Retención en la fuente cuando existe más de un concepto por factura

Cuando en una factura de compra se incluyen varios conceptos con tarifas de retención en la fuente diferentes, se debe aplicar la tarifa correspondiente a cada concepto en lo posible.

Cada concepto de retención es independiente.

Es parte del trabajo diario encontrarnos con facturas que relacionan más de un concepto de retención en la fuente y no sabemos cuál de todos aplicar, como por ejemplo una compra y un servicio en la misma factura.

En los casos en que cada concepto de retención se puede identificar sin problema, se aplica la tarifa de retención que por norma le corresponda a cada uno de los conceptos relacionados en la factura.

Por lo general, y a partir de la introducción de la factura electrónica, cada concepto está por separado, así que no debe haber problema para identificarlo y aplicar la retención que le corresponda.

Cuando no se pueden identificar los diferentes conceptos de retención.

El problema surge cuando no están identificados los conceptos en la factura, en cuyo caso es necesario identificar el concepto que prima en la factura y aplicar la tarifa correspondiente.

Supongamos una factura por la compra de algunos elementos de ferretería por $5.000.000 más el servicio de instalación por $500.000. En este caso, hay dos conceptos claramente definidos: compras y servicios, por lo que se puede aplicar la tarifa de cada uno.

Pero si la factura fuere global, es decir, una factura por $5.500.000 por la compra de materiales de ferretería y su instalación, no es posible identificar ni el concepto ni el valor de cada concepto, por lo que no se podrían aplicar los dos conceptos de retención, sino que se hace necesario aplicar un solo concepto, el cual hay que identificar primero.

Es claro que en el ejemplo hay dos conceptos de retención implicados: compras y servicios. En este caso, no es difícil concluir que el concepto que prima es el de compras, puesto que lo que se compró fue un material que incluía el servicio de instalación, por lo que se deberá aplicar la tarifa correspondiente a compras.

Si lo que se factura, por ejemplo, es el servicio de mantenimiento de un vehículo y para ello es necesario el cambio de un repuesto de menor valor, el cual es colocado por quien presta el servicio, el factor que prima es el servicio, puesto que lo pactado fue un mantenimiento y no la compra de un repuesto.

Para determinar cuál entre varios conceptos es el que prima, se debe tener como punto de referencia el objeto o el fin de lo contratado o facturado, puesto que una cosa es contratar el mantenimiento y reparación de un computador, lo cual puede implicar el cambio de la mitad de las partes, y otra muy diferente es comprar un computador con instalación incluida. En el primer caso, el concepto es claramente de servicios y en el segundo de compras.

Lo más sano es procurar identificar en cada factura los diferentes conceptos de retención, no solo para efecto de la aplicación de retención, sino para asuntos propios de la contabilidad, como lo es el manejo de los costos de venta de los diferentes productos y servicios de la empresa.

No se podrá identificar correctamente el costo asignable a cada producto y actividad si al facturarlos no se discriminan, por lo que la información resultante es de poca utilidad para efectos de toma de decisiones referentes al manejo de los costos.

Es por ello que en la facturación electrónica y en los documentos equivalentes electrónicos se debe detallar cada ítem que permita individualizar cada producto o servicio.