Retención en la fuente por ingresos laborales

En Colombia, los ingresos laborales están sometidos a retención en la fuente a título de renta (Retención en la fuente por salarios), con una tarifa progresiva según el monto del salario sujeto a retención en la fuente.

Retención en la fuente por salarios.

La retención en la fuente por salarios, como su nombre lo indica, se aplica sobre el salario del trabajador, así que empecemos por definir de una forma elemental el concepto de ingreso o salario.

Se entiende por ingreso laboral o salario los pagos que recibe un trabajador que está vinculado mediante un contrato de trabajo, sea este verbal o escrito. El salario es la contraprestación económica que recibe el trabajador a cambio de la prestación personal de sus servicios a su empleador.

La norma excepcionalmente contempla la posibilidad de aplicar la retención en la fuente por salarios sobre ingresos por rentas de trabajo provenientes de una relación no laboral, regulada por un contrato de servicios, posibilidad que desarrollaremos al final de este documento.

¿Quiénes deben practicar retención por ingresos laborales?

Es preciso señalar quiénes deben practicar retención en la fuente por ingresos laborales, es decir, quiénes deben actuar como agentes de retención en la fuente por salarios.

La retención en la fuente por salarios debe aplicarla toda persona natural o jurídica que haga pagos laborales, sin distinción alguna.

Así se desprende la lectura del artículo 383 del estatuto tributario, cuando dice que la retención debe efectuarse sobre los pagos efectuados por «las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas», de manera que toda persona o empresa que realice pagos laborales debe actuar como agente de retención sin considerar ningún requisito especial como monto de ingresos o patrimonio.

Sin embargo, tratándose de personas naturales, el parágrafo 3 del artículo 1.2.4.1.17 del decreto 1625 de 2016 señala que:

«Para los fines de este artículo la persona natural que actúe como agente de retención del impuesto sobre la renta y complementarios debe cumplir con las condiciones que señala el artículo 368-2 del Estatuto Tributario.»

Es decir que la persona natural solo actúa como agente de retención por ingresos laborales cuando cumple con los topes de ingresos y patrimonio señalados en el artículo 368-2 del estatuto tributario.

Se aclara que la retención se aplicará siempre que el pago supere la base sujeta a retención, de manera que si una persona natural tiene trabajadores que devengan apenas el salario mínimo, nunca tendrá que practicar retención en la fuente por salarios, y nunca debe actuar como agente de retención; apenas será un agente de retención en potencia, en la medida en que, en el momento que eventualmente haga un pago sujeto a retención por salarios que alcance la base sujeta a retención, debe proceder a retener la suma a que haya lugar.

Se precisa que la retención por salarios se hace al momento en que se efectúa el pago al trabajador, y no cuando ese se causa.

Tarifa de retención en la fuente por salarios.

El artículo 383 del estatuto tributario, modificado por la ley 2010 de 2019, contiene las tarifas que se deben aplicar por concepto de retención en la fuente por ingresos laborales:

Como se puede observar, se trata de una tabla progresiva, donde la tarifa se hace más elevada entre más alto sea el salario.

Se aprecia también que el primer rango no está sujeto a retención, de manera que, si el salario del trabajador una vez depurado es igual o menor a 95 UVT, no se aplica retención.

Los rangos allí señalados corresponden al salario del trabajador una vez ha sido depurado, esto es, una vez se han restado los conceptos que la ley permite detraer para reducir la base sujeta a retención.

Proyecte el valor de la retención en la fuente por salarios en el siguiente simulador en línea, que incluye la depuración de la base de retención.

Base sujeta a retención en la fuente por salarios.

La base sujeta a retención por salarios está constituida por todos los pagos gravados o gravables con el impuesto a la renta, en los términos del artículo 26 del estatuto tributario, que los define como aquellos «que sean susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio en el momento de su percepción, y que no hayan sido expresamente exceptuados».

Todo pago laboral debe incluirse en la base sujeta a retención. Entre esos pagos están el salario como tal, las horas extras, los recargos nocturnos, dominicales y festivos, los pagos en especie, las bonificaciones, etc.

Dentro de la base sujeta a retención se deben incluir hasta los pagos que hayan sido pactados en el contrato como no constitutivos de salarios, pues ese acuerdo entre particulares no afecta la naturaleza gravada de un ingreso.

Se exceptúan los pagos que el trabajador recibe como reembolso de gastos en que haya incurrido en beneficio del empleador o para realizar su trabajo, pues estos son pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador y, por tanto, no cumplen con los requisitos del artículo 26 del estatuto tributario.

Además, se incluyen pagos como vacaciones, algunos viáticos, pagos por licencia de maternidad o paternidad, incapacidades laborales, indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad, etc.

Esa base inicial, producto de la sumatoria de todos esos conceptos, está sujeta a una depuración que consiste en restar todos los pagos que la ley ha considerado como rentas exentas, ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional, y en general, todos los que la ley prevé que se pueden restar para efectos de aplicar la retención en la fuente.

Depuración de la base sujeta a retención.

Del total de ingresos gravados se restan los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional y las rentas de trabajo exentas que tenga el trabajador.

El artículo 388 del estatuto tributario señala que la depuración de la base del cálculo de la retención se realiza de la siguiente forma:

Del total de pagos laborales se detraen los siguientes conceptos:

1. Los ingresos que la ley de manera taxativa prevé como no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.
2. Las deducciones a que se refiere el artículo 387 del Estatuto Tributario.
3. Las rentas que la ley de manera taxativa prevé como exentas.

Esto nos da un ingreso gravado del que se descontarán los conceptos que la ley expresamente contempla.

Conceptos que se restan de los ingresos gravados.

Entre los conceptos que se pueden restar de los ingresos gravados para disminuir y determinar la base sujeta a retención tenemos los siguientes, que ordenaremos según el procedimiento indicado en el artículo 388 del estatuto tributario.

Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.

Los siguientes conceptos se pueden incluir como ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional:

Los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional se restan al total de ingresos laborales brutos para determinar los ingresos gravados como tal.

Deducciones especiales.

La ley permite que el trabajador deduzca de la base de retención una serie de conceptos que nada tienen que ver con gastos necesarios para generar ingresos, sino que son simples beneficios tributarios para aliviar la carga tributaria de los trabajadores.

Estos conceptos se restan al ingreso neto gravado, que se ha determinado restando los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional a los ingresos laborales brutos.

Rentas exentas.

La ley considera las siguientes rentas exentas que podrán imputar los trabajadores para efecto de depurar la base sujeta a retención.

Las rentas exentas se restan al ingreso neto gravable, precisando que en el caso del 25% de la renta exenta de que trata el numeral 10 del artículo 206 del estatuto tributario, tal porcentaje se aplica luego de haber restado los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, las deducciones especiales y las otras rentas exentas diferentes al 25%, por lo que se debe hacer una depuración con dichos conceptos, y al saldo que quede se le aplica el 25% observando el límite anual de 790 UVT.

Límites mensuales y anuales.

La norma establece límites mensuales para unos conceptos y límites anuales para otros conceptos.

Cuando se trata de límites mensuales, el monto que se reste en cada mes no puede superar ese límite.

Cuando se trata de límites anuales, no es obligatorio hacer un promedio mensual, es decir, no es necesario dividir el límite anual entre 12, y se puede incluir la totalidad del valor permitido en un solo mes, o en dos, etc., a elección del trabajador.

Procedimientos de retención en la fuente por salarios.

El estatuto tributario contempla dos procedimientos para determinar la retención en la fuente por ingresos laborales, y el agente de retención aplicará cualquiera de los dos según su voluntad o según lo solicite el trabajador sujeto a retención.

En los dos procedimientos o métodos se aplican los mismos descuentos y beneficios; lo que cambia es la forma de calcular o determinar la base sujeta a retención.

Procedimiento de retención número 1.

El procedimiento número 1 está contemplado en el artículo 385 del estatuto tributario y consiste en que cada mes se determina el porcentaje que corresponda según el monto del salario devengado.

En este procedimiento, el cálculo se hace individualmente para cada mes, de manera que es irrelevante lo que el trabajador haya devengado en meses anteriores.

La estructura de la depuración es aproximadamente la siguiente:

Es importante anotar que cuando se trate de la prima de servicios, si se utiliza el procedimiento número 1, la retención sobre esta debe hacerse independiente de los demás pagos laborales.

Esto es así porque la prima de servicios es un pago que se realiza una vez cada seis meses, de manera que no es un pago mensual, y recordemos que el procedimiento número 1 está diseñado para determinar una retención mensual con base al ingreso mensual.

Es por ello que en el ejemplo se ha restado la prima de servicios incluyéndola dentro de los ingresos no constitutivos de renta, aunque no tiene esa connotación.

En el procedimiento número 2, la prima de servicios sí se incluye dentro del total de ingresos, es decir que no se hace de forma independiente.

Procedimiento de retención número 2.

El procedimiento número 2 está contemplado en el artículo 386 del estatuto tributario, el cual consiste en determinar un porcentaje fijo aplicable semestralmente, de manera que cada semestre se determina el porcentaje de retención que se aplicará mes a mes en los siguientes seis meses.

El procedimiento número 2 se debe calcular en los meses de diciembre y de junio de cada año, y se tomará el promedio de los 12 meses anteriores al mes en el que se hace el cálculo, es decir que, si se hace el cálculo en diciembre de 2022, se toman los ingresos desde el mes de diciembre de 2021 hasta noviembre de 2022; si el cálculo se hace en junio de 2023, se tomarán los ingresos desde el mes de junio de 2022 hasta mayo de 2023.

En el caso de que el empleado lleve menos de un año trabajando, se tomarán en cuenta los meses que lleve y se dividirá por ese mismo número. Ejemplo: si el empleado lleva laborando 10 meses, se sumarán los ingresos de esos 10 meses y, una vez depurados, se dividirán por 10 para determinar la base. Recuerde que cuando se lleva un año o más, la sumatoria resultante de los 12 meses anteriores se dividirá en 13.

Luego, mensualmente se sigue el mismo tratamiento que en el procedimiento 1 para efectos de determinar la base mensual de retención, a la cual se le aplicará el porcentaje fijo semestral calculado en junio o diciembre, puesto que una cosa es determinar el porcentaje fijo, y otra, determinar la base para aplicar el porcentaje fijo, base que sí se determina mensualmente.

Una vez determinado el porcentaje fijo, este se aplicará en cada uno de los siguientes seis meses, así la base depurada en cada mes no alcance el tope mínimo para estar sometido a retención en la fuente.

La tabla de retención en la fuente para ingresos laborales que se encuentra señalada en el artículo 383 del estatuto tributario establece que los pagos gravables superiores a 95 UVT se les practica retención, y en el caso de que utilicemos el procedimiento 2, puede ser que, en el mes de febrero, el salario solo sea de 90 UVT una vez depurado, y en tal caso se debe aplicar el porcentaje fijo de retención ya determinado con anterioridad, al tratarse precisamente de un porcentaje fijo sin importar el monto de la base depurada.

Es decir, que, en el procedimiento 2 de retención, una vez determinado el porcentaje fijo, no se utiliza la tabla de retención del artículo 383 del estatuto tributario, sino que siempre se utiliza el porcentaje fijo de retención sobre la base de retención, cualquiera sea su monto.

Esto no sucederá en el procedimiento 1, ya que solo se aplicaría retención si el salario gravable supera 95 UVT. En otras palabras, una vez determinado el porcentaje fijo, este se aplicará a los salarios de los seis meses siguientes sin importar el monto mensual de los mismos, lo que no sucede con el procedimiento 1, en el que solo se aplicaría retención si los ingresos gravados superan el monto de 95 UVT.

Después de seleccionado el procedimiento a utilizar y una vez determinada la base gravable en UVT (depurada), se lleva a la tabla del artículo 383 del estatuto tributario.

Es importante resaltar que para el caso del procedimiento 1 se toma el renglón Z denominado base gravable de retención en UVT y en el procedimiento 2 se utiliza al calcular el porcentaje fijo de retención como se muestra en los renglones del AB al AH.

Retención en la fuente por ingresos laborales a pagos distintos a los laborales

La norma ha considerado que a ciertos pagos que no son salarios sino honorarios derivados de un contrato de prestación de servicios, se les aplica retención por concepto de salarios o ingresos laborales.

En efecto, el inciso segundo del parágrafo 2 del artículo 383 del estatuto tributario señala textualmente:

«La retención en la fuente establecida en el presente artículo será aplicable a los pagos o abonos en cuenta por concepto de rentas de trabajo que no provengan de una relación laboral o legal y reglamentaria.»

Este parágrafo fue modificado por la ley 2277 de 2022 y ya no exige que el trabajador independiente haya contratado empleados, así que cualquier contratista que devengue honorarios podrá solicitar al contratante que le aplique la retención por salarios.

El único requisito es que se trata de renta de trabajo, como el caso del asesor contable, tributario o jurídico de una empresa que lo ha vinculado con un contrato de prestación de servicios personales.

El contratista independiente que cumpla con estos requisitos y solicite que le apliquen la tabla del artículo 383 del estatuto tributario puede descontarse como renta exenta lo que dispone el numeral 10 del artículo 206 del estatuto tributario por expresa disposición del artículo 388 del estatuto tributario, además de los aportes a salud, pensión y demás conceptos susceptibles de ser restados para determinar la base de retención.

Es decir que si el contratista o trabajador independiente, o como se le quiera llamar, opta por que se le aplique retención en la fuente por salarios a sus honorarios o pago por servicios, entonces se le aplican todos los beneficios, descuentos y deducciones previstos para los asalariados, ya que esos pagos se tratarán como un ingreso laboral más.