gracias a este software. Mientras que antes tenía que introducir datos, hacer cálculos y extraer conclusiones, ahora solo debe introducir los datos y dejar al software trabajar.

Automatiza la contabilidad.

La automatización del software permite que muchas tareas mecánicas desaparezcan. Por ejemplo, hasta la llegada de estos programas había que emitir facturas una a una, enviarlas por correo e incluso imprimirlas para entregarlas en mano.

Con la tecnología de la que se dispone hoy en día, cualquier software es capaz de guardar los datos de sus clientes y generar una factura a partir de otra creada anteriormente. Por ejemplo, si tiene que cobrar 500 dólares todos los meses a la misma persona, ese cobro se puede automatizar. Al igual que el pago de nóminas, el cálculo del pago de impuestos y cientos de cosas más.

Ya nada es manual. Simplemente se introducen datos y el programa los interpreta para darnos soluciones rápidas.

Guarda toda la información en la nube.

Hasta hace unos años, los softwares contables debían ser instalados en un ordenador para poder usarlos. Eso ya quedó obsoleto y, aunque muchos (sobre todo los más avanzados) sigan requiriendo instalación, la mayoría funcionan a través de Internet.

Eso es una gran noticia porque guarda toda la información que tenemos en el software en la nube. No tenemos que tener cajas apiladas con cientos de facturas ni una carpeta en el ordenador con ellas (aunque esto sí es más conveniente), ya que el propio programa las guarda y clasifica.

Evita que cometamos errores.

Si hace los cálculos de forma manual o a través de una plantilla de Excel, se está arriesgando a cometer errores. Ni usted es una máquina, ni Excel está configurado al 100%, salvo que sea muy bueno trabajando con plantillas y macros, para gestionar su contabilidad.

Los programas de facturación y contabilidad interpretan los datos y detectan errores. Saben perfectamente qué cantidades deben ir en cada lugar y, en caso de ver algo inusual, le avisan y le notifican de cualquier fallo.

Posibilita ver la información en cualquier lugar.

Al guardar la información en la nube, usted tiene acceso directo a sus documentos y al propio programa, esté donde esté. No importa si es una tablet, un móvil o un ordenador, podrá acceder.

Esto puede parecer algo poco útil, pero si viaja, realiza muchos negocios fuera del local de su empresa o trabaja desde casa, supone una comodidad extra a la que no se puede renunciar.

Permite tomar decisiones y sacar conclusiones.

El software contable interpreta los datos y extrae todo lo que se necesita para poder saber en qué estado está nuestra contabilidad. Al presentarlo de forma ordenada, sin errores y con interpretaciones propias del software, nos facilita la tarea de tomar decisiones a raíz de la contabilidad.

Ver de un vistazo un balance, las cuentas a pagar o un inventario le hará conocer la salud financiera de su empresa en cuestión de minutos. Antes había que seguir largos procesos para conseguirlo, pero hoy estos datos están disponibles en cuestión de segundos.

Características de un programa contable.

¿Qué tipo de características debe tener el software contable ideal? ¿Qué debe buscar antes de comprar o contratar alguno de ellos? Desde Gerencie tenemos claro que, si un software no cumple los siguientes 10 puntos, no merece la pena gastarse el dinero en él.

Adaptable

El software contable debe ser tan adaptable como la plastilina. Cada empresa es un mundo y tiene necesidades distintas, por lo que no se puede programar todo de la misma forma para cada cliente.

Es evidente que un freelance debe tener la posibilidad de configurar el programa de una forma distinta a la que lo hace una pequeña empresa. El software de contabilidad debe permitir que cada usuario se cree su "propio" software personalizado dentro del mismo.

Con opción a hacer backups.

Aunque los datos se guarden en la nube, no podemos poner todas nuestras esperanzas en ella. Hay que hacer backups de forma regular, guardar todos los datos y asegurarnos ante cualquier fallo informático.

Si el programa hace backups de forma automática, mejor que mejor, pero como mínimo debe dar la posibilidad al usuario de hacer sus propias copias de seguridad.

Integrable con otros programas.

Hay decenas de programas de contabilidad en el mercado, pero poco a poco todos se van configurando de una forma en la que todos "se entienden". Es decir, que si yo envío información desde el mío, aunque esté "codificada" en un software contable distinto, ambos saben extraer los datos de forma similar.

De nada serviría tener un programa contable con el que enviemos documentos que nadie puede interpretar, ¿verdad?

Personalizable en niveles de usuario.

Dependiendo del tamaño de la empresa, puede que se creen varias capas de usuarios con jerarquías. Es útil que el software permita que haya un administrador y varios usuarios, los cuales solo tengan permitido editar ciertos datos.

Por ejemplo, imagine poder dar acceso al departamento de compras a la parte exclusiva para añadir facturas de compra, mientras que al departamento de ventas solo le permitiría crear facturas con los ingresos que va recibiendo. De esta forma, se ahorra muchos errores.

Capaz de soportar mucha información.

¿De qué serviría un software contable que se bloquee si metemos 200 facturas de forma instantánea? El programa debe ser capaz de soportar cualquier subida de información y de guardar todos los datos.

En este caso, hay muchos programas de facturación online que cobran en función del número de facturas emitidas, ya que cuantas más emita, más gasto les supone a ellos.

Fáciles de usar.

Si se utiliza el programa para facilitar la contabilidad, no tendría mucho sentido que fuera complicado. El software debe ser intuitivo, muy fácil de usar y con una curva de aprendizaje casi nula.

Para que se haga una idea, cualquier persona con un mínimo de conocimiento debería ser capaz de usarlo. Y además, todo el software debería estar apoyado por un soporte y documentos de ayuda.

Generadores de informes.

Si se limita a extraer datos que introducidos y hacer cálculos, el programa no sirve para nada. Necesitamos informes, conclusiones y que nos aporte valor real más allá de los datos.

Huya de los programas que son simples "calculadoras", para eso ya tenemos las de toda la vida.

Seguros.

Como hemos comentado, la mayoría de programas de contabilidad funcionan en la nube. Eso hace que la seguridad sea un punto primordial, pues está claro que no queremos que nadie vea nuestras cuentas.

Analice cuáles son los protocolos de seguridad que lleva a cabo el software y preste especial atención a este punto. Un fallo de seguridad y todas sus cuentas podrían verse al descubierto.

Escalables.

Aunque existan softwares especializados en diferentes sectores como los freelances, grandes empresas o las asesorías, el que usted compre debe ser escalable. Si usted hoy trabaja solo, pero mañana tiene una empresa de 20 empleados, debería de poder seguir usando el mismo.

Si piensa que va a crecer en un futuro y ve que su programa de contabilidad no es escalable, es mejor que busque otro para no tener que volver a aprender a usar uno nuevo en el futuro.

Compatibles.

La última característica es la más evidente: si el software de contabilidad no es compatible con su sistema operativo o navegador preferido, no tiene sentido que lo compre. Revise bien las especificaciones técnicas antes de lanzarse a hacerlo.

Requerimientos del sistema para instalar un software contable.

En la época en la que estamos actualmente, es raro que se utilice un ordenador que no cumpla con los requisitos de un software contable. Aun así, le indicamos cuáles son los mínimos y los recomendados para que pueda asegurarse:

Requisitos mínimos.

• Sistema operativo: Windows XP en adelante.
• Procesador: 1 GHz.
• Memoria RAM: 1 GB.
• Disco duro: 3 GB de espacio (si es 100% en la nube no es necesario).
• Monitor: 800x600.
• Conexión a Internet: LAN (no se recomienda WiFi).

Requisitos recomendados.

• Sistema operativo: Windows 7 en adelante.
• Procesador: Core i3.
• Memoria RAM: 4 GB.
• Disco duro: 10 GB de espacio (si es 100% en la nube no es necesario).
• Monitor: 1024x768.
• Conexión a Internet: LAN (no se recomienda WiFi).

Contabilidad en la nube: ventajas y desventajas.

La contabilidad en la nube ya no es una opción, sino una realidad. Gran parte de las administraciones de casi todos los países desarrollados funcionan a través de Internet e incluso ni te dejan enviar nada físico ni entregarlo.

En cuestión de unos años, lo más normal es que todo funcione a través de la nube. Nos olvidaremos de cualquier proceso físico relacionado con la contabilidad y pasaremos a dejar todo en manos de nuestros softwares contables.

Y eso, como todo en la vida, tiene ventajas y desventajas. Le mostramos cuáles son.

Ventajas de la contabilidad en la nube.

1. En cualquier lugar y en cualquier momento: no importa dónde esté ni qué hora sea del día, si tiene un software de contabilidad puede acceder a todos sus datos en cualquier momento. Muy importante, sobre todo teniendo en cuenta que todavía algunos funcionan tan solo a través de un solo ordenador.
2. Ahorro de costes: antes se tenía que tener infraestructura (equipos de ordenador y otras instalaciones) dedicadas exclusivamente a los programas de contabilidad. Ahora todo se elimina al funcionar a través de Internet. Y además el software cuesta menos al ser más escalable su venta digital.
3. Posibilidad de compartir: el software contable permite que las asesorías funcionen a través de Internet y que el cliente pueda ver sus datos en cualquier momento. El gestor puede subir avisos, notificaciones y cualquier documento para que el cliente lo tenga en pocos segundos.
4. Personalización: anteriormente los softwares eran estancos y no permitían personalizar nada. Si le sobraban módulos del programa, no le quedaba más que "soportarlos". Hoy en día, todo eso es historia. Los programas se adaptan a sus necesidades exactas y se instalan y desinstalan módulos en la nube en pocos minutos.

Desventajas de la contabilidad en la nube.

1. Desconfianza: Internet siempre ha generado mucho respeto a la hora de subir datos privados y delicados. Todos creemos que los hackers están detrás de nosotros y que nos van a robar nuestros datos en cualquier momento. La contabilidad en la nube, a pesar de su gran seguridad, tiene ese riesgo que no tenían los softwares más antiguos.
2. Brecha digital: existe una denominada "brecha digital" en la que se dividen a los usuarios acostumbrados a usar ordenadores e Internet y aquellos que no. Para los primeros, esta evolución de la contabilidad es un alivio, pero cualquier persona relacionada con la contabilidad poco acostumbrada a estas temáticas estará perdida. Supone una dificultad añadida y un aprendizaje extra.
3. Dependencia 100% de Internet: ¿se ha caído Internet? Se acabó, no podrá usar su software de contabilidad. Antes dependía de que funcionara el ordenador, que es bastante más estable que Internet, por lo que ahora cualquier corte en la conexión puede suponer pérdida de datos o hacer imposible el acceso a ellos.

Para usted, ¿qué pesa más, las ventajas o las desventajas?

Seguridad de la información generada por los aplicativos contables.

Trabajar a través de Internet con toda esta clase de datos provoca mucho respeto entre muchas personas. Como se ha comentado antes, el hecho de tener toda la información contable y fiscal en la nube puede asustar.

Está claro que hay un riesgo de perder la información que no existía antes cuando utilizábamos cualquier elemento analógico para gestionar la contabilidad: troyanos, virus, fallos del sistema, fallos de Internet, problemas con el proveedor del software, desactualizaciones, borrado de archivos… Puede ocurrir prácticamente de todo.

Sin embargo, todos estos posibles problemas tienen una solución muy simple: las copias de seguridad o backups. Cualquier software de contabilidad debe realizar estas copias de seguridad de forma automática y de manera periódica.

Además, debe ser muy simple poder generar sus propias copias, importarlas, exportarlas y guardarlas tanto en la nube como en un archivo externo. Cuanta más seguridad haya, mejor.

Los softwares contables vienen ya con estas características de serie, por lo que no deberíamos preocuparnos mucho por ello. Aun así, siempre es importante revisar cómo guarda la información en la nube, el número de backups que hace y la frecuencia con la que las hace.

Otro elemento que funciona muy bien para asegurar la integridad de los datos es el denominado sistema redundante. Explicado de forma sencilla, este sistema viene a ser un “suplente” del sistema habitual que está preparado para activarse en caso de fallo del principal.

Este sistema lo único que hace es trabajar cuando el principal deja de hacerlo. Imagine que su disco duro se estropea o que se corta el suministro eléctrico. En ese caso, el sistema redundante seguiría trabajando y supliría al principal hasta que este volviera a funcionar, evitando la pérdida de datos y el trabajo realizado.

En resumen, antes de comprar un software, debe tener en cuenta las características de seguridad. En caso de que no le permita hacer simples backups o no los haga automáticamente, descártelo sin pensárselo.

Recomendaciones a la hora de adquirir un programa de contabilidad.

Si ha decidido por fin comprar su primer software contable, lea este punto con atención. La popularidad de este tipo de programas ha aumentado, ya que debido a la "fiebre" del emprendimiento que hay en gran parte del mundo, cada vez más personas llevan su propia contabilidad. Eso es bueno y malo a la vez: hay más programas para elegir, pero también es más difícil elegir el correcto.

Por este motivo, le daremos algunas recomendaciones que debe tener en cuenta antes de lanzarse a comprar:

1. Prueba gratuita: no se lance a pagar de manera automática sin saber qué es lo que hay dentro. Pida una prueba de 15 días como mínimo y analice desde dentro si lo que ve le gusta o no.
2. Soporte al cliente: detrás de un gran software hay un gran soporte técnico que actualiza el programa y ayuda a sus clientes. Si no prestan servicio técnico por teléfono, email o chat, descarte el programa.
3. Solución a medida: como hemos dicho, hay muchos tipos de software dedicados a diferentes públicos. Si es una asesoría, busque un software que le permita trabajar con sus clientes y sea muy avanzado, pero si es un freelance, busque uno fácil de usar y que le permita ahorrar tiempo.
4. Precio: por mucho que quiera trabajar con un software, si no se lo puede permitir, no podrá comprarlo. Fije un presupuesto para el software y busque la mejor solución dentro de su rango de precios. Incluso hay softwares de contabilidad gratis, pero le costará más encontrar uno actualizado y que funcione bien.
5. Experiencia: al haber tantos softwares, nacen y mueren bastantes con regularidad. Intente contratar uno que tenga cierto recorrido y que sepa que no va a dejar de actualizarse en un mes porque simplemente era "una prueba para ver si había mercado para mi software". Si tiene que cambiar a otro, perderá tiempo en acostumbrarse a utilizarlo.

Ahora le toca a usted: ¿Qué software contable va a elegir?

Tras esta guía de más de 3.000 palabras, debería tener claro todos los detalles y estar preparado para comprar el software más adecuado. Si lo hace, nos encantaría que dejara un comentario para saber cuál ha elegido y por qué.

Y por supuesto, si le queda alguna duda o tiene alguna sugerencia, solo tiene que decirla. Estaremos encantados de actualizar esta guía con todo el contenido de utilidad que puedan proponernos.