Retención en la fuente en operaciones de la misma fecha con un mismo proveedor

Es generalizado el concepto según el cual la retención en la fuente sobre compras de una misma fecha, que individualmente no alcanzan la base de retención, se deben acumular para efectos de determinar, al momento del pago, si se alcanza la base mínima sobre la cual se ha de aplicar la respectiva tarifa de retención.

El origen de la acumulación de operaciones de una misma fecha.

Lo anterior se debe a que el concepto de la Dian número 66945 del 26 de agosto de 1998 estableció que cuando se efectúen varias operaciones entre un mismo vendedor y un mismo comprador, se toma el valor de todas las operaciones de una misma fecha y, si este alcanza el mínimo previsto en la ley, debe practicarse retención en la fuente por el valor total de las operaciones. Lo anterior aplicaba para la retención en la fuente a título de Iva, y ese aspecto hoy está regulado por el artículo 1.3.2.1.13 del decreto 1625 de 2016, que de forma expresa prohíbe esa práctica:

«Para efectos de determinar la procedencia de la retención en la fuente a título del impuesto sobre las ventas a que se refiere el artículo 1.3.2.1.12 del presente Decreto, respecto del monto mínimo de los pagos o abonos en cuenta por concepto de prestación de servicios o compra de bienes gravados, se tendrán en cuenta las operaciones individualmente consideradas, sin que proceda la acumulación de operaciones, aún en el evento en que un mismo comprador realice varias compras a un mismo vendedor en una misma fecha.»

La norma contempla expresamente que, para el caso de la retención en la fuente por Iva, las operaciones se deben considerar individualmente y que la acumulación de estas no opera para determinar el monto mínimo sujeto a retención en la fuente.

Sobre la retención en la fuente a título de renta.

Frente a la retención a título de renta, al modificarse el decreto 782 de 1996, no existe una norma que taxativamente establezca la obligación de sumar o acumular las operaciones con un mismo proveedor para determinar la base mínima sujeta a retención, por lo que se debe concluir que, al igual que en la retención en la fuente por Iva, no es obligación que se acumulen o sumen las operaciones de un mismo proveedor en una misma fecha.

Adicionalmente, existen otras razones para considerar que las operaciones con un mismo proveedor, en una misma fecha, no se deben acumular; por el hecho de que, sin una operación, individualmente considerada, no alcanza el monto mínimo sujeto a retención, ésta no debe aplicarse.

La retención en la fuente se practica al momento de causar la obligación.

Por regla general, la retención en la fuente se practica sobre los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero.

La contabilidad en Colombia opera bajo el sistema de causación, lo que significa que los hechos se deben reconocer al momento de surgir la obligación o el derecho, aunque no se haya hecho o recibido el pago.

Siendo así, por lo general, lo primero que ocurre es la causación o abono en cuenta, de suerte que la retención se debe practicar cuando la factura se causa, más no cuando se paga.

Esto significa que, por ejemplo, cuando en un mismo día se hacen dos compras a un mismo proveedor que individualmente no superan la base sometida a retención, cada factura se causa individualmente, sin importar que sea de la misma fecha y del mismo proveedor, y en el momento de causación no se aplica la retención, puesto que no alcanza la base para ello.

Una vez causada la factura y no efectuada la retención por no existir la obligación legal de hacerlo [no alcanza la base], se convierte en un hecho económico realizado y causado, el cual no se puede afectar ni puede relacionarse con otra factura posterior, pues ésta tendrá su propio tratamiento y se ha de realizar y causar de forma individual e independiente.

La misma norma expresa que la retención se debe practicar al momento de hacer el pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero, y si al hacer el pago o abono en cuenta no se supera el monto mínimo sujeto a retención, no existe la obligación de practicarla.

Excepción en la retención en fuente por compra de café pergamino.

El parágrafo del artículo 1.2.4.6.8 del decreto 1625 de 2016 establece una excepción que permite totalizar las retenciones en operaciones de una misma fecha por concepto de compra de café pergamino:

«Para efectos de establecer la cuantía del pago o abono en cuenta no sujeto a retención en la fuente de conformidad con lo dispuesto en el presente artículo, se tomará la sumatoria de todos los valores correspondientes a operaciones realizadas en una misma fecha entre un mismo vendedor y un mismo comprador por concepto de compras de café pergamino o cereza.»

Aquí sí se permite totalizar las operaciones de una misma fecha para determinar la base mínima sujeta a retención, que para este concepto es de 160 Uvt.

El pago de pasivos no está sujeto a retención.

En el supuesto de que lo ocurrido primero sea la causación de la factura, por ejemplo, si el valor de la factura no supera el monto mínimo, no se aplica la retención. Sucedido esto, es decir, la causación de la factura, más no el pago, implica que se genera un pasivo, puesto que la factura se ha causado, pero no pagado.

Podríamos decir que si al momento de pagar ese pasivo existen varias facturas causadas al mismo proveedor en una misma fecha que no alcanzaron la base para aplicarle retención en su momento y que, sumadas, superen el monto mínimo sometido a retención, podría aplicársele la retención, como lo manifiesta la Dian en su concepto.

Respecto a esta posición, existe un inconveniente, debido a que el decreto 1512 de 1985, artículo 5, literal b, contempla expresamente que se exceptúan de retención los pagos que correspondan a la cancelación de pasivos, al otorgamiento de préstamos o a reembolsos de capital.

Lo contemplado en el decreto 1512 es apenas lógico, toda vez que un pasivo existe porque al momento de causar la obligación no se pagó, y como la retención se ha de aplicar cuando ocurra el primero hecho entre el pago o el abono en cuenta, y si al abonar en cuenta no existía la obligación, no deberá practicarse la retención ni antes ni después.

Según lo aquí expuesto, las operaciones de una misma fecha y con un mismo proveedor deben ser consideradas individualmente, y si una o varias de ellas no superan el monto mínimo sujeto a retención, estas facturas no se deben sumar o acumular, tanto para efectos de la retención por Iva como para la retención por renta.

Lo que se debe entender como una misma fecha.

Para los contribuyentes que se sienten cómodos totalizando facturas, que no se debería hacer, deben tener claridad respecto a lo que se refiere la norma cuando habla de “una misma fecha”.

Se debe entender como una misma fecha el día, más no el mes. Puesto que fecha hace referencia a un día específico, en un mes específico y un año específico; por ejemplo, octubre 11 de 2023 [11/10/2023]. No es correcto considerar como fecha el mes de octubre de 2023, pues en este caso no es una fecha sino un período, en el caso de la retención en la fuente.

Esto se debe a que muchos contribuyentes suman o acumulan las operaciones de todo un mes, cuando lo correcto es acumular las operaciones de un mismo día.