Descuentos y retenciones al salario

El empleador puede hacer descuentos o retenciones de salario o de nómina, y por regla general tiene prohibido hacerlo sin autorización del trabajador, con algunas excepciones de ley.

¿Me pueden descontar de mi sueldo sin autorización?

El empleador no puede hacer descuentos al sueldo del trabajador sin su autorización, excepto en los casos que expresamente señala la ley.

Por regla general, todo descuento que se haga al salario del trabajador debe estar autorizado por este, y excepcionalmente los que la ley expresamente considera.

La autorización del trabajador es necesaria incluso cuando el empleador pretende hacer descuentos por daños o perjuicios que haya causado el mismo trabajador.

Descuentos de nómina y descuentos de salario.

Los descuentos de nómina y los descuentos de salario son conceptos sinónimos, que significan lo mismo, ya que implican descontar una parte del salario que el trabajador devenga.

Descuentos de salario sin autorización del trabajador.

Hay ciertos descuentos o retenciones de salario que se pueden hacer sin autorización del trabajador en términos del artículo 59 del Código Sustantivo del Trabajo en su numeral primero:

«Deducir, retener o compensar suma alguna del monto de los salarios y prestaciones en dinero que corresponda a los trabajadores, sin autorización previa escrita de éstos para cada caso, o sin mandamiento judicial, con excepción de los siguientes:

a). Respeto de salarios, pueden hacerse deducciones, retenciones o compensaciones en los casos autorizados por los artículos 113, 150, 151, 152 y 400.

b). Las cooperativas pueden ordenar retenciones hasta de un cincuenta por ciento (50%) de salarios y prestaciones, para cubrir sus créditos, en la forma y en los casos en que la ley las autorice.»

Es decir que los descuentos permitidos al salario son los señalados en los artículos 113, 150, 151, 152 y 400 del Código Sustantivo del Trabajo que se pueden hacer sin autorización del trabajador, y esto corresponde a:

1. Multas por retardo.
2. Cuotas a cooperativas.
3. Cuotas sindicales.
4. Aportes a seguridad social.
5. Retenciones por impuestos.

Si bien los artículos señalados abordan el tema de los préstamos, estos requieren autorización para su descuento, solo que esta autorización se entiende dada en el momento en que el empleador otorga el crédito, y luego los descuentos mensuales no requieren estar autorizados.

En todo caso, el empleador está obligado a realizar los descuentos según las condiciones iniciales pactadas con el trabajador, lo que le impide hacer un descuento superior al autorizado, ni puede cambiar unilateralmente las condiciones del descuento.

Descuentos de salario con autorización del trabajador.

La regla general es que no se pueden hacer descuentos de nómina al trabajador sin la autorización de este, excepto los que la misma ley autoriza, que ya hemos señalado.

Para los demás casos se requiere de autorización, ya sea del mismo trabajador o de un juez.

Entre los descuentos que requieren autorización podemos numerar los siguientes:

1. Por concepto de uso o arrendamiento de locales, herramientas o útiles de trabajo.
2. Por concepto de deudas del trabajador contraídas con el empleador, sus socios, sus parientes o sus representantes.
3. Por concepto de indemnización por daños ocasionados a los locales, máquinas, materias primas, productos elaborados o pérdidas o averías de elementos de trabajo.
4. Por concepto de entrega de mercancías, provisión de alimentos y precios de alojamiento.
5. Por concepto de avances o anticipos de salario.
6. Cuando se afecte el salario mínimo legal o convencional o la parte del salario declarada inembargable por la ley, aunque exista orden escrita del trabajador, salvo que medie orden judicial.

En fin, cualquier descuento no contemplado en la ley o que exceda lo autorizado por la ley requiere autorización.

Límites a los descuentos de salario.

Los descuentos no pueden afectar el mínimo vital del trabajador, ni exceder la parte que la ley ha declarado inembargable.

Naturalmente, los descuentos no pueden dejar al trabajador sin su sustento, incluso con autorización de este, porque el trabajador asalariado por lo general solo tiene una fuente de ingresos: su salario, su fuerza de trabajo.

Los descuentos se pueden hacer tanto al salario como a las prestaciones sociales.

Respecto al límite de los 3 salarios mensuales, fue eliminado por la Ley 1429 de 2010 que modificó el artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo.

Descuento a salarios y prestaciones al terminar el contrato de trabajo.

Al terminar el contrato de trabajo, si el trabajador tiene obligaciones o deudas acreditadas con el empleador, este puede descontarlas o compensarlas con el valor de los salarios y prestaciones liquidadas.

Para hacer ese descuento o compensación no se requiere de autorización del trabajador, siempre que se trate de obligaciones reconocidas y acreditadas, se insiste.

La sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en sentencia 60104 del 16 de julio de 2019 con ponencia de la magistrada Ana María Muñoz Segura, señaló:

«Sabido es que la Sala de tiempo atrás ha considerado que la prohibición del empleador para deducir, retener o descontar dineros fruto del trabajo de los asalariados sólo rige mientras se encuentra vigente el vínculo laboral, en tanto a su término, la relación entre las partes regresa a la naturalidad de las normas puramente civiles.»

Este tipo de descuentos sin autorización aplica para casos en que el empleador ha otorgado préstamos al trabajador, o ha hecho pagos indebidos o en exceso al trabajador que este debe reintegrar, o cuando el trabajador ha reconocido expresamente una deuda con su empleador por conceptos como daños y perjuicios causados a este.

Para los demás casos, y en especial, cuando se trata de obligaciones reclamadas por el empleador y no reconocidas por el trabajador, no se pueden hacer esos descuentos al terminar el contrato de trabajo.

Un ejemplo típico es cuando el trabajador daña una herramienta y el empleador pretende descontársela. En tal evento, para poder hacer el descuento al finalizar el contrato de trabajo, se requiere autorización del trabajador, o en su defecto, un reconocimiento formal de la obligación, como el acuerdo que firma con el empleador en el que acepta pagar el daño causado.

Descuentos de salario o nómina con autorización de la ley.

Al trabajador se le hacen algunos descuentos autorizados por la ley, como es el caso de los aportes a salud y pensión que corresponden al trabajador, para lo cual el empleador no tiene que pedir autorización al trabajador, toda vez que se trata de un mandato legal.

Descuentos prohibidos por parte del empleador.

Los descuentos prohibidos por parte del empleador son los señalados en el artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo.

Sin embargo, lo que se prohíbe es hacer descuentos sin la autorización del trabajador, de manera que, si este autoriza, o existe una orden judicial en tal sentido, tales descuentos no están prohibidos.

Lo que sí está prohibido de plano es hacer descuentos que afecten el salario mínimo legal, o la parte del salario que la ley considera inembargable, y esa prohibición se mantiene incluso si hay autorización por parte del trabajador.