En el sistema de inventarios periódico, la actualización de los inventarios y el costo de venta se realiza al final del período, sea semanal, quincenal, mensual o anualmente.
En qué consiste el inventario periódico.
El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control de los inventarios cada determinado tiempo o período, y para eso es necesario hacer un conteo físico para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada.
Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuántas son sus mercancías, ni cuánto es el costo de los productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un período, que puede ser mensual, semestral o anual.
Determinación del costo de venta en el sistema periódico.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un período, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, sumar las compras, restar las devoluciones en compras y el inventario final.
Para ilustrar, supongamos el siguiente ejemplo:
| Inventario inicial | 100.000. |
| + Compras en el período | 80.000. |
| - Devoluciones en compras | 10.000. |
| = Inventario disponible | 170.000. |
| - Inventario final | 50.000. |
| Costo de venta | 120.000. |
Si al iniciar el mes tenemos un inventario de 170.000 y al finalizar nos queda un saldo de 50.000, significa que hemos vendido 120.000, que es el costo de venta del inventario vendido, tema desarrollado con más detalle en el siguiente artículo.
Contabilización en el inventario periódico.
En el inventario periódico, las compras de mercancía no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (62 PUC Colombiano), y al finalizar el período, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta.
Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras 6225.
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuenta de ingresos 4135, lo mismo que la devolución en ventas en la cuenta 4175.
Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario final, y este inventario final sí se contabiliza en la cuenta del activo correspondiente, esto es, la 1435.
El inventario final de un período es el inventario inicial del siguiente período. Por ejemplo, el inventario final del 31 de octubre es el inicial del mes de noviembre, al que se le suman las compras de noviembre, para finalmente restar el inventario final de noviembre.
Utilización del inventario periódico.
El sistema de inventarios periódico es un sistema en desuso, ya que hoy en día la contabilidad se lleva sistematizada, y todo software contable utiliza el sistema de control permanente.
El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la pérdida de los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un período cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.
Por lo anterior, solo quienes no llevan contabilidad, o la llevan manualmente, utilizan el sistema periódico por su simplicidad y fácil implementación, razones que precisamente lo hacen inconveniente.
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