Retenciones en la fuente practicadas en exceso

Las retenciones en la fuente que se practican en exceso tienen un tratamiento especial respecto a su reintegro o devolución.

Qué es una retención en exceso.

Una retención en exceso es cuando el agente de retención retiene más de lo que debía, es decir, más de lo que la ley ha indicado.

La ley fija unas tarifas de retención y unas bases de retención, y si el agente de retención o pagador se equivoca, termina aplicando una retención superior.

También existen retenciones en la fuente indebidas, es decir, que se aplicaron cuando no había lugar a efectuarlas, lo que es distinto a la retención en exceso, aunque se sigue el mismo procedimiento en los dos casos.

Casos en que se practica retención en la fuente en exceso.

Cuando se implementa una retención en la fuente, la ley o el reglamento fijan la base de retención y la tarifa o porcentaje de retención, y los agentes de retención deben sujetarse a lo que las normas dispongan al momento de practicar la retención en la fuente.

Hay casos en que el agente retenedor se equivoca en la tarifa o incluso en el concepto de retención y termina reteniendo un valor superior al que la ley dispuso, lo que constituye una retención en exceso.

Es el caso, por ejemplo, en la retención en la fuente por servicios donde hay tarifas diferenciales, o donde el agente de retención aplica una retención por honorarios y no por servicios, etc.

De otra parte, una retención indebida es aquella que se practicó sin que estuviera considerada por la ley.

Qué hacer cuando nos practican una retención en exceso o indebida.

Si le debían practicar una retención del 4%, por ejemplo, y le aplicaron una del 6% o 10%, naturalmente el sujeto retenido debe reclamar, especialmente si no declara renta, lo que le impide recuperar esas retenciones.

¿Pero ante quién se reclama por una retención practicada en exceso? Ante el agente de retención.

El agente de retención responde por las retenciones practicadas en exceso.

Quien tiene la obligación de efectuar la retención en la fuente es el agente de retención, de manera que cualquier error relacionado con la retención en la fuente, el responsable es la persona o empresa que la efectuó.

La Dian no es responsable por los errores que cometan los particulares y, por tanto, cualquier reclamación debe dirigirse contra el agente de retención que cometió el error y quien retuvo valores no permitidos.

Reintegro de las retenciones practicadas en exceso.

Cuando el agente de retención retiene un valor en exceso o indebido, está en la obligación de reintegrarlo, y este tema está regulado en el artículo 1.2.4.16 del Decreto 1625 de 2016 que en su inciso primero señala:

«Cuando se efectúen retenciones por concepto del impuesto sobre la renta y complementarios, en un valor superior al que ha debido efectuarse, el agente retenedor podrá reintegrar los valores retenidos en exceso o indebidamente, previa solicitud escrita del afectado con la retención, acompañada de las pruebas, cuando a ello hubiere lugar.»

El sujeto retenido debe elevar una reclamación o solicitud de reintegro de los valores retenidos en exceso o indebidamente, y para ello el solicitante debe adjuntar las pruebas de que la retención se hizo en exceso o indebidamente.

¿Puede o debe?

Es importante señalar que la norma utiliza el verbo "poder" en su forma futura (podrá), lo cual indica una facultad o capacidad de hacer algo (el reintegro), más no una obligación, pues de haber sido esa la intención del reglamento, hubiera utilizado el verbo "deber" en su forma futura simple (deberá).

En consecuencia, técnicamente la norma no está obligando al agente retenedor a realizar el reintegro, sino que apenas lo está facultando, por lo que el agente de retención puede no acceder a la solicitud de reintegro sin que el sujeto pasivo pueda disponer de otra herramienta, por lo menos desde la norma fiscal.

Si el valor retenido en exceso o indebidamente es representativo, probablemente el sujeto retenido pueda hacer uso de una acción civil para reclamar el pago que no se hizo por cuenta de una retención ilegal, pues es evidente que no se satisfizo totalmente el pago a que se tenía derecho, quedando el agente retenedor como un deudor en mora o incumplido.

Procedimiento a seguir al reintegrar las retenciones en exceso.

El agente de retención que acceda a reintegrar las retenciones en la fuente en exceso o indebidas debe seguir el procedimiento indicado en el artículo 1.2.4.16 del Decreto 1625 de 2016.

Si el agente de retención aún no ha presentado la declaración de retención en la fuente, simplemente reintegra el valor que corresponda y hace el ajuste contable interno respectivo sin que ello afecte en nada la declaración, pues no se ha presentado.

Si el reintegro se hace cuando ya se ha presentado la declaración de retención del período en que se practicó la retención en exceso, entonces el valor reintegrado se descuenta en la declaración de retención en la fuente del período en que se hace el reintegro.

Por ejemplo, si la retención en exceso se hizo en enero y se reintegró en abril, la declaración de retención de enero no se modifica, sino que el valor reintegrado se descuenta en la declaración de retención en la fuente del mes de abril.

Retenciones en exceso en el formulario 350.

El formulario 350 contiene un renglón donde se descuentan las retenciones en la fuente practicadas en exceso que para el 2022 tiene el número 77 con la siguiente descripción:

 «Menos retenciones practicadas en exceso o indebidas o por operaciones anuladas, rescindidas o resueltas.»

Si el valor de las retenciones reintegradas es superior a las retenciones practicadas en el respectivo período, el saldo se puede descontar en las declaraciones de los períodos siguientes.

Cuando las retenciones se reintegran en el año fiscal siguiente al año en que se practicaron, dice la norma ya citada:

«Cuando el reintegro se solicita en el año fiscal siguiente a aquel en el cual se efectuó la retención, el solicitante deberá, además, manifestar expresamente en su petición que la retención no ha sido ni será imputada en la declaración de renta correspondiente.»

Por ejemplo, si en el 2021 se practicó una retención en exceso y se solicita su reintegro en el 2022, se debe jurar que luego de reintegradas no se descontarán de la declaración de renta del 2021 cuando la presente, o jurar que no fueron descontadas si es que ya presentó la declaración.

Debido a lo anterior, el agente de retención está obligado a anular el certificado de retención que haya expedido sobre retenciones reintegradas.

Señala la norma antes citada:

«Para que proceda el descuento el retenedor deberá anular el certificado de retención en la fuente, si ya lo hubiere expedido y conservarlo junto con la solicitud escrita del interesado.»

Esto como medida de control para evitar que en la declaración de renta se descuenten retenciones que se efectuaron pero que luego fueron reintegradas.

A continuación, respondemos las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.