Documentos auténticos

La autenticidad de un documento es un aspecto con el que nos encontramos a diario, debido a que muchos procedimientos y diligencias exigen para su trámite documentos auténticos, por lo que resulta pertinente hacer una referencia general sobre los documentos auténticos y sobre los que no lo son.

Qué es un documento auténtico.

La mejor manera de conocer sobre lo que es un documento auténtico y cuándo lo es, es recurriendo directamente a la ley, en este caso al artículo 244 del Código General del Proceso. Este, en su primer inciso, define el documento auténtico en los siguientes términos:

«Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.»

El elemento esencial de la autenticidad de los documentos es la certeza de su origen, de la persona que los ha producido o generado.

Reglas sobre la autenticidad de los documentos.

La misma norma referida fija las siguientes reglas sobre la autenticidad de los documentos:

• Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falsos o desconocidos, según el caso.
• También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución.
• Asimismo, se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo.
• La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos.

El Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012) introdujo un cambio importante en lo que se refiere a los documentos auténticos, exigiendo menos requisitos para ello que los que exigía el antiguo Código de Procedimiento Civil.

Presunción de autenticidad de documentos.

La ley presume auténticos todos los documentos públicos y privados que contengan la firma correspondiente, ya sea emanados de las partes procesales o de terceros y que se alleguen al proceso.

Al ser una presunción, admite prueba en contrario; por consiguiente, en el proceso, la parte interesada puede alegar la falsedad del documento aportado.

¿Si un documento se presume auténtico, por qué nos piden documentos autenticados?

Cuando se realizan diligencias en distintas entidades, solicitan documentos auténticos o autenticados. ¿Por qué lo hacen cuando la misma ley afirma que los documentos se presumen auténticos?

La razón es que se trata de trámites administrativos donde se procura tener un mínimo de seguridad frente a los documentos que se aportan, en especial si con ese proceso se va a reconocer algún derecho, exigencia que no es ilegal.

Autenticación de documentos.

La autenticación de documentos o copias de documentos se hace ante notario público, y lo que generalmente se hace es el reconocimiento de firmas, proceso mediante el cual el notario da fe de que la firma estampada en el documento corresponde a quien dice haber firmado.

Cuando se trata de reproducción de documentos (copias), el notario público da fe de que la reproducción corresponde al documento original.